Bestuur en ondersteuning

Inleiding

De gemeente stelt de burger centraal. Dit doen we door steeds onze dienstverlening te controleren en te verbeteren. We betrekken inwoners bij plannen en besluiten en geven ruimte voor initiatieven. Ook zoeken we samenwerking met andere overheden en partijen in de regio. 2020 was een bijzonder jaar waarin de gemeente op het gebied van dienstverlening niet stil kón zitten en dit ook op de gebieden van participatie en samenwerking allerminst heeft gedaan. In het programma Bestuur leest u over deze overkoepelende taakvelden van raad en college en de ondersteuning daarvan door de gemeentelijke organisatie.

Beleidskader

Vastgestelde gemeentelijke beleidsnota's:

• Kwaliteitsatlas 2030

• Communicatiebeleidsplan 2019

• Visie op dienstverlening 2017-2020

• ‘Participeren: Doen en leren!’ 2017

• Notitie verbonden partijen 2016

Wat wilden we bereiken?

Maatschappelijk effect

Het vergroten van de betrokkenheid bij de gemeente en het vertrouwen in het bestuur.

Doelstellingen

1. Het vergroten van het draagvlak en de legitimatie voor besluiten, en voldoende mogelijkheden bieden aan burgers om betrokken te kunnen zijn bij de besluitvorming in de gemeente

2. Burgers worden in een vroegtijdig stadium (juist en volledig) geïnformeerd over plannen

3. Ruimte geven aan initiatieven in de samenleving. De gemeente faciliteert en stimuleert

4. Het verbeteren van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen, gemeten aan de tevredenheid van de gebruiker

5. Door op beleidsterreinen samen te werken met andere overheden, worden de beschikbare middelen op die velden effectiever en efficiënter ingezet

6. Het vergroten van het vertrouwen bij de burgers in de gemeente. Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente efficiënt en effectief omgaat met de financiën, en dat de middelen op een rechtmatige manier worden ingezet

7. Middelburg draagt bij aan de Zeeuwse opgaven

Wat hebben we bereikt?

Doelstelling 1: Het vergroten van het draagvlak en de legitimatie voor besluiten, en voldoende mogelijkheden bieden aan burgers om betrokken te kunnen zijn bij de besluitvorming in de gemeente

De betrokkenheid bij de besluitvorming en de voorbereiding daarop zijn vergroot. In 2020 is de manier van participeren geëvalueerd in opdracht van de gemeenteraad. Er zijn drie trajecten geëvalueerd. Tijdens deze opdracht hebben we ook geleerd om participatietrajecten zelf te evalueren.

Doelstelling 2: Burgers worden in een vroegtijdig stadium (juist en volledig) geïnformeerd over plannen

Informeren is de eerste stap van participeren. Doordat wij daaraan op basis van ”Participeren: Doen en leren!” uitvoering geven blijven wij ons positief ontwikkelen.

Doelstelling 3: Ruimte geven aan initiatieven in de samenleving. De gemeente faciliteert en stimuleert

In 2020 zijn weer verschillende initiatieven gefaciliteerd en ondersteund vanuit de groencheques en wijktafelbudgetten. Dit blijft verder een punt van aandacht, want het vraagt om voldoende menskracht en budgetten. Door de financiële situatie van de gemeente is het participatiefonds waarover gesproken wordt in het coalitieakkoord nog niet gerealiseerd.

Doelstelling 4: Het verbeteren van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen, gemeten aan de tevredenheid van de gebruiker

De tevredenheid aan de balies is onverminderd hoog geweest in 2020, ondanks de maatregelen die we hebben moeten treffen in verband met COVID-19. De tevredenheid over de website ligt ook in 2020 lager dan die van de balies. Dit verschil is landelijk gelijk. Eind 2020 hebben we een nieuwe website geïntroduceerd, die moet zorgen voor een hogere klanttevredenheid. Het meten van klanttevredenheid over telefonie heeft vertraging opgelopen in 2020. Wij zullen dit in 2021 starten.

Doelstelling 5: Door op beleidsterreinen samen te werken met andere overheden, worden de beschikbare middelen op die velden effectiever en efficiënter ingezet

In 2020 werden de bestaande (grotere) samenwerkingen op het gebied van belastingen, informatisering en automatisering, werk, inkomen en schulden en archeologische dienst voortgezet. In het sociaal domein werkten wij samen in/met GI's als Intervence en GGD Zeeland en werd de inkoop WMO samen met Vlissingen georganiseerd. Jeugdzorg werd door de 13 Zeeuwse gemeentes gezamenlijk ingekocht. De nieuwe verordening WMO & Jeugd 2021 is samen met Vlissingen opgezet en de kosten zijn gedeeld. Ook op andere beleidsterreinen werkt Middelburg o.m. uit efficiëntie-overwegingen samen, zoals ten behoeve van de Omgevingswet in het Samenwerkingsplatform Omgevingswet Zeeland (SPOZ) en in het Walchers Overleg Omgevingswet (WOOW).

Doelstelling 6: Het vergroten van het vertrouwen bij de burgers in de gemeente. Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente efficiënt en effectief omgaat met de financiën, en dat de middelen op een rechtmatige manier worden ingezet

In 2020 stond de gemeente aanvankelijk weer onder preventief financieel toezicht van Gedeputeerde Staten. Dit omdat wij net als veel andere gemeenten te kampen hadden met oplopende kosten in het Sociaal Domein. Om tot een oplossing te komen voor het begrotingstekort en te zorgen voor verdere verbetering van de financiële positie heeft de gemeenteraad in september 2020 het Financieel Herstelplan 2020-2024 vastgesteld; een herstel van het evenwicht tussen uitgaven en inkomsten. Door het plan worden de financiën van de gemeente toekomstbestendig en ontstaat op termijn weer ruimte voor investeringen. Ook is door het herstelplan het preventief toezicht door de provincie opgeheven. De accountant heeft over de afgelopen jaren steeds een goedkeurende verklaring afgegeven.

Doelstelling 7: Middelburg draagt bij aan de Zeeuwse opgaven

Middelburg heeft via de diverse organisaties en samenwerkingsverbanden een groeiende rol gehad in de bijdrage aan de Zeeuwse opgaven. Dit deden wij onder meer via actieve deelname aan OZO, Z4, Economic Board en overleg over de uitvoering van het pakket maatregelen voortvloeiende uit het rapport Wind in de Zeilen.

Wat hebben we ervoor gedaan?

Wijkgericht werken, bewonersparticipatie en overheidsparticipatie

Tot op heden hebben we onze participatie op redelijk klassieke wijze ingericht; op locatie in gesprek met (groepen) inwoners en betrokken organisaties. Door corona is online participatie in een versnelling gekomen. Door digitale middelen in te zetten, ontstaat er een andere dynamiek in participatie en wijkgericht werken. We kunnen meer en andere mensen bereiken, waaronder ook de stille minderheid én meerderheid kan meepraten. In september van 2020 zijn we gestart met een online participatieplatform ter aanvulling op de klassieke werkwijze. In oktober 2020 hebben we proef gedraaid met een digitale wijktafel. Dit geeft een andere dynamiek, waarbij nieuwe mensen zich aansluiten.

Nieuwe rollen en verantwoordelijkheden, zowel voor bewoners als voor de gemeentelijke organisatie, komen ook tot uitdrukking in de participatiecode. Deze is in 2018 door de raad vastgesteld. Van belang is om bij participatieprocessen te zoeken naar optimale partners om een project te laten dragen en slagen. Betrokkenen creëren maximale kansen voor ontmoeting en overleg, toegankelijk voor alle belanghebbenden. Hierbij zoeken we ook naar methoden en middelen om jongeren te betrekken. De implementatie van de Omgevingswet, met name het opstellen van de Omgevingsvisie, biedt ons een leertuin: doen en leren! Bij het proces van het opstellen van de Omgevingsvisie zijn veel verschillende stakeholders betrokken en is extra ingezet op participatie vanuit jongeren. Hierbij merken we op dat het lastig blijft jongeren te (ver)binden.

Van het uitvoeringsprogramma van “Participeren: Doen en leren!” is in 2018 een aantal punten gestart. Inmiddels is Middelburgers.nl en doemee.middelburg.nl. in de lucht en hebben enkele wijkteams geëxperimenteerd met het beheer van een eigen budget. De participatiecode wordt steeds meer ingezet bij participatievraagstukken. De focus ligt op doen en leren, waarbij evalueren en tussentijds monitoren ons kans biedt, om leerpunten direct in de praktijk te brengen. In 2020 heeft Berenschot op verzoek van de gemeenteraad 3 gelopen participatieprocessen geëvalueerd. De uitkomst hiervan met aanbeveling wordt in april 2021 aan de gemeenteraad aangeboden.

Samen met Welzijn Middelburg zijn de zogenaamde wijknetwerken ingericht. Het uitgangspunt van deze netwerken is dat wijkgebonden professionals elkaar kennen. Dat de lijnen kort zijn. En dat de verbinding naar algemene voorzieningen en vrijwillige inzet makkelijk gemaakt wordt. Vroegsignalering en preventieve inzet worden zo gestimuleerd. De sociale netwerkkaart (staat op Middelburgers.nl) is daarbij noodzakelijk om de mogelijkheden binnen een wijk te kennen en de verbinding te maken. Welzijn Middelburg heeft een aanjagende en intermediaire rol in de wijknetwerken. Door te investeren in wijknetwerken, worden initiatieven vanuit de samenleving sneller zichtbaar. In het kader van overheidsparticipatie is het devies om aan te haken bij kansrijke initiatieven die aansluiten bij onze welzijnsdoelstellingen: faciliteren en stimuleren. Dit vraagt om flexibele ruimte, zowel in budgetten als menskracht. Dit blijft een blijvend aandachtspunt.

Tot slot wordt de participatiecode opgenomen in de interne ontwikkeling, het trainen en opleiden van medewerkers. Het was de bedoeling dit te koppelen aan het vervolgtraject ‘Op zoek naar de ja!’ en te borgen binnen de organisatieontwikkeling (thema: van buiten naar binnen). Mede door corona en werkbelasting is een training / opleiding niet van de grond gekomen. Wel is de participatiecode - met name bij een aantal ruimtelijke participatietrajecten - ter hand genomen, waardoor een aantal medewerkers heeft kunnen doen en leren.

Dienstverlening

De Visie op Dienstverlening 2017-2020 met bijbehorende meerjarige uitvoeringsagenda wordt stapsgewijs uitgevoerd. In het vierde kwartaal van 2020 heeft de Raad een tussentijdse evaluatie ontvangen. De raad heeft op 10 december 2020 een geamendeerd raadsvoorstel aangenomen voor het verlengen van de visie op dienstverlening. De raad heeft besloten de huidige visie te verlengen tot en met 2023 met het bijbehorende budget.

In 2020 hebben we een nieuw midoffice systeem (onder andere een zaakststeem en een content management systeem) uitgerold.

Het onlineteam heeft daarnaast voor verdere verbetering van onze dienstverlening via de website en social media-kanalen gezorgd. Eind 2020 ging onze nieuwe website in de lucht.

Meten waardering dienstverlening

Balie We hebben niet gedurende heel 2020 kunnen meten. Eind maart 2020 hebben we maatregelen ingevoerd voor bezoek aan ons stadskantoor in verband met COVID-19. We hebben de zuil, vanuit het oogpunt van volksgezondheid, uit gezet. De meting tot eind maart 2020 liet een zeer positief beeld zien over de behandeling en afhandeling aan de balie. 95% van de bezoekers gaf ons een groene smiley. 3% van de bezoekers gaf ons een neutrale score en 2% gaf ons een negatieve score. Vanaf juni 2020 hebben we weer kunnen meten. De meting van juni tot eind december 2020 liet het volgende beeld zien: 89% van de bezoekers gaf ons een groene smiley. 4% van de bezoekers een neutrale score en 7% gaf ons een negatieve score.

Website De scores over de website waren lager dan aan de balie. Dat is ook landelijk zo. In 2020 gaf 47% van de bezoekers van onze website een ‘groene score’. 20% van de bezoekers van onze website gaf ons een neutrale score. En 33% van de bezoekers gaf ons een negatieve score.

Samenwerken

In 2020 hebben zich een aantal ontwikkelingen voorgedaan in de samenwerking met andere overheden in de provincie.

Eonomische structuurversterking in Zeeland

Naast het voortzetten van de bestaande samenwerkingsverbanden (zie onder meer de paragraaf Verbonden partijen) heeft de gemeente actief een bijdrage geleverd aan Economic Board Zeeland. De wethouder economische zaken is lid geworden van dit adviesorgaan.Hier trekken ondernemingen, onderwijsinstellingen en overheden samen op in de opgaven van de economische structuurverstekring van de provincie. De Economic Board heeft in 2020 een strategische agenda opgesteld ten behoeve van de leefbaarheid, economische structuurversterking en regionale samenwerking in Zeeland.

Ook in 2020 zijn er diverse gesprekken geweest met diverse Ministeries, de Europese Commissie en de Zeeuwse lobbysten. Ook zijn er Europese subsidies aangevraagd en toegekend.

OZO

In 2020 heeft de gemeente Middelburg actief deelgenomen aan het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO). In de loop van 2020 is besloten binnen dit overleg te gaan werken volgens de nationale opgaven van het Interbestuurlijk programma (IBP). Onlangs heeft de tussenevaluatie van het OZO plaatsgevonden en zijn er aanbevelingen gedaan voor het vervolg van dit overleg. Vanuit het OZO is in 2020 actie ondernomen richting het Ministerie van BZK met betrekking tot de tekorten in het sociaal domein. Inmiddels wordt vanuit het OZO gewerkt aan een Zeeuwse strategische agenda die als basis gaat dienen voor de uitvoeringsagenda voor de komende jaren en de inzet van middelen en capaciteit. Op basis van deze strategische agenda worden de prioriteiten bepaald voor de lobbyisten in Den Haag en Brussel.

De Provincies Zeeland en Friesland zijn gestart met het verkennen van de mogelijkheden om elkaar te helpen en te versterken onder meer in de lobby richting Den Haag. De gemeente Middelburg heeft hierbij op verzoek van de Provincie Zeeland een bijdrage geleverd aan de verkenning met betrekking tot het onderwijsveld en de volkshuisvesting.

Z4

In 2020 is samen met Terneuzen, Goes en Vlissingen in Z4 verband verder gewerkt aan de versterking van het stedelijk gebied. De regionale omgevingsvisie is hierbij een belangrijk uitgangspunt. Daarnaast is in gezamenlijkheid verder gewerkt aan de versterking van de mobiliteit en de bereikbaarheid van de steden, het stimuleren van de arbeidsmarkt en de versterking van het onderwijs. Deze onderwerpen kunnen niet los worden gezien van het rapport Wind in de Zeilen. Dit rapport werd halverwege 2020 vastgesteld. Hierin worden door de Rijksoverheid middelen beschikbaar gesteld om de economische gevolgen van het niet doorgaan van de vestiging van de marinierskazerne te compenseren. Op dit moment is, behalve de aangekondigde verbetering van de treinverbinding met de Randstad, nog niet duidelijk wat dit project voor de gemeente Middelburg zal betekenen.

In 2020 hebben de vier steden samen met de Provincie Zeeland diverse keren overleg gevoerd over de versterking van de culturele infrastructuur. Daarbij is specifiek ook aandacht gegeven aan hulp voor de culturele instellingen in de steden bij het opvangen van de gevolgen van de coronacrisis. Ook is in gezamenlijkheid gestart met het aanvragen van een Europese subsidie voor de versterking van het culturele profiel van de binnensteden.

Omgevingswet

Het jaar 2020 was vooral een jaar van voorbereiding. Het leek er op dat de Omgevingswet van kracht zou worden per 1 januari 2021. Tot opluchting van veel gemeenten is de invoering verschoven naar 1 januari 2022. Vooral in relatie tot het Digitaal Stelstel Omgevingswet (DSO) was dat een belangrijk besluit. Op dat gebied lag de grootste uitdaging, vanwege het belang van het DSO voor de toepassing van de Omgevingswet. In samenspraak met de raadswerkgroep Omgevingswet is de lijn uitgezet voor de Omgevingsvisie en voor de participatie van inwoners. Ook is de scope van de visie bepaald: Middelburg 2050.

Het DSO wordt hét platform voor het indienen van een omgevingsvergunning. De aanbestedingsprocedures voor het DSO-traject zijn in gang gezet. Is het DSO niet op orde, dan is dat voor initiatiefnemers een barrière. 2020 is gebruikt om alle procedures, ook de interne, goed in beeld te brengen en te starten met de implementatie van het DSO. Hieronder valt ook de beschrijving van de toepasbare regels voor een aantal vergunningtrajecten.

Voor de periode 2018-2021 is via de Kadernota een jaarlijks bedrag van € 300.000 beschikbaar voor de invoering van de Omgevingswet. Totaal dus € 1,2 miljoen. Vooralsnog zorgen de uitgaven niet voor een overschrijding van dit bedrag. Een belangrijke factor daarin is dat we de implementatie zoveel mogelijk met eigen medewerkers uitvoeren.

Middelburg nam in 2020 deel aan het Samenwerkingsplatform Omgevingswet Zeeland (SPOZ), een brede kenniskring met Provincie Zeeland, de dertien gemeenten, RUD, Veiligheidsdienst, GGD, Rijkswaterstaat, Ministerie van BZK en Waterschap Scheldestromen. Aanvullend was er het Walchers Overleg Omgevingswet (WOOW). Doel is om efficiëntiewinst te behalen en thema’s – zoals landschap en mobiliteit – zoveel mogelijk op Walchers niveau uit te werken.

Beleidsindicatoren

Overhead

Alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces vormen overhead. In de tabel hieronder is aangegeven hoe deze kosten zijn opgebouwd:

1. ¹ Overhead mag nog wel worden toegerekend aan grondexploitaties, investeringen en andere (subsidie)projecten. In de praktijk zal dit gebeuren door op het taakveld 0.4 onder de lasten een negatief bedrag op te nemen en dit bedrag op het betreffende taakveld met de weer als last te verantwoorden. Hierdoor wordt de exploitatie niet onnodig opgevoerd.
2. ² Overheadvergoeding binnen de samenwerkingsverbanden waarbij Gemeente Middelburg als gastgemeente opereert worden als baten verantwoord binnen het taakveld overhead.

Wat heeft het gekost?

Toelichting financiële afwijkingen (+ voordeel / - nadeel)

We verantwoorden onze financiële cijfers op hoofdlijnen. Dat betekent dat we alleen afwijkingen van € 25.000 of hoger toelichten. De post “overig” gaat telkens over één of meerdere afwijkingen die kleiner zijn dan € 25.000.

Een positief getal in de kolom afwijking lasten betekent dat er minder lasten zijn dan begroot. Een negatief bedrag in de kolom lasten geeft aan dat de lasten hoger uitvallen dan begroot. Een positief getal in de kolom afwijking baten geeft aan dat er meer baten zijn dan begroot. Een negatief getal dat er minder baten zijn dan begroot.

Toelichting financiële afwijkingen (+ voordeel / - nadeel)

We verantwoorden onze financiële cijfers op hoofdlijnen. Dat betekent dat we alleen afwijkingen van € 25.000 of hoger toelichten. De post “overig” gaat telkens over één of meerdere afwijkingen die kleiner zijn dan € 25.000.

Toelichting financiële afwijkingen (+ voordeel / - nadeel)

We verantwoorden onze financiële cijfers op hoofdlijnen. Dat betekent dat we alleen afwijkingen van € 25.000 of hoger toelichten. De post “overig” gaat telkens over één of meerdere afwijkingen die kleiner zijn dan € 25.000.