Bedrijfsvoering

Inleiding

In deze paragraaf wordt ingegaan op de bedrijfsvoering van de Gemeente Middelburg. Met bedrijfsvoering worden de bedrijfsprocessen bedoeld die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit de programma's te realiseren. Het betreft beleidsmatige (primaire) processen, ondersteunende (secundaire) processen en de sturing en beheersing ervan. Over de volgende onderdelen wordt in de paragraaf Bedrijfsvoering inzicht gegeven in de uitvoering over het jaar 2020:

• Personeel en organisatie

• Dienstverlening

• Communicatie

• Juridische Zaken

• Informatie en Automatisering

• Documentaire/Digitale informatievoorziening

• Inkoop

• Informatiebeveiliging

• Privacybescherming

• Financieel Beleid/Beheer

• AO/IC

Personeel en Organisatie

Uiteraard heeft ook voor P&O 2020 grotendeels in het teken gestaan van de coronacrisis en de hieraan verbonden maatregelen. Ineens moest een groot deel van onze medewerkers thuis gaan werken. En zijn er maatregelen getroffen om veilig buiten en binnen het kantoor te kunnen werken. De Preventiemedewerker heeft hier vanuit P&O een belangrijke rol in gespeeld.

Organisatieontwikkeling

In 2019 is het project functiehuis opgestart in het kader van organisatieontwikkeling. Het doel hiervan was om te toetsen of onze medewerkers nog in de juiste functie zaten op basis van de werkzaamheden die worden uitgevoerd. De planning was om dit project in 2020 af te ronden. Vanwege corona is hierin vertraging opgelopen en wordt de eerste fase van dit project afgerond in 2021. De tweede fase waar in de doorontwikkeling van het functiehuis aan bod komt, staat gepland voor later in 2021.

Strategische personeelsplanning wordt steeds beter toegepast binnen de organisatie. Ondanks de coronacrisis heeft strategische personeelsplanning toch een belangrijke rol kunnen spelen. Zo zijn er in 2020 25 medewerkers doorgestroomd naar een andere functie die hen een nieuwe uitdaging en werkplezier biedt en de organisatie helpt. We zorgen zo dat we de juiste persoon op de juiste plek hebben.

Als gevolg van de coronamaatregelen is een groot deel van de medewerkers thuis gaan werken. Dit heeft ertoe geleid dat er in 2020 een projectgroep is opgezet die onderzoekt en voorstellen gaat doen over hoe we omgaan met thuiswerken na de coronamaatregelen. Dit zal leiden tot een herijkte visie op werken.

Als gevolg van de thuiswerksituatie en het feit dat veel cursussen en/of opleidingen niet door konden gaan, is in 2020 een pilot opgezet voor een online leeromgeving waar alle medewerkers toegang toe hadden. Op deze manier konden medewerkers vanuit huis online trainingen volgen. In 2021 wordt bekeken of hier een structureel vervolg aan wordt gegeven en of zo onderdeel wordt van het opleidingsbeleid.

Arbeidsvoorwaarden

Per 1-1-2020 is de ‘Wet normalisering rechtspositie ambtenaren’ ingegaan. Deze wet regelt dat de rechtspositie van ambtenaren vanaf dat moment wordt geregeld in het Burgerlijk Wetboek, de Cao Gemeenten 2020-2021, de arbeidsovereenkomst en het personeelshandboek, net zoals bij werknemers in andere sectoren. Deze wetswijziging heeft verder geen veranderingen aan de arbeidsvoorwaarden van medewerkers met zich meegebracht. Een nieuwe cao kan wel wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden met zich meebrengen. Als gevolg van corona is bijvoorbeeld een thuiswerkvergoeding ook onderdeel van cao onderhandelingen geworden. De cao was tot en met 31-12-2020 van toepassing. De onderhandelingen voor een nieuwe cao worden voortgezet in 2021.

Dienstverlening

De Visie op Dienstverlening 2017-2020 met bijbehorende meerjarige uitvoeringsagenda wordt stapsgewijs uitgevoerd. In het vierde kwartaal van 2020 heeft de gemeenteraad een tussentijdse evaluatie ontvangen.

In 2020 hebben we een nieuw midoffice systeem (onder andere een zaaksysteem en een content management systeem) uitgerold.

Het onlineteam heeft daarnaast voor verdere verbetering van onze dienstverlening via de website en social media-kanalen gezorgd. Eind 2020 heeft het onlineteam onze nieuwe website opgeleverd.

De gemeenteraad heeft op 10 december 2020 een geamendeerd raadsvoorstel aangenomen voor het verlengen van de visie op dienstverlening. Deze visie, met het bijbehorende budget, wordt verlengd tot en met 2023. Het besluit houdt ook in dat de gemeenteraad in december 2021 en 2022 geïnformeerd wordt over de stand van zaken rondom de uitvoering van de visie. En in het eerste kwartaal van 2023 wordt de visie participatief geëvalueerd en de uitkomsten daarvan dienen als input voor een nieuwe visie op dienstverlening.

Communicatie

In de programmabegroting 2020 stond: “Wat we in 2020 daadwerkelijk kunnen oppakken en uitvoeren van de gemaakte plannen is afhankelijk van het aantal dossiers en projecten waar het cluster communicatie een bijdrage aan levert”. Het is een open deur om te zeggen dat het niet het aantal projecten was. Corona bepaalde ook bij communicatie een groot deel van het werk. Dit onder andere door de langdurige inzet van communicatieadviseurs en -medewerkers voor de crisisorganisatie bij de VRZ.

Maar natuurlijk veranderde ook het werk. Informatiebijeenkomsten konden niet doorgaan in de vorm zoals we gewend waren. Grotere groepen mensen mochten niet bij elkaar komen. We stapten over op digitale informatiebijeenkomsten. Of we organiseerden bijeenkomsten op een heel andere, kleinschalige manier. De wijktafel Klarenbeek / Veersepoort had afgelopen najaar de primeur als eerste digitale Middelburgse wijktafel.

Website

Maar er gebeurde meer. Zo hebben we onze online communicatie verbeterd. Dit onder andere met onze nieuwe website. Deze is verbeterd op het gebied van toegankelijkheid én gebruiksvriendelijkheid. Ook werkt de nieuwe website beter op de mobiele telefoon. Daarmee slaan we een grote slag. Want vandaag de dag bezoekt ruim de helft van de mensen onze website met hun mobiele telefoon.

We willen digitaal zo toegankelijk mogelijk zijn. Daarom houdt de nieuwe website rekening met bezoekers met een beperking. Voor een deel is dat techniek, maar inhoud speelt daarin ook zeker een rol. Korte teksten bijvoorbeeld zijn voor verschillende bezoekersgroepen handig. Denk daarbij aan laaggeletterden. Of mensen die voorleessoftware gebruiken omdat zij een visuele beperking hebben.

Als het gaat om toegankelijkheid, hebben we het ook over gemakkelijk taalgebruik. Onze 10 meest-bezochte pagina’s hebben we herschreven. Hierdoor zijn ze beter leesbaar. Tien lijkt niet veel, maar het effect is groot. Ongeveer 25% van de bezoekers komt voor deze 10 pagina’s naar onze website.

Bij het inrichten van de nieuwe website hebben ook inwoners meegedacht. Nu de website in de lucht is, blijven we bekijken hoe bezoekers de website gebruiken. Deze informatie kunnen we gebruiken om www.middelburg.nl steeds verder te verbeteren.

Doemee.middelburgers.nl

In 2020 zijn we verder gegaan op de ingeslagen weg van participatie. Doemee.middelburgers.nl zag het levenslicht. De digitale plek waar inwoners en andere betrokkenen bij Middelburg mee kunnen praten, denken en doen. We zijn met dit platform begonnen voor het opstellen van de Omgevingsvisie. Welke keuzes maken we zodat Middelburg in 2050 nog steeds mooi en leefbaar is? In 2020 bereidden we dialoogtafels voor die input opleveren voor de omgevingsvisie. De dialoogtafels vinden plaats in januari 2021.

Evaluatie participatie

Afgelopen jaar startten we met de evaluatie van een aantal participatietrajecten. In 2017 heeft de raad het rapport ‘Participeren: doen en leren!’ vastgesteld. In het werkprogramma 2018-2022 ‘Toekomstbestendig Middelburg’, is een aparte paragraaf gewijd aan participatie. Inmiddels heeft de gemeente Middelburg diverse participatietrajecten doorlopen. In 2019 nam de raad de motie ‘Burgerparticipatie’ van het CDA unaniem aan. Opdracht aan het college: voer de evaluatie van het participatiebeleid versneld uit en doe de raad voorstellen tot verbetering. De evaluatie levert input voor het inrichten en doorlopen van participatietrajecten. Ook moet het handvatten bieden voor het uitvoeren van evaluaties van participatietrajecten die daarna plaatsvinden. Dit laatste is in lijn met het rapport Participeren: doen en leren!

De evaluatie gaat over de Trekdijk, de Cleene Hooge en de Cultuurnota. De Trekdijk voert Berenschot uit als onafhankelijk onderzoek. De evaluaties van de Cleene Hooge en de Cultuurnota worden ambtelijk uitgevoerd onder begeleiding van Berenschot. Op basis van de drie evaluaties schrijft Berenschot een adviesnota over participatie in de gemeente Middelburg. Ook de Rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar participatie. In april 2021 staan beide rapporten op de agenda van de gemeenteraad.

Beeldbrieven

We zijn in het afgelopen jaar begonnen met de voorbereidingen om meer te gaan werken met beeldbrieven. Door corona is het er helaas niet nog van gekomen om dit verder uit te werken. We gaan daar volgend jaar zeker mee aan de slag.

Overige projecten en dossiers

Verder waren er afgelopen jaar veel werkzaamheden voor grotere dossiers en projecten. Denk aan Sociaal Domein, invoering Diftar, Essenvelt, waterpark Veerse Meer, de Vitale Revolutie, jaarwisseling i.c.m. met vuurwerkverbod, diverse demonstraties en manifestaties en voorbereiding voor aanbesteding Touristinfo (samen met Leefomgeving / Toerisme – Stadspromotie).

Juridische zaken

Bezwaarschriften

Door de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren is de kamer Personele Aangelegenheden van de Commissie bezwaarschriften per 1 januari 2020 komen te vervallen. Voor het behandelen van individuele geschillen tussen gemeente en werknemer is een regionale geschillencommissie ingesteld. De tijdelijke geschillencommissie heeft in 2020 geen geschillen behandeld. In 2020 heeft de kamer Algemene Zaken van de Commissie bezwaarschriften 10 keer vergaderd en over 42 bezwaarschriften adviezen uitgebracht.

Klachten

De informele behandeling van klachten in 2020 laat ook dit jaar zien dat vlot en persoonlijk contact gelegd door de klachtbehandelaar bijzonder op prijs wordt gesteld door de klager. Deze persoonlijke contacten zorgden ervoor dat de meeste klachten snel naar tevredenheid van klager werd opgelost. In 2020 zijn 39 klachten behandeld. Vijf daarvan zijn ter behandeling aan de klachtencommissie voorgelegd. De klachtencommissie heeft alle klachten ongegrond geadviseerd. Vier van deze klachten zijn voorgelegd aan de Zeeuwse Ombudsman. De Zeeuwse Ombudsman heeft één klacht gegrond en één klacht ongegrond verklaard. De andere twee klachten zijn nog in behandeling.

Verzekeringen

In 2019 heeft een nieuwe Europese aanbesteding plaatsgevonden ten behoeve van de aansprakelijkheidsverzekering. Het resultaat van de aanbesteding is dat Middelburg verder gaat met Melior verzekeringen. Vanaf 1 januari 2020 is de premie van de aansprakelijkheidsverzekering verlaagd met € 10.000 per jaar.

Informatie en Automatisering

2020 heeft in het teken gestaan van het verder professionaliseren van onze organisatie op informatievoorzieningsgebied. Dit betekende dat we investeerden ‘aan de achterkant’ in zaken die rand voorwaardelijk waren voor het op een goede manier kunnen organiseren van de informatievoorziening.

Conform de afspraken in o.a. het organisatieplan 'Middelburgs beknopt' heeft het College in juni 2020 de I-Visie vastgesteld. Met behulp van de I-Visie maken we de gemeente Middelburg klaar voor de toekomst. Op het gebied van informatievoorziening en ICT is de wereld om ons heen in beweging. We moeten als organisatie moeten kiezen in hoeverre we mee willen en kunnen bewegen, de I-visie helpt daarbij.

In dat kader zijn de eerste stappen gezet naar het verder professionaliseren van het functioneel beheer, is de systematiek rondom de projectenplanning verbeterd en is er een start gemaakt met het optimaliseren van het gegevensbeheer. Daarnaast zijn de eerste voorbereidingen gestart rondom het opzetten van een datawarehouse van de gemeente en is in 2020 de technische infrastructuur vernieuwd door I&A.

Documentaire / Digitale informatievoorziening

In de eerste helft van 2020 is midoffice suite Djuma geïmplementeerd. Met dit nieuwe pakket kan de gemeente Middelburg nog meer expliciet zaaksgewijs werken.

Het bestuurlijk besluitvormingsproces voor het college en het MT heeft in 2020 in Djuma vorm gekregen, maar verdient wat gebruikersvriendelijkheid betreft nog de nodige aandacht.

De overzetting van data vanuit Docman naar Access is in 2020 echt afgerond. Informatie- en archiefbeheer van deze data kan in Access verder vorm krijgen. Verder is in 2020 een start gemaakt met de uitfasering van het zaaksysteem Green Valley. Voordat migratie van data in Green Valley naar Djuma plaatsvindt zal eerst vernietiging moeten plaatsvinden van data in een ‘geschoond’ Green Valley.

In samenwerking met I&A, DIV en het Zeeuws Archief (Toezichthouder) wordt onderzocht, welke maatregelen er moeten worden genomen om de toegankelijkheid en raadpleegbaarheid van bestaande data uit oude systemen te kunnen blijven waarborgen. Een toekomstige overdracht naar een e-Depot voorziening wordt serieus overwogen. Tijdens het uitfaseren van Docman is bij de cluster DIV gestart met het afsluiten en verplaatsen van fysieke dossiers uit de paternosterkasten naar het depot. Deze dossiers worden te zijner tijd (uit)geplaatst naar het Zeeuws Archief.

In 2020 is gestart met de voorbereiding op het KPI onderzoek binnen de gemeente Middelburg, door het Zeeuws Archief. Het is de bedoeling dat dit onderzoek eens per 2 jaar plaatsvindt, zodat er beter (bij)gestuurd kan worden met behulp van vooraf benoemde KPI’s.

In 2020 is deelgenomen aan projecten als Omgevingswet en Sturingsconcept om ook via deze weg ‘Informatie en Archief’ duidelijker neer te zetten en de archief issues tijdig op de agenda te zetten.

Inkoop

TopDesk

Het contractbeheersysteem van TOPdesk is geactualiseerd. Budgethouders ontvangen tijdig signalen om vervolgens actie te kunnen ondernemen met betrekking tot de contracten waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

Zeeuwse inkoop netwerk-samenwerking

Deze unieke Zeeuwse inkoop netwerk -samenwerking is gecontinueerd.

Aanbestedingen

Vanuit inkoop bestond er continue aandacht voor borging van de rechtmatigheid van inkoop en aanbesteden binnen de organisatie.

Gemeenten moeten opdrachten die gelijk zijn aan of boven de Europese drempelwaarden uitkomen op TenderNed plaatsen.

Dit is het online marktplein waarop ondernemers alle opdrachten van Nederlandse overheidsorganisaties op één plek kunnen vinden.

Gemeente Middelburg heeft in 2020 drie Europese openbare, twee Europese niet-openbare en 24 meervoudig onderhandse aanbestedingen via TenderNed georganiseerd.

Intern doelmatigheidsonderzoek naar het inkoop- en aanbestedingsproces

In het voorjaar van 2020 is het onderzoeksrapport van het interne doelmatigheidsonderzoek naar het inkoop- en aanbestedingsproces voltooid. Aanleiding hiervoor betreft de plicht tot het periodiek uitvoeren van doelmatigheidsonderzoeken, zoals opgenomen in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid. Hierdoor is inzicht verkregen in het verloop van het inkoop- en aanbestedingsproces. Gebaseerd op deze inzichten zijn aanbevelingen gevormd ter overweging en verbetering van het proces.

Informatiebeveiliging

De gemeente Middelburg is al geruime tijd bezig met het vergroten van informatieveiligheid en de verdere professionalisering van de organisatie op het gebied van informatieveiligheid. Een betrouwbare informatievoorziening is noodzakelijk voor het goed functioneren van de gemeente en is de basis voor het beschermen van rechten van burgers en bedrijven. Dit vereist een integrale aanpak, goed opdrachtgeverschap en risicobewustzijn. Ieder organisatieonderdeel is hier bij betrokken.

Het proces van informatiebeveiliging is primair gericht op bescherming van gemeentelijke informatie, maar maakt tegelijkertijd ook dingen mogelijk; bijvoorbeeld op verantwoorde wijze inzetten van elektronische dienstverlening, evenals nieuwe en innovatieve manieren van werken. De focus is informatie uitwisselen in alle verschijningsvormen, zoals elektronisch, op papier en mondeling. Het gaat niet alleen over bescherming van privacy, maar ook over bescherming van vitale maatschappelijke functies die worden ondersteund met informatie (verkeer, vervoer, openbare orde en veiligheid, etc.). Het gaat ook niet alleen over ICT; verantwoord en bewust gedrag van medewerkers is essentieel voor informatieveiligheid.

Op hoofdlijnen zijn de volgende activiteiten uitgevoerd in 2020:

• De Chief Information Security Officer (CISO) zorgt ervoor om informatieveiligheid een structurele plek te geven in de gemeentelijke organisatie. Het gaat dan zowel om (ICT-)technische en organisatorische aanpassingen, die gericht zijn op informatieveiligheid.

• Er wordt momenteel gewerkt met het Gemeentelijk Informatiebeveiligingsbeleid Gemeente Middelburg 2019 tot 2023. Dit betekent dat er nog meer de aandacht is gevestigd op risicomanagement. De verantwoording is bij de juiste managementlaag gelegd en deze werkt actief mee met de uitvoering van dit beleid.

• In 2020 zijn er weer grote stappen gemaakt met GGI-veilig (GGI = Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur). In 2020 zou een Security Information & Event Management (SIEM) ingericht en belegd worden in een Security Operations Center (SOC). Maar door verschuivingen staat dit in 2021 op de planning

• De verantwoording over informatiebeveiliging 2019 is succesvol afgelegd met gebruik van ENSIA. En er is een start gemaakt met de verantwoording over 2020. Dit is een continu proces om de informatiebeveiliging van de gemeente te verbeteren.

• Samen met de Privacy Officer is er een begin gemaakt om de bewustwording van de medewerkers te verhogen en is er op actualiteiten gereageerd. In 2021 wordt deze campagne voortgezet en verder geprofessionaliseerd.

Privacybescherming

De gemeente Middelburg beschikt over een Functionaris gegevensbescherming (FG) in het kader van de privacybescherming. We zijn is op grond van de AVG verplicht om een FG-functie te hebben. Ook beschikt Middelburg over een Privacy Officer (PO). De FG is toezichthouder, in het verlengde van de Autoriteit Persoonsgegevens. De PO richt zich op concrete verbeteracties voor de bescherming van de privacy.

In 2020 zijn diverse activiteiten uitgevoerd. Advies en informatie is gegeven door zowel de PO als door de FG. Daarnaast is ondersteuning geboden bij de uitvoering van Gegevenseffectbeoordelingen (DPIA) over diverse onderwerpen.

Bij een grotere impact zijn deze datalekken geanalyseerd en de bevindingen zijn voorgelegd aan management en college. Ook zijn enkele DPIA’s uitgevoerd waarmee de risico’s in kaart gebracht kunnen worden inzake de inbreuken op de bescherming van persoonsgegevens. Met behulp van de DPIA’s wordt bij besluitvorming voldoende rekening gehouden met de privacyaspecten.

Sinds 2018 is een algemeen privacybeleid van kracht. In 2020 is de aandacht vooral uitgegaan naar incidenten (datalekken) en advisering op het sociaal domein.

Meer en meer wordt de privacy officer verzocht om te adviseren. Advies en informatie betroffen o.a. Smartspace apparatuur, inkoop Jeugdzorg, gebruik gegevens uit de BRP. Daarnaast zijn enkele datalekken behandeld. Deze zijn door de organisatie, de PO en FG adequaat afgehandeld. Het betrof o.a. de Samenwerking Belastingen, en geregeld werden persoonsgegevens onbedoeld verzonden door medewerkers. Denk hierbij aan verzending in CC i.p.v. BCC of het verzenden van niet-geanonimiseerde bijlagen.

Gedurende het verslagjaar zijn enkele DIPA’s uitgevoerd (o.a. cameratoezicht Dauwendaele, SmartSpace apparatuur t.b.v. passantentelling) waarmee de risico’s in kaart zijn gebracht inzake de inbreuken op de bescherming van persoonsgegevens. Tevens zijn nieuwe verwerkingsovereenkomsten afgesloten. COVID-19 heeft onder meer geleid tot een analyse van het gebruik van persoonsgegevens door o.a. boa’s. En tegelijk reduceerde COVID de mogelijkheden om het toezicht op de privacy adequaat toe te passen. Dit betreft dan de rondgang over de verschillende afdelingen en het actualiseren van het register van verwerkingen.

In 2020 is een communicatieplan bewustwording voor de korte en middellange termijn opgesteld. De communicatieactiviteiten dienen ertoe bij te dragen dat de individuele medewerker zich bewust is van de privacy en informatiebeveiliging en kan vertalen in het gewenste gedrag. Ook is ingezet op het bestuderen en adviseren over digitaal bellen en online vergaderen. Veilig gebruik van digi-communicatie, apps en bewustwording daaromtrent is belangrijk. In het najaar is samen met de FG en de CISO een lijst van tips voor veilig thuiswerken en privacy in het zaaksyteem opgesteld en via @M bekend gemaakt.

Financieel Beleid/Beheer

Bedrijfsvoering gaat over Financiën, P&O en Informatievoorziening. In die combinatie kunnen we de bedrijfsvoeringaspecten in onze organisatie versterken. Het organisatiebelang staat centraal en de inzet van mensen, geld en informatie wordt daar optimaal op afgestemd. Bedrijfsvoering wordt steeds meer beschouwd als de logische partner van de vakafdelingen om samen te werken aan het beste resultaat. Daarbij kiezen we voor een integrale benadering met respect voor ieders rol, positie en verantwoordelijkheid. De bijdrage van Bedrijfsvoering beperkt zich dan niet tot het geven van adviezen aan het eind van de voorbereiding van een besluit, maar er wordt vanaf het begin samengewerkt. Medewerkers van Bedrijfsvoering werken bij interne klanten op de afdeling, bieden actief ondersteuning aan, coördineren zelf intern de vragen voor interne klanten en werken continu aan onze meerwaarde.

Belangrijke onderwerpen die voor 2020 op de agenda stonden waren:

• In het kader van het financieel toezicht heeft de provincie voorwaarden gesteld om te komen tot een structureel sluitende meerjarenbegroting en de financiële positie van de gemeente te verbeteren. In juni heeft de gemeenteraad daarom besloten om een financieel herstelplan door het college te laten op te stellen. Het cluster financiën heeft in nauwe samenwerking met de vakafdelingen in de zomer van 2020 dit herstelplan opgesteld.

  Het herstelplan kende 4 opgaven:

  1. Een sluitende begroting 2020

  2. De realisatie van het Actieplan sociaal domein

  3. Een sluitende meerjarenbegroting 2021 – 2024

  4. Het versterken van het weerstandsvermogen

  Op 30 september heeft besluitvorming plaatsgevonden in de gemeenteraad en is de begroting 2021 met dit kader opgesteld. In het najaar heeft het college van GS ingestemd met het financieel herstelplan en de begroting 2021. Hierdoor vallen wij weer onder het reguliere repressieve toezicht.

• De SPP-analyse is in 2019 afgerond. Financieel Beleid richt zich vooral op advisering en consultering van financiële vraagstukken, rekening houdend met bovenstaande voorwaarden. Hierbij staat de vakafdeling/budgethouder centraal waarbij de monitoring van de budgetten via een digitaal portal wordt aangeboden. Het was de bedoeling dat per 1 januari 2020 de financieel consulenten dichter bij de vakafdeling gepositioneerd werden. Echter COVID-19 heeft hieraan een andere wending gegeven, toch blijft dit ons uitgangspunt.

• Financieel Beheer richt zich op administratieve verwerking van begrotingswijzigingen, crediteuren, banken, kas en Btw-aangiften. Per 1 januari 2020 is onze administratie anders georganiseerd. Generalistisch werken is hierbij het uitgangspunt. Op deze manier worden wij kwalitatief beter en minder kwetsbaar in de uit te voeren taken. In de huidige COVID-19 periode zorgt de vergaande digitalisering ervoor dat de te verrichten werkzaamheden gewoon doorlopen en vanuit huis worden georganiseerd. Dit laatste is niet specifiek voor dit cluster maar voor de gehele gemeentelijke organisatie.

• In 2018 is een begin gemaakt met het realiseren en het beheren van een kwalitatief hoogwaardig managementinformatiesysteem waarbij begroting, jaarstukken, bestuursrapportages worden gedigitaliseerd. Een interactieve web-versie van de begroting 2021 is nu beschikbaar op een P&C portaal. Via dit portaal zijn de Kaderbrief, Programmabegroting, Tussenrapportages en de Jaarstukken van de gemeente Middelburg digitaal te raadplegen. De inhoud van de digitale versies is identiek aan de beschikbare PDF-versies. Daarnaast bieden de digitale versies een aantal verdiepingsmogelijkheden.

• Bij de jaarrekening en de begroting hebben wij een jaarrekening en begroting in één oogopslag laten maken (Infographic). Via een visuele en beknopte samenvatting proberen we onze inwoners, raadsleden, collega’s en overige belangstellenden op een laagdrempelige manier te informeren.

AO/IC

Jaarlijks vinden controles plaats op de goede werking van de administratieve organisatie, voor zover financieel van belang. De uit te voeren controles worden beschreven in een controleplan dat jaarlijks door het college wordt vastgesteld. De controles die betrekking hebben op 2020 zijn uitgevoerd in de periode april 2020 tot en met maart 2021. De bevindingen en aanbevelingen uit deze controles worden vastgelegd in controleverslagen. De inhoud hiervan wordt besproken met de betrokken afdelingen. Een samenvattend controlerapport over 2020 wordt ter kennis gebracht van het college, de auditcommissie en de accountant. Voor de accountant zijn de controleverslagen van belang om inzicht te krijgen in de werking van de administratieve organisatie en interne controle.

Uit de interne controle op de verleende subsidies zijn enkele onvolkomenheden bij drie subsidieontvangers geconstateerd omdat in de accountantsverklaring bij de subsidieverantwoording niet expliciet verwezen is naar de gemeentelijke subsidieverordening. Door deze onvolkomenheid is de rechtmatigheid van deze subsidies onzeker. Het college heeft op grond van artikel 64 van de Algemene Subsidieverordening besloten om de hardheidsclausule van toepassing te verklaren op deze subsidieverantwoordingen waardoor deze subsidieverantwoordingen alsnog rechtmatig konden worden beoordeeld.

De aanbevelingen die voortkomen uit de interne controles en de rapportages van de accountant (jaarrekeningverslag en managementletter) worden verzameld in een actiepuntenlijst. De voortgang op de uitvoering van de actiepunten wordt bewaakt door de controllers.

In 2018 is een doelmatigheidsonderzoek afgerond dat betrekking heeft op risicomanagement. De aanbevelingen uit dit onderzoek zijn in 2019 en 2020 opgepakt. Meer medewerkers zijn nu betrokken bij het inventariseren van risico’s en ontwikkelen van beheermaatregelen. In 2020 is een nieuwe nota Risicomanagement geschreven. Hierin komen aan de orde de verschillende aspecten van risicomanagement, de processen die hierin worden gevolgd en de daarbij betrokken functionarissen. De nota Risicomanagement wordt in het 2^e kwartaal van 2021 aan het college en de raad aangeboden.

In 2020 is een doelmatigheidsonderzoek naar het proces inkoop en aanbesteding afgerond. Naar aanleiding van het onderzoek zijn aanbevelingen gedaan om het proces sterker te beheren: o.a. het versterken van de centrale regie op inkoop. Het college heeft ingestemd met de uitvoering van de aanbevelingen. Uitvoering van de maatregelen is gepland in 2021.

Eind 2020 is gestart met een doelmatigheidsonderzoek naar het functioneel- en applicatiebeheer. Dit onderzoek wordt afgerond in het 2^e kwartaal van 2021.