Bestuur en ondersteuning

Inleiding

De gemeente stelt de burger centraal. Dit doen we door steeds onze dienstverlening te verbeteren. We betrekken inwoners bij plannen en besluiten en geven ruimte voor initiatieven. Ook zoeken we samenwerking met andere overheden en partijen in de regio. Het jaar 2022 was nog voor een deel een coronajaar en bovenal een verkiezingsjaar. In het programma Bestuur en ondersteuning leest u over de overkoepelende taakvelden dienstverlenen, participeren, extern overleggen en de ondersteuning daarvan door de gemeentelijke organisatie. In 2022 hebben die taken met een nieuw college zich deels op vertrouwde voet voortgezet en deels is er een ander wind gaan te waaien. Een groot verschil met de voorgaande jaren was de financiële ruimte die ontstond, na jaren van bezuinigen en ombuigen.

Beleidskader

Vastgestelde gemeentelijke beleidsnota's:

• Kwaliteitsatlas 2030

• Communicatiebeleidsplan 2019

• Visie op dienstverlening 2017-2023

• ‘Participeren: Doen en leren!’ 2017

• Participatieverordening 2022

• Notitie verbonden partijen 2016

Wat wilden we bereiken?

Maatschappelijk effect

Het vergroten van de betrokkenheid bij de gemeente en het vertrouwen in het bestuur.

Doelstellingen

1. Het vergroten van het draagvlak en de legitimatie voor besluiten, en voldoende mogelijkheden bieden aan burgers om betrokken te zijn bij de besluitvorming in de gemeente

2. Burgers worden in een vroegtijdig stadium (juist en volledig) geïnformeerd over plannen

3. Ruimte geven aan initiatieven in de samenleving. De gemeente faciliteert en stimuleert

4. Versterken van sociale basis en gemeenschapszin in buurten / wijken en dorpen

5. Het verbeteren van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen, gemeten aan de tevredenheid van de gebruiker

6. Het vergroten van betrokkenheid van bewoners bij hun leefomgeving

7. Het vergroten van het vertrouwen bij de burgers in de gemeente. Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente efficiënt en effectief omgaat met de financiën, en dat de middelen op een rechtmatige manier worden ingezet

8. Bijdragen aan de Zeeuwse opgaven.

Wat hebben we bereikt?

Doelstelling 1: Het vergroten van het draagvlak en de legitimatie voor besluiten, en voldoende mogelijkheden bieden aan burgers om betrokken te kunnen zijn bij de besluitvorming in de gemeente

In 2022 zijn we verder gegaan met het in de praktijk brengen van de geleerde lessen op het gebied van participatie. Zo is de gemeenteraad bij het participatietraject van de skatebaan betrokken voor het vaststellen van kaders. Bij het aanstellen van de nieuwe raad en het nieuwe college in 2022 is aandacht geweest voor het borgen van de geleerde lessen. Raadsleden en fractieleden gingen op 13 juni 2022 onder leiding van Berenschot in gesprek over Participatieve Democratie. Het college deed de Masterclass FactorP.

Doelstelling 2: Burgers worden in een vroegtijdig stadium (juist en volledig) geïnformeerd over plannen

Informeren over plannen en een proces is de eerste stap van participeren. Voor veel plannen konden we letterlijk weer de wijken in, na twee jaar van beperkende maatregelen. Tijdens wijktafels en informatiebijeenkomsten hebben we onze inwoners geïnformeerd en betrokken bij onze plannen. Voor enkele processen hebben we ook gebruik gemaakt van onze online participatietool doemee.middelburgers.nl.

Doelstelling 3: Ruimte geven aan initiatieven in de samenleving. De gemeente faciliteert en stimuleert

Deze doelstelling is vanwege o.a. bestaande planningen en prioritering soms complex in de uitwerking. In 2022 heeft het loket voor maatschappelijke initiatieven verder vorm gekregen. Naast de reguliere aanvragen voor het wijktafelbudget zijn bij het wijkgericht werken ook grotere initiatieven binnen gekomen. Een mooi voorbeeld van het succesvol ruimte geven aan een initiatief en dat te faciliteren en te stimuleren is het feest in Arnemuiden tijdens de jaarwisseling. Ook gingen we aan de slag met het initiatief ‘Hart van de Griffioen’ en het dorpsplein in Nieuw en St. Joosland. Dergelijke initiatieve zijn vaak complex, maar de insteek was met elkaar te zoeken naar mogelijkheden. Transparante en duidelijke communicatie is hierbij heel belangrijk.

Doelstelling 4: Versterken van de sociale basis en gemeenschapszin in buurten, wijken en dorpen

In 2022 zijn de wijknetwerken verder ontwikkeld en zijn voorbereidingen getroffen om in 2023 te starten met het inwonersplatform 'Mijn ‘Buurtje’. Een belangrijk onderdeel van dit platform is de sociale netwerk kaart.

Doelstelling 5: Het verbeteren van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen, gemeten aan de tevredenheid van de gebruiker

De tevredenheid aan de balies is wederom hoog geweest in 2022. De scores over de website waren lager dan aan de balie. We zijn gestopt met het meten van de telefonische tevredenheid omdat de technische applicatie (Skype) hiervoor onvoldoende mogelijkheden bood.

Doelstelling 6: Het vergroten van betrokkenheid van bewoners bij hun leefomgeving

In 2022 zijn we na twee jaar van beperkende Coronamaatregelen weer zichtbaar en actief geweest in onze wijken en dorpen. Dit heeft de betrokkenheid van inwoners bij hun leefbaarheid in de meeste wijken verbeterd. Zo is in Dauwendaele een heel nieuw en sterk wijkteam opgestaan, dat samen de handen uit de mouwen steekt. Ook in andere wijken zijn diverse groepen inwoners actief die hun wijk mooier, socialer en leefbaarder willen maken. Maar er zijn ook uitdagingen, wijkteams zijn kwetsbaar en stoppen soms.

Doelstelling 7: Het vergroten van het vertrouwen van onze inwoners in de gemeente. Middelburgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente efficiënt en effectief omgaat met de financiën en dat de middelen op een rechtmatige manier worden ingezet

Het financiële beeld is in 2022 sterk verbeterd. Deze kentering is in de periode daarvoor in gang gezet met vaststelling en realisatie van de besluiten uit het Financieel Herstelplan 2020-2024. De herijking gemeentefonds, waarbij de verdeling van de middelen beter aansluiten bij de huidige kosten die gemeenten maken, werd in 2022 afgerond. Hierdoor laat de algemene uitkering voor de jaren tot en met 2025 een sterke groei zien. Toch bleven er risico’s en onzekerheden. Daar heeft het college rekening mee gehouden door voor de jaren 2023-2025 niet jaarlijks de volledige financiële ruimte in te vullen. Op die manier blijft er incidentele ruimte over om bijv. de gevolgen van hogere inflatie op te vangen en wordt gekozen voor een voorzichtig financieel beleid. Ook hebben inwoners als eerste geprofiteerd van de verbeterde financiën door de tarieven OZB voor 2023 niet te indexeren, de hondenbelasting af te schaffen, door inflatiecorrectie toe te passen op subsidies en door de verdere bezuinigingen op Jeugdzorg voorlopig stop te zetten.

Doelstelling 8: Middelburg draagt bij aan de Zeeuwse opgaven

Middelburg heeft via de diverse organisaties en samenwerkingsverbanden in 2022 een bijdrage geleverd aan de Zeeuwse opgaven inclusief het formuleren van regionale strategische doelen. Dit deden wij onder meer via actieve deelname aan OZO, Z4, Economic Board Zeeland, Campus Zeeland en de vele gemeentschappelijke regelingen. Op verzoek van provincie Zeeland is met de gemeenten in de subregio Walcheren- Schouwen-Duiveland de regiovisie eind 2022 afgerond om in 2023 in de verschillende gemeenten ter besluitvorming voor te liggen. Ook heeft Middelburg een actieve rol gespeeld in het Zeeuwse overleg slavernijverleden. Samen met Provincie Zeeland, het Ministerie van OC en W en de gemeente Amsterdam overlegden wij over de realisering van een nationaal kenniscentrum slavernijverleden in Middelburg. Ook namen wij deel aan het rondetafelgesprek over dit ondwerp bij de vaste kamercommissie Binnenlandse Zaken.

Wat hebben we ervoor gedaan?

Wijkgericht werken, bewonersparticipatie en overheidsparticipatie

In Middelburg ligt de lat nog steeds onverminderd hoog op het gebied van participatie. We vinden het belangrijk dat inwoners op tijd worden betrokken bij onze (beleids)plannen. En dat inwoners ruimte - en soms zelfs hulp - krijgen bij eigen initiatieven om hun leefomgeving mooier te maken. Participatie is als eerste thema en gezamenlijk speerpunt benoemd in het coalitieakkoord 2022 - 2026.

We zijn verder gegaan op de ingeslagen weg. Medewerkers, college en raad zijn (verder) getraind in democratisch vakmanschap. Bij nieuwe projecten en plannen wordt aan de voorkant goed nagedacht over de rol van de raad en de kaders voor de participatie. Eind 2022 is een startgesprek over de woningbouwopgave voorbereid. Dat startgesprek heeft op 30 januari 2023 plaatsgevonden.

Het instrument burgerberaad is in de gemeenteraad verkend en werken we komend jaar verder uit op verzoek van de raad.

We werkten ook in 2022 nauw samen met onze wijkteams. Zij zijn onze oren en ogen in de wijken en dorpen en samen met hen geven we invulling aan ons wijkgericht werken. We maakten gebruik van wijktafels en langzaam werd ook weer gebruik gemaakt wijkbudgetten, hoewel in vrijwel alle wijken het budget niet volledig is gebruikt. De wijkmanagers hebben na de coronaperiode flink geïnvesteerd in de relatie met de wijkteams en de nieuwe wijkwethouders hebben zich voorgesteld aan de wijken en dorpen. In enkele dorpen en wijken hebben we geëxperimenteerd met nieuwe vormen van wijktafels.

De proeftuin integrale wijkaanpak kwam, mede vanwege capaciteitsgebrek en andere prioritering op gebiedsniveau, niet van de grond. 

Omgevingswet

In maart 2020 heeft de raad de startnotitie omgevingsvisie vastgesteld. Daarna is er een intensief traject gestart met een brede participatie. Via kernkwaliteiten, strategische opgaven, (sectorale) ambities 2050, oplossingsrichtingen en mogelijke toekomstbeelden, is in 2022 gekomen tot een integrale Middelburgse Omgevingsvisie 2050. Het voorontwerp was echter nog niet zover dat het ter inzage gelegd kon worden.

Intern zijn we in 2022 een eind op weg geraakt om met de omgevingswet te gaan werken. Zo is de benodigde software aangeschaft en werkend opgeleverd. De te wijzigen legesverordening is echter nog niet af, ook moet er nog een besluit genomen worden over de benodigde casemanagers en moet er nog een aanzienlijk aantal standaardbrieven aangemaakt worden.

Verder heeft het Rijk in 2022 vanwege ICT problemen besloten de invoering van de Omgevingswet opnieuw uit te stellen, van 1 januari 2023 naar 1 januari 2024.

Dienstverlening

In december 2020 werd in de raad besloten de huidige Visie op dienstverlening te verlengen met het bijbehorende budget tot eind 2023. In december 2022 hebben wij de raad verder geïnformeerd over de stand van zaken rond de uitvoering van de Visie. Besloten is de visie in het eerste kwartaal van 2023 participatief te evalueren. De uitkomsten daarvan dienen als input voor een nieuwe Visie op dienstverlening.

Parkeervergunningen

De bewonersvergunningen en de ontheffingen blauwe zone zijn in 2022 verlengd, nu op digitale wijze. Inwoners hoeven geen papieren vergunning meer achter hun voorruit te leggen. Mensen die niet digitaal vaardig zijn, zijn op een andere manier geholpen. De bedrijven-, service-, woonwerk- en marktkoopliedenvergunningen zijn eveneens gedigitaliseerd. Voor bedrijven geldt dat zij kunnen inloggen met e-Herkenning. De volgende stap is nu het invoeren van kentekenparkeren en daarna het digitaliseren van de parkeercontrole met scanvoertuigen.

Digitalisering

In 2022 hebben we maatwerk voor digitaal vaardigen geleverd. Hier is een boost aan gegeven door:

• Whatsapp als kanaal voor inwoners toe te voegen

• Op Instagram verscheidene nieuwe accounts aan te maken om inwoners te informeren en betrekken. Bijvoorbeeld: wijkboa centrum, wijkboa Arnemuiden en Middelburgse wijkmanagers.

Daarnaast zetten we stappen met het implementeren van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Hiervoor is het instrument gebruikersreizen bij een aantal dienstverleningsprocessen ingezet.

In 2022 is een webstrategie opgesteld. De webstrategie beschrijft de ambitie en strategische keuzes die aan de doorontwikkeling van de websites ten grondslag liggen. Belangrijk hierbij is dat de websites vindbaar, toegankelijk, inclusief en dienstverlenend zijn.

Voorbeeldbrieven

Onduidelijkheid in een brief kan leiden tot vragen. Een manier om dat te voorkomen, is het versturen van beeldbrieven. Brieven waarbij de tekst wordt ondersteund met afbeeldingen. Er is in overleg met Adviesraad Sociaal Domein, Stichting Werkgroep Gehandicapten Walcheren, Welzijn Middelburg, de Stichting Lezen en Schrijven, het COA en de SVRZ een succesvolle pilot gedaan met een brief over het aanvragen van een paspoort. Er is actie ondernomen om dit op bredere schaal uit te rollen.

Meten waardering dienstverlening

Balie

De meting over 2022 liet een positief beeld zien over de behandeling en afhandeling aan de balie. 89% van de bezoekers gaf ons een groene smiley. 4% van de bezoekers gaf ons een neutrale score en 7% gaf ons een negatieve score.

Website

De scores over de website waren lager dan aan de balie. Dat is een landelijk beeld. In 2022 gaf 44% van de bezoekers van onze website een ‘groene score’. 15% van de bezoekers van onze website gaf ons een neutrale score. En 41% van de bezoekers gaf ons een negatieve score.

Telefonie

We zijn per 1 september 2021 begonnen met het meten van tevredenheid van de gebruikers van het kanaal telefonie met behulp van de mogelijkheden die onze telefonievoorziening Skype hiervoor bood. Deze mogelijkheden zijn zeer beperkt en potentieel foutgevoelig gebleken. We gebruiken de voor 2023 geplande overgang naar Microsoft 365/Teams om te komen tot een uitgebreidere en zorgvuldigere manier van meten.

Samenwerken

De samenwerking met andere overheden in de provincie is in 2022 verder ontwikkeld. De regionale samenwerking wordt vanuit de Rijksoverheid gestimuleerd. In diverse overleggen is gewerkt aan de agenda van de toekomst (de strategische agenda's) en worden medewerkers van de gemeenten, provincie en waterschap ingezet bij de uitwerking van de gezamenlijke plannen en ideeën.

Eonomische structuurversterking in Zeeland

Naast het voortzetten van de bestaande samenwerkingsverbanden (zie onder meer de paragraaf Verbonden partijen) heeft de gemeente actief een bijdrage geleverd aan Economic Board Zeeland en Campus Zeeland. Hier trekken ondernemingen, onderwijsinstellingen en overheden samen op in de opgaven van de economische structuurverstekring en het onderwijs van de provincie. In 2022 is verder gewerkt aan de strategische agenda ten behoeve van de leefbaarheid en economische structuurversterking in Zeeland. De versterking van de brede welvaart in de regio is hierbij het uitgangspunt. Ook heeft Middelburg een bijdrage geleverd aan de aanvraag voor een nieuwe Regiodeal voor Zeeland waarbij de focus ligt op het North Seaport District, het havengebied van Terneuzen, Borsele en Vlissingen.

OZO en VZG

Ook in 2022 heeft de gemeente Middelburg actief deelgenomen aan het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) en de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG). In april 2022 is een aangepast samenwerkingsconvenant tussen de 15 Zeeuwse overheden in OZO verband ondertekend. Vanuit het OZO en de VZG heeft vanuit de strategische dossiers als wonen, klimaat, werkgelegenheid, sociaal domein en financiering, veelvuldig afstemming met Ministeries en de lobbyisten in Den Haag en Brussel plaatsgevonden. Vanuit het college van burgemeester en wethouders van Middelburg nemen de burgemeester en twee wethouders deel aan landelijk c.q. europees overleg vanuit de VNG en heeft een wethouder zitting in het bestuur van de VZG.

Z4

In 2022 is samen met Terneuzen, Goes en Vlissingen in Z4 verband verder gewerkt aan de stedelijke opgaven. De versterking van de bereikbaarheid van de steden, de versterking van de binnenstadseconomie na de corona pandemie, het stimuleren van de arbeidsmarkt, de versterking van het onderwijs en het cultureel aanbod stonden centraal in de Z4 overleggen.

Regiovisie Veere, Middelburg, Vlissingen, Schouwen-Duiveland

N.a.v. de conclusies van het rapport #Hoedan? (2018) en op verzoek van de Commissaris van de Koning in Zeeland, zijn de vier gemeenten in 2021 gestart met een verkenning voor een Regiovisie. Een regiovisie is een visie op samenwerkingsmogelijkheden van buurgemeenten om maatschappelijke uitdagingen gezamenlijk doelmatiger en doeltreffender te kunnen aanpakken. Gekozen is met de vier gemeenten te kijken hoe de maatschappelijke uitdaging van een sterke daling van de beroepsbevolking het hoofd kan worden geboden. In 2022 is het proces in januari - in afwachting van een nieuw college - aangehouden. Na de zomer is na kennismaking met elkaar van de nieuwe colleges de afronding van de regiovisie weer opgepakt. Dit leverde aan het einde van dat jaar een definitieve conceptversie op. In 2023 gaat dit naar college van GS van de provincie Zeeland en de gemeenteraden.

Omgevingswet

Middelburg nam deel aan het Samenwerkingsplatform Omgevingswet Zeeland (SPOZ), een brede kenniskring met Provincie Zeeland, de dertien gemeenten, RUD, Veiligheidsdienst, GGD, Rijkswaterstaat, Ministerie van BZK en Waterschap Scheldestromen. Aanvullend was er het Walchers Overleg Omgevingswet (WOOW). Doel was efficiëntiewinst te halen en thema’s als landschap en mobiliteit zo veel mogelijk Walchers uit te werken.

Effecten maatregelen financieel herstelplan

Voor de effecten in 2022 van de maatregelen uit het financieel herstelplan verwijzen wij naar de paragraaf Bedrijfsvoering.

Beleidsindicatoren

Overhead

Alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces vormen overhead. In de tabel hieronder is aangegeven hoe deze kosten zijn opgebouwd:

1. ¹ Overhead mag nog wel worden toegerekend aan grondexploitaties, investeringen en andere (subsidie)projecten. In de praktijk zal dit gebeuren door op het taakveld 0.4 onder de lasten een negatief bedrag op te nemen en dit bedrag op het betreffende taakveld met de weer als last te verantwoorden. Hierdoor wordt de exploitatie niet onnodig opgevoerd.
2. ² Overheadvergoeding binnen de samenwerkingsverbanden waarbij Gemeente Middelburg als gastgemeente opereert worden als baten verantwoord binnen het taakveld overhead.

Wat heeft het gekost?

Toelichting financiële afwijkingen (+ voordeel / - nadeel)

We verantwoorden onze financiële cijfers op hoofdlijnen. Dat betekent dat we alleen afwijkingen van € 25.000 of hoger toelichten. De post “overig” gaat telkens over één of meerdere afwijkingen die kleiner zijn dan € 25.000.

Een positief getal in de kolom afwijking lasten betekent dat er minder lasten zijn dan begroot. Een negatief bedrag in de kolom lasten geeft aan dat de lasten hoger uitvallen dan begroot. Een positief getal in de kolom afwijking baten geeft aan dat er meer baten zijn dan begroot. Een negatief getal dat er minder baten zijn dan begroot.

Toelichting financiële afwijkingen (+ voordeel / - nadeel)

Toelichting financiële afwijkingen (+ voordeel / - nadeel)