Bedrijfsvoering

Inleiding

In deze paragraaf wordt ingegaan op de bedrijfsvoering van de Gemeente Middelburg. Met bedrijfsvoering worden de bedrijfsprocessen bedoeld die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit de programma's te realiseren. Het betreft beleidsmatige (primaire) processen, ondersteunende (secundaire) processen en de sturing en beheersing ervan. Over de volgende onderdelen wordt in de paragraaf Bedrijfsvoering inzicht gegeven in de uitvoering over het jaar 2023:

• Personeel en organisatie

• Dienstverlening

• Communicatie

• Juridische Zaken

• Informatie en Automatisering

• Documentaire/Digitale informatievoorziening

• Inkoop

• Informatiebeveiliging

• Privacybescherming

• Financieel Beleid/Beheer

• AO/IC

• Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording

Personeel en Organisatie

Onboarding nieuwe medewerkers

In 2025 is sterk ingezet op de professionalisering van onboarding van nieuwe medewerkers. Er is een app ontwikkeld waarmee we nieuwe collega’s een warm en overzichtelijk welkom geven. Zij kunnen al vóór hun eerste werkdag ontdekken wat onze organisatie te bieden heeft en zich stap voor stap voorbereiden op een goede start. Door informatie gefaseerd aan te bieden sluit de inhoud steeds goed aan bij de fase van het inwerktraject waarin de medewerker zich bevindt.

In 2025 zijn 61 vacatures ingevuld, waarvan 49 extern en 12 intern.

Bijeenkomst ambtenaar & Integriteit

Als onderdeel van het inwerktraject zijn we in 2025 gestart met het organiseren van de bijeenkomst Ambtenaar & Integriteit. Tijdens deze bijeenkomst informeren we nieuwe medewerkers over de gedragscode, ondermijning en een veilige publieke taak en besteden we aandacht aan het belang van informatieveiligheid en privacy. Aansluitend aan deze bijeenkomst worden de nieuwe medewerkers beëdigd. Dit is een extra bijeenkomst, naast de al bestaande bijeenkomst voor nieuwe medewerkers, waar onder andere aandacht wordt besteed aan politieke sensitiviteit.

Optimalisatie personeelsinformatiesysteem

In 2025 is gestart met een optimalisatietraject om het personeelsinformatiesysteem efficiënter en gebruiksvriendelijker te maken. Steeds meer aanvragen kunnen via een app ingediend en goedgekeurd worden. Per soort aanvraag wordt een nieuw proces gebouwd aan de hand van de cao en/of lokale regelgeving en in de app opgenomen. Ook andere informatie zoals salarisstroken, zijn gemakkelijk via deze weg beschikbaar voor medewerkers.

Organisatieontwikkeling

In 2025 is de implementatie van de herziene taakverdeling tussen afdelingshoofden, coördinatoren en strategisch adviseurs uitgewerkt. Ook de ontwikkelopgaven zoals het leertraject voor coördinatoren, is in 2025 voorbereid zodat in 2026 gestart kon worden met de implementatie en uitvoering.  Hierover is eind 2024 een besluit genomen. Daarnaast is ook de meer evenwichtige verdeling van taken over afdelingen voorbereid en besloten met als daadwerkelijke ingangsdatum 1 januari 2026.

Visie op werken

Het project Visie op werken is in 2025 doorgezet en afgerond. Het doel is o.a. om een prettige werkomgeving te creëren, die de samenwerking bevordert en ervoor zorgt dat we een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven. Hiervoor zijn verschillende onderzoeken uitgevoerd welke input hebben geleverd voor een werkomgeving die moet bijdragen aan betrokken en vitale medewerkers. In de loop van 2025 is er oriënterend gesproken over mogelijkheden om een museum c.q. collectiecentrum in het Stadskantoor te huisvesten, dit wordt verder onderzocht in 2026.

In-, door- en uitstroomproces

In 2024 is het in-, door- en uitstroomproces doorgelicht. Hieruit is een implementatieadvies gekomen om dit proces meer te automatiseren en veiliger in te richten op het gebied van informatieveiligheid en privacy. In 2025 is een start gemaakt met de implementatie. Aanvragen en wijzigingen worden nu via Topdesk ontvangen en verwerkt. De volledige werking wordt verder geoptimaliseerd in 2026.

Dienstverlening

In 2025 is ervoor gekozen om de tevredenheid van de gebruiker als indicator voor de kwaliteit van de dienstverlening af te waarderen. In plaats daarvan werken we een indicatorenset uit die meer inzicht biedt en gerichte sturingsinformatie oplevert. We werken bovendien niet meer met een grote, allesomvattende uitvoeringsagenda. In plaats daarvan kiezen we ieder jaar enkele duidelijke prioriteiten om aan te werken. Een datagedreven aanpak en inzet op de vier actielijnen uit de visie op dienstverlening blijven daarbij onverminderd belangrijk: 

• Persoonlijk en met aandacht

• Eenvoudige procedures

• Toegankelijkheid en inclusie

• Versnelde digitalisering

Voor iedere actielijn willen we één speerpunt voor het komende jaar benoemen. Door herprioritering van opdrachten en wisseling van medewerkers was er in 2025 echter substantieel minder capaciteit beschikbaar voor dienstverlening en is dit proces niet volledig afgerond.

In 2025 is gewerkt aan vereenvoudiging van het taalniveau van brieven en webpagina’s in samenspraak met inwoners. Verder is er gewerkt aan verdere digitalisering van de dienstverlening en verbeterde toegankelijkheid van de gemeentelijke website. Het aanpassen van de ontvangsthal heeft vertraging opgelopen vanwege het huisvestingsvraagstuk. 

Communicatie

Website

Alle websites en apps die overheden in de lucht hebben, moeten voldoen qua toegankelijkheid. Dat houdt in dat ze volledig geraadpleegd kunnen worden door mensen met een visuele of lichamelijke beperking. Dit is een van de aspecten waar we constant alert op zijn en wat we ook laten toetsen door een onafhankelijk bureau. Dat hebben we afgelopen jaar weer laten doen. En met succes. De samenvatting van het rapport begon met: "Het onderzoek is uitgevoerd tussen 28 juli 2025 en 08 augustus 2025. Er wordt voldaan aan 33 van 33 succescriteria (100 %). Onze onderzoeker heeft 0 problemen opgeschreven waarbij gebruikers met een functiebeperking mogelijk tegen problemen aanlopen.

We bleven ook in 2025 bezig met het nog verder uitfaseren van pdf's die op onze website staan. Dit deden we onder andere door de teksten om te zetten naar webpagina's en pdf formulieren om te zetten naar online invulbare formulieren die wel voldoen qua toegankelijkheid.

Daarnaast hebben we informatie over de Wmo en Jeugdwet op onze website veranderd zodat deze duidelijker en overzichtelijker is.

Afgelopen jaar hebben we de voorbereidingen getroffen voor het aanbieden van een vertaalmogelijkheid voor de website. Zodat in het nieuwe jaar ook buitenlandse bezoekers van onze website de informatie in het Engels en Duits kunnen lezen.

Zie ook de informatie in het programma Bestuur en Ondersteuning.

Middelburg Ontmoet

In 2025 ontwikkelde het online community platform Middelburg Ontmoet zich steeds verder. Het groeit qua aantal gebruikers, een schrijfgroep van een aantal enthousiaste Middelburgers ontstond en scheef een heel divers aantal berichten. Uiteraard werd de platform ook ingezet voor participatie, bijvoorbeeld voor het beleidsplan toerisme, het evenementenbeleid, fiets- en parkeerbeleid en Bewegen, Ontmoeten, Spelen en Sporten.

Op Middelburg Ontmoet staat ook de sociale netwerkkaart. Dat is een overzicht van organisaties die inwoners helpen om zich fit te voelen en mee te doen in de maatschappij. Denk aan sportclubs, culturele verenigingen, ontmoetingsplekken en aan organisaties waar je terechtkunt met vragen over thema’s als opgroeien, wonen, zorg en omgaan met geld. De indeling van de sociale kaart is gebaseerd op Positieve Gezondheid.

Zie ook de informatie in het programma Bestuur en Ondersteuning.

Sociale media

Gemeente Middelburg is actief op Facebook, Instagram, X (voorheen Twitter) en LinkedIn. En uiteraard ook op Middelburg Ontmoet. We gebruiken sociale media om informatie te zenden, bijvoorbeeld nieuwsberichten, aankondigingen van raadsvergaderingen en (werk)bezoeken van college(leden). Maar ook om mensen uit te nodigen voor bijeenkomsten of het invullen van een enquête. Onze wethouders zijn ook actief op een of meerdere sociale media.

Brieven testen

In 2025 zijn we voor het eerst met een lezerspanel bij elkaar gekomen. We hebben een aantal veel verstuurde brieven voorgelegd aan mensen die de Nederlandse taal minder machtig zijn. Zij hebben ons geholpen door aan te geven wat ze duidelijk en minder duidelijk vonden aan de brieven. De opmerkingen nemen we zeker mee in het verbeteren van onze uitgaangde brieven. In 2026 krijgt dit zeker een vervolg.

Overig

De communicatieadvsieurs en medewerkers van het cluster Communicatie zijn in 2025 ook ingezet op vele andere projecten en lijnactiviteiten. Denk aan het opstellen van visie op vervolgonderwijs, horecabeleid, diverse Europese projecten, azc, fiets- en parkeerbeleid, burgerberaad, gebiedsontsluiting Veerse Meer zuid, YouChoose, renovatie kademuren, Hart voor Dauwendaele, Hart voor Griffioen en afval.

Juridische zaken

Bezwaarschriften en geschillen

In 2025 heeft de kamer Algemene Zaken van de Commissie bezwaarschriften 10 keer vergaderd en 26 adviezen uitgebracht. Hiervan zijn 5 bezwaarschriften gegrond en 16 bezwaarschriften ongegrond verklaard. In 1 geval was er sprake van een combinatie gegrond/ongegrond. 4 bezwaarschriften zijn niet-ontvankelijk verklaard. Aan vergoedingen en reiskosten voor de commissieleden werd in totaal € 6.930,00 betaald.

Door de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren geldt voor ambtenaren het private arbiedsrecht. In 2025 heeft de Regionale Geschillencommissie geen individuele geschillen tussen gemeente en werknemer behandeld.

Klachten

De informele behandeling van klachten in 2025 laat ook dit jaar zien dat vlot en persoonlijk contact gelegd door de klachtbehandelaar bijzonder op prijs wordt gesteld door de klager. Deze persoonlijke contacten zorgden ervoor dat de meeste klachten snel naar tevredenheid van klager werden opgelost. In 2025 zijn 41 klachten behandeld waarvan zes ter behandeling aan de klachtencommissie zijn voorgelegd. De klachtencommissie heeft geadviseerd om vijf klachten ongegrond en één klacht niet-ontvankelijk te verklaren. Geen van deze klachten zijn voorgelegd aan de Nationale Ombudsman. Aan vergoedingen en reiskosten voor de commissieleden werd in totaal € 3.800,00 betaald.

Verzekeringen

Met ingang van 1 januari 2021 heeft de gemeente bij AON assurantiën een nieuw brandcontract met een looptijd van 3 jaar. Echter, als gevolg van de schadelast van de gemeente Middelburg (én landelijke) hadden de verzekeraars het gemeentelijk brandcontract per 1 januari 2023 pro-forma opgezegd. De verzekeraars hebben het brandcontract verlengd tot 1 januari 2024 en daarna tot 1 januari 2025. De verzekering wordt per jaar verlengd. Eén verzekeraar heeft een premieverhoging van 10% doorgevoerd. De andere verzekeraars hebben de premie niet gewijzigd.

De aansprakelijkheidsverzekering heeft de gemeente na een Europese aanbesteding per 1 januari 2020 ondergebracht bij Melior verzekeringen in Almelo. Melior verzekeringen en Centraal beheer zijn nagenoeg de enige aanbieders van aansprakelijkheidsverzekeringen voor (gemeentelijke) overheden. De aansprakelijkheidsverzekering wordt per jaar verlengd.

Naast bovengenoemde verzekeringen heeft de gemeente nog een derde grote verzekering, dit betreft de Construction All Riks (CAR) verzekering, deze is afgesloten bij Centraal beheer. Deze verzekering dekt de risico’s bij infrastructurele werken.

Informatievoorziening en Informatiebeheer

In het organisatieplan is ‘digitaal versnellen’ benoemd als één van de vijf speerpunten. Dit heeft o.a. geleid tot het opstellen van een Programma Digitalisering voor de periode 2022-2025. Dit programma fungeert als uitvoeringsprogramma voor de I-Visie die in juni 2020 is vastgesteld. In 2025 is gestart met het opstellen van een nieuwe I-Visie

Het programma heeft aandacht voor de digitale dienstverlening, regievoering en samenwerking, datagedreven werken, de (samen)werkplek, de vaardigheden en bewustzijn van de medewerker en innovatie binnen de afdelingen. Maar wellicht net zo belangrijk is het op orde houden en verbeteren van de bestaande informatiehuishouding.

De focus ligt voornamelijk op de juiste informatievoorziening realiseren om onze dienstverlening en bedrijfsvoering te ondersteunen. 

In 2025 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:

Project informatiearchitectuur

Het applicatielandschap is in beeld gebracht en vastgelegd in een architectuurplaat. Deze is ook per afdeling beschikbaar. Vervolgens is er aandacht geweest voor de procesarcitectuur van een aantal afdelingen.

Verbeterplan Informatiebeheer 

Het Verbeterplan Informatiebeheer 2022/2023 is geactualiseerd en in lijn gebracht met de aanbevelingen uit de KPI rapportages van Provincie Zeeland en het Zeeuws Archief n.a.v. de laatste inspecties. Het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer is ontwikkeld en zal in 2026 worden geïmplementeerd. Archieven uit het voormalige zaak-/documentsysteem zijn overgebracht naar het Zeeuws Archief. Voorbereidingen zijn getroffen ter bevordering van het integraal informatiebeheer, waarbij cluster Informatiebeheer en Functioneel Beheer in 2026 onderdeel zullen uitmaken van afdeling Bedrijfsvoering, waarvan het i-cluster al onderdeel uitmaakt.

Verbeterplan Functioneel beheer

Het verbeterplan Functioneel beheer is als het gevolg van andere prioriteiten slechts ten dele gerealiseerd. Door de organisatieontwikkeling lagen prioriteiten elders waardoor onderdelen zijn uitgesteld tot na de ingang van de vernieuwde organisatie. 

Het volgende is gerealiseerd: 

• Door de her-invoering van Topdesk zijn er bij meer functioneel beheerders Topdesk ingevoerd om incidenten vast te leggen. Hierdoor gebruiken meer en meer functioneel beheerders dezelfde wijze van ontvangst en afhandeling van incidenten.

• Selfguide is aangeschaft tbv gelijke manier van vastleggen van handleidingen. 

Implementatie nieuwe wetgeving

De implementatie van wetgeving met een directe relatie op de informatievoorziening is een doorlopend proces gezien de vele nieuwe wetten waarvan de invoering de komende jaren is gepland (o.a. Digital Decade). In 2025 is o.a. aandacht geweest voor de Wet digitale overheid en de omgevingswet en een aantal Europese wetten en verordeningen.

Microsoft 365

In 2025 is het project rondom de invoering van nagenoeg afgerond. Vanaf maart 2026 zullen de verdere ontwikkelingen ‘in de lijn’ worden opgepakt.

Project digitaliseren uitgaande post

In 2025 is de aanbesteding voor alle uitgaande post van de gemeente uitgevoerd. Er is een projectleider aangetrokken die de opdracht heeft om de technische implemantatie te begeleiden, waarna de organisatorische aansluiting van de verschillende afdelingen op het digitaal versturen van post via mijn overheid kan plaatsvinden.

Aansluiten op E-depot

In 2025 zijn de zaakdossiers van de periode 2011-2019, welke gevormd zijn in het zaaksysteem Green Valley, uitgeplaatst naar het Zeeuws Archief. Op de uitgeplaatste dossiers vindt in 2026 een kwalitatieve verrijking plaats om uiteindelijk definitief te kunnen worden overgebracht naar het e-depot. In 2026 zal een concreet implementatieplan worden opgesteld t.b.v. het structureel overdragen van digitale archiefbescheiden.

Digitale handtekening

In 2025 zijn de voorbereidingen getroffen voor het introduceren van de mogelijkheid om digitaal te kunnen ondertekenen vanaf februari 2026 is dit operationeel.

Scansoftware informatiebeheer

In 2025 zijn de in 2024 aangeschafte scanners ingesteld om te kunnen voldoen aan de kwaliteitseisen zoals gesteld in het Handboek vervanging gemeente Middelburg 2017. Het handboek is in 2025 geactualiseerd en zal in 2026 worden geëffectueerd. Tegelijkertijd is onderzoek gedaan naar een duurzame scanoplossing ter vervanging van de huidige scanoplossing. Deze duurzame scanoplossing zal in 2026 worden geïmplementeerd.

Inkoop

Borging van de rechtmatigheid en doelmatigheid van inkoop zijn speerpunten binnen de organisatie. De formats van aanbestedingsdocumenten zijn verder gestandaardiseerd. Marktverkenning wordt vaker ingezet zodat er doelmatiger wordt ingekocht. Tevens is het contractmanagement, inclusief contractbeheersysteem, geoptimaliseerd door vernieuwing van het systeem met koppeling naar het zaaksysteem. Er is continue aandacht vanuit inkoop gericht het vergroten van de kennis en het bewustzijn met betrekking tot de inkoopdoelstellingen bij de (nieuwe) medewerkers door het geven van kennissessies en het aansluiten bij cluster- en/of afdelingsoverleggen.

Op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen is in 2025 het Manifest ondertekend en wordt er met een MVOI-actieplan gewerkt. Naast MVOI-ambities van de gehele organisatie en afdelingsoverstijgende acties, zijn er acties en ambities bepaald per afdeling.

Aanbestedende diensten (waaronder gemeenten) moeten opdrachten die groter of gelijk zijn aan de Europese drempelwaarden op het Europees digitaal platform voor aanbestedingen plaatsen. Gemeente Middelburg gebruikt hiervoor TenderNed, hét online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid. In 2025 zijn door de gemeente Middelburg 10 Europese openbare en 32 meervoudig onderhandse aanbestedingen via TenderNed georganiseerd, dat zijn er 10 meer dan in 2024.

De unieke Zeeuwse inkoop netwerk-samenwerking is gecontinueerd en waar mogelijk geïntensiveerd in gezamenlijke projecten.

Informatiebeveiliging

In 2025 heeft de gemeente Middelburg verdere stappen gezet in het versterken van de informatieveiligheid en het professionaliseren van de organisatie op dit vlak. Een betrouwbare, actuele en volledige informatievoorziening is essentieel voor een goed functionerende overheid en vormt de basis voor het beschermen van de rechten van zowel inwoners als ondernemers. Dit vraagt om een integrale benadering, zorgvuldig opdrachtgeverschap en continu bewustzijn van risico’s. Alle onderdelen van de organisatie leveren hieraan een belangrijke bijdrage. 

Het proces van informatiebeveiliging richt zich primair op de bescherming van gemeentelijke informatie, maar biedt ook kansen, zoals het verantwoord inzetten van elektronische dienstverlening en het stimuleren van nieuwe en innovatieve werkmethoden. De focus ligt op het uitwisselen van informatie in alle vormen, inclusief digitaal, op papier en mondeling. Hierbij gaat het niet alleen om het beschermen van privacy, maar ook om het waarborgen van vitale maatschappelijke functies die door informatie worden ondersteund, zoals verkeer, vervoer, openbare orde en veiligheid. Het draait niet alleen om ICT; het vereist ook verantwoordelijk en bewust gedrag van alle medewerkers binnen de organisatie. 

De gemeente Middelburg heeft de volgende activiteiten in 2025 uitgevoerd: 

• De bewustwordingscampagne is in 2025 vernieuwd en opnieuw verplicht gesteld voor alle medewerkers. De focus lag op phishing en andere vormen van social engineering, wat heeft geleid tot een hoger bewustzijnsniveau en een betere digitale weerbaarheid. Daarnaast is verkend hoe de trainingen kunnen worden uitgebreid, onder meer met functiespecifieke modules en scenario‑oefeningen. Ook zijn nieuwe initiatieven ontwikkeld, zoals korte intranetberichten en een verbeterde onboarding voor nieuwe medewerkers. 

• In 2025 is verder gewerkt aan de actualisatie van het Gemeentelijk Strategisch Informatiebeveiligingsbeleid. Het vernieuwde beleid, waarin onder andere de nieuwe wetgeving zoals de Cyberbeveiligingswet is verwerkt, is inmiddels vrijwel afgerond en zal in 2026 worden ingevoerd. 

• De CISO heeft in 2025 verder gewerkt aan het verhogen van de digitale weerbaarheid. Er zijn risico‑inventarisaties uitgevoerd op vitale primaire processen, waaronder processen met gegevens in de cloud, en samen met andere gemeenten en leveranciers zijn aanvullende beveiligingsafspraken gemaakt. 

• De ENSIA‑cyclus is in 2025 opnieuw doorlopen voor de DigiD‑applicaties en de Suwinet‑aansluiting van de gemeente. Nieuw hierbij is dat de DigiD‑verantwoording niet langer via het college loopt, maar rechtstreeks bij Logius wordt ingediend. Ook is opnieuw gekeken naar ‘werking’, naast ‘opzet’ en ‘bestaan’. Deze uitgebreidere controle heeft bijgedragen aan een hogere mate van zekerheid over de effectiviteit van de informatiebeveiligingsmaatregelen. 

Privacybescherming

In 2025 is het privacybeleid van de gemeente herzien en opnieuw gepubliceerd. Dit beleid vormt het kader voor de omgang met persoonsgegevens binnen de organisatie en geeft invulling aan de verplichtingen uit de Algemene verordering gegevensbescherming (AVG).

De eerste organisatorische stappen om de implementatie van dit beleid te ondersteunen zijn gezet. Zo is structureel overleg ingericht tussen het management en het Privacy Office. Ook is voor elke afdeling een Contactpersoon Privacy (CP) aangewezen die voor de afdeling als eerste aanspreekpunt fungeert, bijdraagt aan het stimuleren van een privacybewuste cultuur op de afdeling én een belangrijke signalerende en coördinerende rol vervult.

De verdere operationalisering van het privacybeleid is nog in ontwikkeling. Cruciaal onderdeel hiervan is de realisatie van de basisadministratie van de gemeente op het gebied van privacy. Deze privacyadministratie omvat onder meer een actueel en volledig verwerkingsregister, gedocumenteerde procedures en aantoonbare borging van privacy in werkprocessen. Het is in 2025 niet gelukt deze basis privacyadministratie te realiseren. In de dagelijkse dynamiek binnen de organisatie, waarin verschillende prioriteiten om voorrang strijden, bleek hiervoor zowel binnen het Privacy Office als op de afdelingen onvoldoende tijd en capaciteit beschikbaar. Er zijn op dit vlak wel een aantal concrete stappen gezet. Zo is in 2025 tooling aangeschaft die het privacymanagement binnen de organisatie structureel kan ondersteunen. Deze tooling zal, onder meer, gebruikt worden voor het documenteren en beheren van het verwerkingsregister en het voeren van een adequate administratie met betrekking tot Data Protection Impact Assessments (DPIA’s), datalekken en verzoeken van betrokkenen die hun privacyrechten uitoefenen. Ook biedt deze tooling uitgebreide mogelijkheden op het gebied van risicobeheer, monitoring van beheersmaatregelen, uitvoering van toezicht en managementrapportages. Met de aanschaf van deze tooling is dus een belangrijke randvoorwaarde gecreëerd voor efficiënte en meer gestructureerde inrichting van de privacyadministratie, in tegenstelling tot eerder gebruikte tooling die hiervoor minder geschikt bleek. Wel moet nog een hoop werk worden verricht om de mogelijkheden van deze tooling optimaal te benutten.

Een ander doel voor 2025 was het vergroten van de privacykennis en het stimuleren van een privacybewuste cultuur binnen de gemeente. Zoals reeds beschreven, beschikt elke afdeling inmiddels over een CP. Deze medewerkers hebben, in aanvulling op de voor elke medewerker verplichte scholingen over privacy en informatieveiligheid via de Middelburg Academie, in mei 2025 een basistraining AVG gevolgd via ICTRecht. Ook worden vanuit het Privacy Office sessies voor de CP georganiseerd om actuele privacykwesties met elkaar te bespreken en de opgedane kennis te borgen dan wel uit te breiden. Verder geeft de Privacy Officer ca. elke 6 weken een presentatie over zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens tijdens de bijeenkomst ‘Ambtenaar en integriteit’, een bijeenkomst voor nieuwe medewerkers die voorafgaat aan het afleggen van de ambtseed. Tot slot is de ‘privacy-etalage’ op het intranet van de gemeente in 2025 gerealiseerd, waar medewerkers zowel uitgebreide informatie over dit onderwerp als bijvoorbeeld actuele formats voor uitvoering van DPIA’s en sluiten van relevante overeenkomsten kunnen vinden.

Hoewel het in 2025 niet is gelukt de ambities op het gebied van privacy binnen de gemeente volledig te realiseren, is dit jaar wel vooruitgang geboekt op basis waarvan in 2026 verder kan worden gebouwd met als doel het privacyvolwassenheidsniveau van de gemeente naar het minimaal vereiste niveau te brengen.

Financieel Beleid/Beheer

Financiën vervult binnen de gemeentelijke organisatie een belangrijke rol in het realiseren van bestuurlijke en organisatorische doelstellingen. Control zorgt toetst of de inzet van publieke middelen rechtmatig, doelmatig en doeltreffend plaatsvindt, en vormt daarmee een essentiële pijler onder de kwaliteit van de uitkomsten in de politieke keuzes die worden gedaan. Het organisatiebelang staat centraal en de inzet van mensen, geld en informatie wordt daar optimaal op afgestemd. Daarbij kiezen we voor een integrale benadering met respect voor ieders rol, positie en verantwoordelijkheid. De bijdrage van Bedrijfsvoering beperkt zich dan niet tot het geven van adviezen aan het eind van de voorbereiding van een besluit, maar er wordt vanaf het begin samengewerkt. Medewerkers van Bedrijfsvoering bieden actief ondersteuning aan en coördineren zelf intern de vragen voor interne klanten en werken continu aan onze meerwaarde.

Financiën ondersteunt de organisatie door:

• Het opstellen, bewaken en analyseren van de Planning & Control-cyclus, waaronder de begroting, tussentijdse rapportages en de jaarrekening;

• Het adviseren van bestuur en management over financiële consequenties van beleidskeuzes en strategische ontwikkelingen;

• Het bewaken van financiële kaders, zoals budgetten, reserves en voorzieningen, zodat keuzes passen binnen de vastgestelde financiële ruimte;

• Het ontwikkelen en toepassen van kaders, richtlijnen en interne beheersingsmaatregelen die bijdragen aan transparantie, uniformiteit en betrouwbaarheid van financiële informatie;

• Het tijdig signaleren van risico’s en kansen, en het ondersteunen bij het opstellen van beheersmaatregelen of het benutten van mogelijkheden;

• Het faciliteren van vakafdelingen met financiële expertise vanaf de start van projecten, programma’s en beleidsontwikkeling, zodat financiële haalbaarheid en uitvoerbaarheid goed in beeld zijn;

• Het financieel beheer richt zich op administratieve verwerking van, crediteuren, banken, kas en BTW-aangiften.

Daarmee is Financiën niet alleen een controlerende en administratieve discipline, maar vooral een strategische partner van de vakafdelingen. In nauwe samenwerking wordt gewerkt aan het realiseren van maatschappelijke opgaven binnen verantwoord financieel beheer. De financiële functie draagt zo bij aan een toekomstbestendige, wendbare en transparante organisatie waarin middelen optimaal worden ingezet voor het publieke belang.

AO/IC

Een geïntegreerde aanpak

In mei 2025 stelde het college het plan ‘Middelburg in Control 2025-2028’ vast. Eind juni 2025 is dit plan gepresenteerd aan de Auditcommissie van de gemeente. Dit plan gaat over de interne beheersing van de gemeente Middelburg op basis van de Control paraplu.

Het plan Middelburg in Control 2025-2028 betreft het volgende:

• Integratie van op dit moment tien control onderdelen volgens bovenstaand figuur;

• Verschuiving van gegevensgerichte controles achteraf naar borging controles in de processen;

• Processen;

• Jaarlijks terugkerende activiteiten en fasering;

• Afstemming met accountant en Belastingdienst;

• Doelmatig- en doeltreffendheid onderzoek art 213a;

• Rapportagestructuur;

• Management Control Systeem;

• Integrale ondersteuning met één softwaresysteem, TrustBound GRC.

Bij interne beheersing gaat het om opzet, bestaan en werking. We geven hieraan invulling door voor de in het plan genoemde processen per proces een risicoanalyse uit te voeren. Hierbij besteden we aandacht aan alle onderdelen die in de Control paraplu worden genoemd. Met deze risicoanalyse richten we vervolgens de interne beheersing met beheersmaatregelen het desbetreffende proces in (opzet) en toetsen we de werking van de hiervoor genoemde beheersmaatregelen met een deelwaarneming (bestaan). Tenslotte nemen we een aantal steekproeven (werking). Als de toets – bestaan – geen bijzonderheden oplevert kunnen we volstaan met een beperkt aantal steekproeven. Deze wijze van interne beheersing is in de lijn van de bedoeling van de invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college, leidt tot een doelmatig controlproces en heeft positieve doorwerking op de organisatieontwikkeling.

In de 2e helft van 2025 startten wij met de uitwerking van risicoanalyses per proces, en de invoering daarvan in TrustBound GRC. In 2026 gaan we hiermee verder. Op processen die nog niet zijn omgezet voeren we nog interne controle op de oude werkwijze uit.

We werkten in 2025 aan de processen: uitgaande subsidies, inkoop en aanbesteding, de sociaal domein processen Wmo, jeugd en Pgb, samenwerkingsverbanden en de betalingsorganisatie.

Daarnaast vond adhoc advisering plaats op het moment dat we verbetermogelijkheden waarnemen in de processen op het gebied van doelmatig- doeltreffend- en rechtmatigheid. In dat geval wachten we niet tot een proces aan de beurt is.

Doelmatig- en doeltreffendheidonderzoek

Vanuit de door de gemeenteraad vastgestelde verordening doelmatig- en doeltreffendheid van het gevoerde beleid (213a Gw) voerden wij in 2025 één themaonderzoek uit, Werken in Opgaven en Projecten. Het college stelde het onderzoeksrapport vast en gaf de organisatie opdracht tot het uitwerken van de aanbevelingen in een verbeterplan. Zodra deze is vastgesteld leggen we de stukken ter kennisname aan de gemeenteraad voor.

We troffen voorbereidingen om vanaf 2026 volledig te voldoen aan de verordening. We stelden eind 2025 een onderzoeksplan op voor de jaren 2026-2028. Dit plan legden wij voor aan de auditcommissie. Daarnaast stelden we een toetsingskader op voor organisatieonderzoek. Ook dit legden wij voor aan de auditcommissie.

De controller van de gemeente Middelburg maakt deel uit van de Zeeuwse controllers die doelmatigheidsonderzoeken doen bij de verbonden partijen. In 2025 werd een doelmatigheidsonderzoek uitgevoerd bij het SVWO. Dit onderzoek was eind 2025 nog niet afgerond. Een doelmatigheidsonderzoek bij RUD Zeeland werd doorgeschoven naar 2026 vanwege de ontwikkelingen rondom robuuste RUD. De controller van de gemeente Middelburg was bij beide onderzoeken niet betrokken. De controller staat in 2026 op de planning voor een doelmatigheidsonderzoek bij de Zeeuwse Muziekschool.

Rapportagestructuur

Vanuit Middelburg in Control 2025-2028 is één controllersrapportage opgesteld, aangeboden aan de betrokkenen, MT, College en voorgelegd aan de auditcommissie. Aan de Belastingdienst is een fiscaal jaarverslag verstrekt over 2024. Ook zijn de wensen van control kenbaar gemaakt voor een organisatie breed dashboard, waarop voor alle lagen van de organisatie (raad, college, MT, afdelingen) de juiste data wordt gepresenteerd om in control te kunnen zijn. Dit krijgt in 2026 een vervolg.

Ook is gestart met de doorontwikkeling van de programmabegroting vanaf 2027. Dit door het voorstellen van een nieuwe programmaplan met een andere indeling van programma’s en een andere structuur binnen de programma’s.

Interbestuurlijk toezicht (IBT)

Het IBT betreft wettelijk geregeld toezicht door de provincie Zeeland op de domeinen informatie en archief, omgevingsrecht, erfgoed en archeologie en huisvesting vergunninghouders. In 2023 stelde de provincie Zeeland het beleidskader ‘Interbestuurlijk Toezicht (IBT) 2023-2027’ vast. Het is de bedoeling van de provincie om jaarlijks een ‘Uitvoeringagenda Generiek bestuurlijk toezicht’ te verstrekken. In 2025 ontvingen we de definitieve beoordelingsbrief over 2023. Het resultaat hiervan was:

Archief & informatiebeheer:               Goed

Huisvesting vergunninghouders:         Goed

Omgevingsrecht:                               Redelijk

Erfgoed en monumenten:                   Zeeuws breed geen beoordeling ivm te weinig informatie

Wij informeerden de gemeenteraad hierover met een memo actief. In november ontvingen we een eerste concept beoordeling 2024 waarop de gemeenten en het waterschap konden reageren. Wij gaven een ambtelijke reactie op het concept. Ook waren er enkele ambtelijke toezichtgesprekken. De definitieve beoordeling over 2024 volgt begin 2026. Op dat moment brengen wij de definitieve beoordeling over 2024 in het bestuurlijk proces.

Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf 2023 stelt het college een rechtmatigheidsverantwoording (RMV) op voor de gemeenteraad. De accountant geeft hierdoor geen oordeel meer over de rechtmatigheid. Wel neemt de accountant de RMV mee in zijn controle op getrouwheid. De accountant beoordeelt of de RMV getrouw is opgesteld.

Begrotingsrechtmatigheid

In 2025 stelden wij de rechtmatigheidsverantwoording op met als resultaat onrechtmatig. We overschreden de rechtmatigheidsgrens met ca. € 140.000. Alle onrechtmatigheden op de exploitatie zijn volgens de afspraken met de raad in de financiële verordening aan te merken als acceptabel. Voor het rechtmatigheidsoordeel bij investering staat in de financiële verordening een grensbedrag genoemd van € 10.000 voor individuele kredieten. Het sublid 5d van artikel 9c Begrotingscriterium in de financiële verordening waarin vermeld is ‘overschrijding past binnen bestaand beleid’ is niet geldig voor investeringen. In 2026 stellen we de gemeenteraad voor om dit ook van toepassing te verklaren op investeringen.

De overschrijding op investeringen bedraagt afgerond € 125.000. Dit bestaat uit diverse bedragen. Hiervan zijn er negen kredieten met geringe bedragen onder de € 10.000, en daarnaast twee investeringen boven de € 10.000. Dit betreft:

Kruitmolen basketbalinstallatie speelveld                                          € 14.500

Herstel gymzaal Kruisweg Nehalennia                                              € 87.500

Omdat beide overschrijding lager zijn dan € 100.000 lichten wij deze verder niet toe.

Inkoop en aanbesteding

Dit valt onder het voorwaardecriterium rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording. Hiervoor zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd.

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)

Hieronder geven wij aan welke acties we ondernamen om tot het oordeel te komen geen onrechtmatigheden bij M&O:

• Uitvoering van de beheersmaatregelen zoals deze zijn beschreven in de fraude-risicoanalyse welke in 2024 is vastgesteld met daarin M&O;

• Inbrengen van deze beheersmaatregelen in de risicoanalyses per proces van Middelburg in Control;

• Gebruik van aanvraagformulieren met ontvankelijkheidcontroles daarop voor diverse processen, zoals subsidies en vergunningen;

• Gesprekken over interne beheersing in de organisatie waaruit blijkt dat beheersmaatregelen worden uitgevoerd.