Bedrijfsvoering

Inleiding

In deze paragraaf wordt ingegaan op de bedrijfsvoering van de Gemeente Middelburg. Met bedrijfsvoering worden de bedrijfsprocessen bedoeld die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit de programma's te realiseren. Het betreft beleidsmatige (primaire) processen, ondersteunende (secundaire) processen en de sturing en beheersing ervan. Over de volgende onderdelen wordt in de paragraaf Bedrijfsvoering inzicht gegeven in de uitvoering over het jaar 2022:

• Personeel en organisatie

• Dienstverlening

• Communicatie

• Juridische Zaken

• Informatie en Automatisering

• Documentaire/Digitale informatievoorziening

• Inkoop

• Informatiebeveiliging

• Privacybescherming

• Financieel Beleid/Beheer

• AO/IC

Personeel en Organisatie

Visie op werken

In 2022 konden medewerkers van de gemeente Middelburg weer op kantoor werken, na langdurige periodes van lockdowns. We zijn op 1 april 2022 gestart met een pilotjaar Visie op werken. Dit betekent dat beleidsmatig het hybride werken is ingevoerd. Medewerkers wordt de mogelijkheid geboden om maximaal 50% van hun werktijd thuis te werken, mits de functie dat toestaat. De organisatie gaat na een jaar evalueren en zal dan besluiten hoe het hybride werken structureel vormgegeven wordt.

Arbeidsvoorwaarden

De Visie op werken is ook arbeidsvoorwaardelijk vertaald in overleg met het Lokaal Overleg of de Ondernemingsraad. O.a. zijn een reiskostenvergoeding en een aangepaste parkeerregeling ingevoerd. Tevens moet hierbij gedacht worden aan het beschikbaar stellen van faciliteiten om vanuit huis te kunnen werken, zoals een bureau, bureaustoel, beeldscherm en een laptop. Afspraken over het gebruik van deze faciliteiten zijn vastgelegd in een thuiswerkovereenkomst. Ook zijn op kantoor faciliteiten ter beschikking gesteld om hybride te werken mogelijk te maken zoals ruimtes waar hybride overleg mogelijk.

Tevens heeft de gemeente Middelburg in samenwerking met de gemeente Vlissingen, Veere, Schouwen-Duiveland en Orionis een regionale geschillenregeling en -commissie opgezet. Deze commissie behandelt individuele geschillen tussen werkgever en werknemer. De commissie is in 2022 in overleg met het Lokaal Overleg samengesteld en van start gegaan. Inmiddels zijn er meerdere organisaties die willen aansluiten bij deze regionale commissie. Dit wordt in overleg met de deelnemende organisaties, het Lokaal Overleg en de commissie zelf nader bekeken.

Organisatieontwikkeling

In januari 2022 is het herziene organisatieplan, dat tot stand is gekomen met inbreng vanuit de organisatie, naar alle medewerkers gecommuniceerd. Het organisatieplan geeft de visie weer over onze rol in de Middelburgse samenleving en omschrijft de ontwikkelvisie van de organisatie. Het plan geeft focus over waarom en hoe wij als organisatie willen ontwikkelen, passend bij wat de samenleving van ons vraagt. De uitgangspunten van het organisatieplan zijn ‘van buiten naar binnen’, ‘digitale versnelling’, ‘logisch en integraal’, ‘verbeteren en vernieuwen’ en ‘taakvolwassen en flexibel’.

Vanaf 1 januari 2022 is Toegang in Middelburg (TIM) als tiende afdeling toegevoegd aan de organisatiestructuur. Daarvoor was TIM in een tijdelijke constructie onderdeel van de afdeling Samenleving. In 2021 is ervoor gekozen om deze constructie te beëindigen en van TIM een afdeling te maken.

In 2022 is tevens gestart met het opstellen van SPP-analyses. SPP staat voor strategische personeelsplanning. In deze analyse wordt gekeken naar de ontwikkeling waar een afdeling op moet anticiperen en welke personele gevolgen dit heeft. Iedere afdeling stelt een analyse op waardoor een organisatiebreed beeld ontstaat van de personele ontwikkeling tot en met 2025.

Dienstverlening

Uw raad heeft op 10 december 2020 een geamendeerd raadsvoorstel aangenomen voor het verlengen van de visie op dienstverlening. Besloten is de huidige visie te verlengen tot en met 2023 met het bijbehorende budget. In het vierde kwartaal van 2021 heeft uw raad een tussentijdse evaluatie ontvangen. In het vierde kwartaal van 2022 informeren wij u wederom over de stand van zaken rondom de uitvoering van de visie. En in het eerste kwartaal van 2023 wordt de visie participatief geëvalueerd en de uitkomsten daarvan dienen als input voor een nieuwe visie op dienstverlening.

In de eerste helft van 2022 zijn alle parkeervergunningen en ontheffingen gedigitaliseerd. We zijn vervolgens gestart met het invoeren van kenteken parkeren.

In september van 2022 is whatsapp als communicatiekanaal voor onze inwoners beschikbaar gekomen.

Daarnaast zetten we stappen met het implementeren van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Hiervoor is het instrument klantreizen bij een aantal dienstverleningsprocessen ingezet.

Communicatie

Website

Als het om de website gaat hebben we ook in 2022 aandacht gehad voor het nog toegankelijker maken. Een van de stappen daarin is het plaatsen van readspeaker op onze website. Daarmee kunnen mensen die (tijdelijk) visueel beperkt zijn toch kennis nemen van de teksten, want deze worden intregraal voorgelezen.

In 2022 is gewerkt aan het opstellen van een webstrategie. Deze gaat over keuzes voor de doorontwikkeling van de website. Gemeentelijke websites moet vindbaar, toegankelijk, inclusief en dienstverlenend zijn.

Doemee.middelburgers.nl

Afgelopen jaar stonden hier weer diverse projecten op waar we input van onze inwoners en organisaties gevraagd hebben. Voorheen zijn het aanmelden van projecten voor het Lokaal Preventie Akkoord, het herinrichten van een aantal straten, een nieuwe speelvoorziening in de Veersepoort en de nieuwe skatebaan.

In 2022 zijn ook de voorbereidingen getroffen voor de overstap naar Mijn Buurtje.

Beeldbrieven

Zie het onderwerp dienstverlening in het programma Bestuur en ondersteuning.

Gemeentegids

In 2022 verscheen de nieuwe gemeentegids met daarin informatie over de gemeentelijke organisatie, de gemeenteraad en organisaties en instellingen die in onze gemeente actief zijn. Er is veel belangstelling voor de gids. Hij is veel opgevraagd door onze inwoners.

Bode

Iedere week hadden we in de Bode onze pagina met gemeentelijke informatie. Een vast onderdeel is Het woord van een raadslid en de officiele publicaties. Daarnaast staan er artikelen over bijvoorbeeld het aanvragen van tegemoetkomingen en subsidies, het scheiden van afval, werkzaamheden die plaatsvinden en wijkbijeenkomsten, zoals wijktafels.

Sociale media

Vandaag de dag zijn sociale media niet meer weg te denken. Gemeente Middelburg is actief op Twitter, Facebook, Instagram en LinkedIn.

Overige projecten en dossiers

Vanuit communicatie is op verschillende manieren bijgedragen aan projecten en activiteiten in Middelburg. Denk aan de campagne van meedenkers, de opvang van ontheemden uit Oekraïne, energietoeslag voor minima, Lokaal Sport Akkoord, Welzijn op Recept en aanpak steekwapens onder jongeren. Uiteraard waren er ook de nieuwe skatebaan, duurzaamheid, Essenvelt en de jaarwisseling in Arnemuiden.

Juridische zaken

Bezwaarschriften

In 2022 heeft de kamer Algemene Zaken van de Commissie bezwaarschriften 17 keer vergaderd en 58 adviezen uitgebracht. Hiervan zijn 10 bezwaarschriften gegrond en 32 bezwaarschriften ongegrond verklaard. In 5 gevallen was er sprake van een combinatie gegrond/ ongegrond. 13 bezwaarschriften zijn niet-ontvankelijk verklaard.

Aan vergoedingen en reiskosten voor de commissieleden werd in totaal € 13.382 betaald.

Door de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren geldt voor ambtenaren het private arbeidsrecht. In 2022 heeft de Regionale Geschillencommissie geen individuele geschillen tussen gemeente en werknemer behandeld.

Klachten

De informele behandeling van klachten in 2022 laat ook dit jaar zien dat vlot en persoonlijk contact gelegd door de klachtbehandelaar bijzonder op prijs wordt gesteld door de klager. Deze persoonlijke contacten zorgden ervoor dat de meeste klachten snel naar tevredenheid van klager werden opgelost. In 2022 zijn 61 klachten behandeld waarvan vijf ter behandeling aan de klachtencommissie zijn voorgelegd. De klachtencommissie heeft 1 klacht ongegrond en 2 klachten gegrond geadviseerd. Bij 2 klachten was er sprake van een combinatie gegrond/ongegrond. Geen van deze klachten zijn voorgelegd aan de Zeeuwse Ombudsman.

Verzekeringen

Met ingang van 1 januari 2021 heeft de gemeente bij AON assurantiën een nieuw brandcontract met een looptijd van 3 jaar. Echter, als gevolg van de schadelast van de gemeente Middelburg (én landelijke) hadden de verzekeraars het gemeentelijk brandcontract per 1 januari 2023 pro-forma opgezegd. De verzekeraars hebben het brandcontract hierna verlengd tot 1 januari 2024. Eén verzekeraar heeft een premieverhoging van 10% doorgevoerd. De andere verzekeraars hebben de premie niet gewijzigd.

De aansprakelijkheidsverzekering heeft de gemeente na een Europese aanbesteding per 1 januari 2020 ondergebracht bij Melior verzekeringen in Almelo. Melior verzekeringen en Centraal beheer zijn nagenoeg de enige aanbieders van aansprakelijkheidsverzekeringen voor (gemeentelijke) overheden.

Naast bovengenoemde verzekeringen heeft de gemeente nog een derde grote verzekering, dit betreft de Construction All Riks (CAR) verzekering, deze is afgesloten bij Centraal beheer. Deze verzekering dekt de risico’s bij infrastructurele werken.

Wet elektronische bekendmakingen

Op 1 juli 2021 is de Wet elektronische bekendmakingen (Web) in werking getreden. Gevolg hiervan is dat alle publicaties van algemene verbindende voorschriften (zoals verordeningen en beleidsregels) en vergunningen (zoals aanvragen en verlening van omgevingsvergunningen) verplicht gepubliceerd moeten worden in het Gemeenteblad. Dit is een vereiste voor rechtsgeldige inwerkingtreding. Daarnaast moeten alle algemene verbindende voorschriften opgenomen worden in het CVDR (het landelijke regelingenregister). De gemeente Middelburg publiceerde de meeste documenten al op deze wijze zodat ook in 2022 hieraan wordt voldaan.

Voor beleidsregels is er een overgangsregeling. Bestaande beleidsregels moeten uiterlijk 1 juli 2022 in het register zijn opgenomen. Er vindt een inventarisatie en actualisering plaats van bestaande beleidsregels en deze zullen alsnog in het register worden opgenomen. Voor nieuwe beleidsregels geldt de verplichting nu al.

Informatievoorziening en Informatiebeheer

In 2022 is in het organisatieplan 'Middelburg in ontwikkeling’ digitaal versnellen benoemd als speerpunt. Dit leidde onder andere tot het opstellen van een Programma Digitalisering voor de periode 2022-2025. Dit programma fungeert als uitvoeringsprogramma voor de I-Visie die in juni 2020 is vastgesteld.

Het programma heeft aandacht voor de digitale dienstverlening, regievoering en samenwerking, datagedreven werken, de (samen)werkplek, de vaardigheden en het bewustzijn van de medewerker en innovatie binnen de afdelingen. Maar wellicht net zo belangrijk is het op orde houden en verbeteren van wat er nodig is om dit alles op een goede manier mogelijk te kunnen maken.

De focus ligt voornamelijk op de juiste informatievoorziening realiseren om onze dienstverlening en bedrijfsvoering te ondersteunen. Dit betekent dat we investeren ‘aan de achterkant’ in zaken die randvoorwaardelijk zijn voor het op een goede manier kunnen organiseren van de informatievoorziening. In 2022 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:

• Het Programma digitalisering is vastgesteld en gestart

• De voorbereidingen voor M365 zijn gestart

• De voorbereidingen voor bellen met Teams zijn gestart

• Er is een impuls gegeven aan het verbeterplan functioneel beheer

• De architectuur software is aangeschaft

Daarnaast organiseren we tegelijkertijd ‘de voorkant’; de informatievoorziening. In 2022 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:

• Aansluiten op het E-depot van het Zeeuws Archief

• Het verbeterrapport naar aanleiding van de KPI rapportage van het Zeeuws Archief is opgeleverd

• De audit op het handboek vervanging is door het Zeeuws Archief uitgevoerd

• De aspectinspectie Djuma is door het Zeeuws Archief uitgevoerd

• Het project rondom het digitaliseren van de uitgaande post is gestart

• De implementatie van de verschillende i-wetten is gestart

• De implementatie van de digitale handtekening is gestart

• Het eerste dashboard sociaal domein is opgeleverd

Inkoop

Belangrijk speerpunt in 2022 was de verdere borging van de rechtmatigheid van inkoop en aanbesteden binnen de organisatie. Het aantrekken van een contractmanager in november 2022 was één van de aanbevelingen waaraan invulling is gegeven. Daarnaast is intern extra aandacht gegeven aan het vergroten van de kennis en het bewustzijn met betrekking tot de inkoopdoelstellingen.

Zeeuwse inkoop netwerk-samenwerking

De unieke Zeeuwse inkoop netwerk-samenwerking is gecontinueerd en waar mogelijk geïntensiveerd.

Aanbestedingen

Vanuit inkoop is er continue aandacht voor borging van de rechtmatigheid van inkoop en aanbesteden binnen de organisatie.

Aanbestedende diensten (waaronder gemeenten) moeten opdrachten die gelijk zijn aan of boven de Europese drempelwaarden uitkomen op het Europees digitaal platform voor aanbestedingen plaatsen. Gemeente Middelburg gebruikt hiervoor TenderNed, hét online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid. In 2022 zijn door de gemeente Middelburg 7 Europese openbare en 24 meervoudig onderhandse aanbestedingen via TenderNed georganiseerd.

Informatiebeveiliging

De gemeente Middelburg is continu bezig met het vergroten van informatieveiligheid en de verdere professionalisering van de organisatie op het gebied van informatieveiligheid. Een betrouwbare en complete informatievoorziening is noodzakelijk voor het goed functioneren van de gemeente en is de basis voor het beschermen van rechten van burgers en bedrijven. Dit vereist een integrale aanpak, goed opdrachtgeverschap en risicobewustzijn. Ieder organisatieonderdeel is hierbij betrokken.

Het proces van informatiebeveiliging is primair gericht op bescherming van gemeentelijke informatie, maar maakt tegelijkertijd ook dingen mogelijk; bijvoorbeeld op verantwoorde wijze inzetten van elektronische dienstverlening, evenals nieuwe en innovatieve manieren van werken. De focus is informatie uitwisselen in alle verschijningsvormen, zoals elektronisch, op papier en mondeling. Het gaat niet alleen over bescherming van privacy, maar ook over bescherming van vitale maatschappelijke functies die worden ondersteund met informatie (verkeer, vervoer, openbare orde en veiligheid, etc.). Het gaat ook niet alleen over ICT. Verantwoord en bewust gedrag van medewerkers is essentieel voor informatieveiligheid.

Op hoofdlijnen zijn de volgende activiteiten uitgevoerd in 2022:

• De bewustwordingscampagne is uitgerold en beschikbaar gesteld voor alle medewerkers. Tevens is er met P&O besproken dat zij dit verder gaan uitrollen en onderhouden.

• De Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) is verder geïmplementeerd. Er komen steeds meer processen in beeld waarop de BIO van toepassing is en dat wordt in kaart gebracht. Tevens wordt er bij nieuwe applicaties Informatiebeveiliging en Privacy vanaf het begin meegenomen in het proces.

• Er is een start gemaakt met het werken met MS365 en het werken in de Cloud. Hierbij zijn adviezen gegeven voor de informatiebeveiliging van dit platform.

• De ENSIA-cyclus is weer doorlopen en er zijn voorbereidingen gemaakt om naast ‘opzet’ en ‘bestaan’ ook ‘werking’ te laten controleren door een auditor.

Privacybescherming

Het verwerkingsregister is periodiek geüpdatet, alsook het register van datelekken, uitgevoerde DPIA’s en afgesloten verwerkersovereenkomsten.

Nieuwe verwerkingen zijn onderworpen aan een risicotaxatie op gebied van zowel privacy als informatiebeveiliging en zo nodig worden DPIA’s uitgevoerd waaruit mitigerende maatregelen naar voren komen. Tevens zijn verwerkersovereenkomsten gesloten met verwerkers. Ook dit is een mitigerende maatregel.

In het kader van bewustwording en educatie is de in 2022 ingezette E-learning gevolgd door nieuwe medewerkers. De digitale wereld verandert zeer snel. De gemeente Middelburg dient ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens van haar inwoners goed beschermd zijn en haar informatiebeveiliging op orde is. Door het aanbieden van deze training wordt een begin gemaakt om het niveau van bewustwording ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy te verhogen. Dit zorgt er voor dat medewerkers beter om kunnen gaan met zaken als phishing, informatiebeveiligingsincidenten, privacy vraagstukken en datalekken. Door deze E-learning aan te bieden voldoet de gemeente Middelburg tevens aan diverse normen van de BIO.

Daarnaast is evenals de voorgaande jaren ondersteuning in afzonderlijke casussen geboden. Dergelijke raadplegingen zijn talrijk en divers van aard. Dit houdt direct verband met de opgelopen achterstanden door onvoldoende prioriteit te geven aan het thema privacy, eigenlijk al sinds de invoering van de AVG (2016). Niet eerder vond er ook structurele (bij)scholing van medewerkers plaats waardoor het niveau van privacybewustzijn sterk persoonsafhankelijk is.

Financieel Beleid/Beheer

Bedrijfsvoering gaat over Financiën, P&O en Informatievoorziening. In die combinatie kunnen we de bedrijfsvoeringaspecten in onze organisatie versterken. Het organisatiebelang staat centraal en de inzet van mensen, geld en informatie wordt daar optimaal op afgestemd. Bedrijfsvoering wordt steeds meer beschouwd als de logische partner van de vakafdelingen om samen te werken aan het beste resultaat. Daarbij kiezen we voor een integrale benadering met respect voor ieders rol, positie en verantwoordelijkheid. De bijdrage van Bedrijfsvoering beperkt zich dan niet tot het geven van adviezen aan het eind van de voorbereiding van een besluit, maar er wordt vanaf het begin samengewerkt. Medewerkers van Bedrijfsvoering bieden actief ondersteuning aan en coördineren zelf intern de vragen voor interne klanten en werken continu aan onze meerwaarde.

Financieel Beheer richt zich op administratieve verwerking van begrotingswijzigingen, crediteuren, banken, kas en BTW-aangiften.

Financieel Herstelplan

Op 30 september 2020 heeft de gemeenteraad het Financieel Herstelplan 2020-2024 vastgesteld. Dat plan omvat voorstellen om te komen tot duurzaam en reëel begrotingsevenwicht en tot een verbetering van het weerstandsvermogen. Het plan is verwerkt in de meerjarenbegroting 2021-2024. De voorstellen uit het plan leiden tot een sluitende begroting, hetgeen Gedeputeerde Staten voldoende vertrouwen gaf om te besluiten Middelburg in 2021 niet onder het preventief begrotingstoezicht te laten vallen. Het herstelplan bestaat uit vier opgaven:

• Opgave 1: Had alleen betrekking op de begroting 2020. Deze opgave blijft hier dus verder buiten beschouwing.

• Opgave 2: Voorziet in het terugdringen van de kosten Sociaal Domein met een bedrag dat oploopt tot structureel € 7 miljoen in 2024. Dit is gelukt met de begroting 2023-2026, waardoor eind 2022 besloten is het actieplan te beëindigen, en de taakstelling jeugd te laten vervallen. Dat de begroting weer sluitend is, is ook deels veroorzaakt door een vanuit het actieplan gestarte succesvolle lobby voor meer geld vanuit het rijk.

• Opgave 3: Bevat voorstellen tot enerzijds bezuinigingen en anderzijds verhoging van de eigen gemeentelijke inkomsten. Voor 2022 bedroeg de taakstelling ruim € 5,4 miljoen. Voor 2022 is deze taakstelling geheel behaald. Over de voortgang van de realisatie is aan de gemeenteraad gerapporteerd in de Bestuursrapportage.

• Opgave 4: In het herstelplan zijn voorstellen opgenomen die moeten leiden tot versterken van het weerstandsvermogen, i.c. de algemene reserve. Ten tijde van het vaststellen van het plan bedroeg de weerstandratio 0,83. Lager dus dan de 1,0 die als minimumgrens wordt aangehouden. Omdat er naast de voorstellen uit het herstelplan ook nog andere toevoegingen aan de algemene reserve hebben plaatsgevonden, is de weerstandsratio inmiddels opgelopen tot boven de 1,4, de streefwaarde zoals die in 2021 door de gemeenteraad is vastgesteld.

Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht

In het verleden hebben Belastingdienst en gemeente Middelburg een convenant - het horizontaal toezicht - afgesloten. Dit is een vorm van samenwerking tussen twee partijen, waarbij wederzijds vertrouwen, begrip en transparantie belangrijk zijn. Doel van deze samenwerking is dat de fiscale regels op een juist manier binnen de gemeentelijk boekhouding zijn geborgd en worden verwerkt. Binnen het ‘oude’ convenant zijn in overleg met de Belastingdienst bepaalde fiscale items benoemd die per boekjaar nader onderzocht zijn. Zo hebben wij in het verleden de werkkostenregeling (WKR-regeling) nader bekeken en onlangs een specifieke controle afgerond op Btw/Bcf.

Begin 2021 is de gemeente gestart om de doorontwikkeling ‘Horizontaal toezicht’ vorm te geven. Deze doorontwikkeling is een gevolg van de evaluatie van het huidige HT en de manier waarop hier in de praktijk, zoals hierboven beschreven, door zowel belastingdienst als gemeente vorm en inhoud aan wordt gegeven. In feiten komt het neer op een verder professionalisering om fiscaal in control te zijn. Om in aanmerking te komen voor een nieuw individueel convenant is het van belang dat er een aantoonbaar werkend systeem is van interne beheersing, interne controle en monitoring (TCF), waardoor de organisatie in staat is aanvaardbare aangiften in te dienen. Voor de gemeente levert dit voordelen op om mogelijke fiscale risico’s met beheersmaatregelen te dempen.

AO/IC

In de administratieve organisatie (AO) worden de werkwijzen, regels, procedures, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en interne controlemaatregelen beschreven die voor de informatievoorziening van belang zijn. De doelstelling van de AO is het tot stand brengen en het in stand houden van een goede werking van de informatievoorziening.

Interne controle (IC) draagt bij aan het verbeteren van het functioneren van de organisatie en haar processen. IC beoogt grofweg drie doestellingen: betrouwbare financiële informatie, beheersbare processen en overeenstemming met de wet- en regelgeving. Om deze doelstellingen te realiseren, heeft een organisatie interne controlemaatregelen nodig. Daarbij kunnen meerdere verdedigingslinies worden ingericht. Zo zijn in de organisatie de eerste en tweede lijn vertegenwoordigd. De eerste lijn betreft het lijnmanagement. Deze medewerkers zijn primair verantwoordelijk voor de resultaten en de beheersing van risico’s. De tweede lijn richt zich op ondersteuning, advisering en coördinering van de eerste lijn en toetst of de interne controlemaatregelen op uitvoeringsniveau aanwezig zijn en juist worden uitgevoerd.

Een goed ingerichte AO/IC zorgt dat de organisatie ‘in control’ is. De controllers rapporteren jaarlijks over hun controlebevindingen middels de controllersrapportage, een graadmeter voor de mate waarin de organisatie daadwerkelijk in control is. De accountant geeft hierover tevens een oordeel tijdens de interim- en jaarrekeningcontrole. Uit de controles komen actiepunten naar voren die worden vastgelegd in een overzicht. Periodiek dienen de medewerkers in samenspraak met de afdelingshoofden aan te geven welke voortgang is geboekt in het uitvoeren van de actiepunten.

Rechtmatigheid en getrouwheid (212-onderzoeken)

Jaarlijks wordt er een intern controleplan opgesteld. Hierin is beschreven welke werkzaamheden het aankomend jaar door de controllers worden uitgevoerd. Onderdeel van deze werkzaamheden is het uitvoeren van rechtmatigheidscontroles op circa 25 financieel relevante processen.

Doelmatigheid en doeltreffendheid (213a-onderzoeken)

Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet zijn gemeenten verplicht doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken uit te voeren.

Actuele ontwikkeling voor gemeenten betreft de Rechtmatigheidsverantwoording (RMV). Eén van de actiepunten betreft het versterken van de eerste lijnscontrole in het proces. Uitvoering van het plan van aanpak RMV heeft zich vooral gericht op de afdeling TIM. Het doel is dit vervolgens verder uit te breiden naar de organisatie.

In 2021 is gebaseerd op ervaring met de bedrijfsvoering van afdeling TIM gestart met het opzetten van een intern beheersingsplan. De focus in dit plan is getrouw- en rechtmatigheid. De processen zijn in kaart gebracht en gebaseerd hierop zijn risico’s geïnventariseerd. Daarna zijn beheersingsmaatregelen opgesteld om de risico’s te reduceren. Implementatie van dit plan staat in 2022 en 2023 centraal.

In opdracht van de VZG voeren Zeeuwse controllers doelmatigheidsonderzoeken uit bij gemeenschappelijke regelingen. In 2022 hebben de Middelburgse controllers hun deelname gestart aan een doelmatigheidsonderzoek bij de gemeenschappelijke regeling die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de Leerplichtwet en de Regionale Meld- en Coördinatiefunctie Oosterschelderegio. De afronding van dit onderzoek vindt plaats in 2023. Er wordt gerapporteerd aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling en aan een werkgroep van de VZG.

Na vaststelling van de beleidskaders subsidieverlening en de subsidieverordening is in 2022 gestart met een onderzoek hoe de werkprocessen, nadere regels en het controleprotocol rond subsidieverlening moeten worden aangepast. Dit is in 2022 afgerond. Verdere inbedding hiervan volgt in 2023 en de betrokkenheid van de controllers hierbij zal doorlopen in 2023.

Actualiteiten

Rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf het rekeningjaar 2023 dient het college van B&W een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, welke relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. In de huidige situatie is het de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad. In de toekomst dient het college van B&W zelf een verantwoording op te stellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening en hierover het gesprek aan te gaan met de gemeenteraad. Op deze wijze kan de gemeenteraad haar controlerende rol beter vervullen.