Wet open overheid

Inleiding

De Wet open overheid (Woo) heeft als doel om de transparantie van de overheid te vergroten door het openbaar maken van overheidsinformatie te bevorderen. Als gevolg hiervan zijn er een aantal juridische verplichtingen omtrent publiceren die verband houden met de Woo, waaronder:

1. Actieve openbaarmaking: Een belangrijk onderdeel van de Woo is de verplichting tot actieve openbaarmaking van 17 informatiecategorieën door alle bestuursorganen. Deze verplichting is nu nog niet van kracht, maar treedt gefaseerd in werking (per informatiecategorie) omdat organisaties tijd nodig hebben de openbaarmaking van de verschillende categorieën voor te bereiden en in te richten.

2. Passieve openbaarmaking: Naast de actieve openbaarmaking, kan een ieder de gemeente verzoeken om openbaarmaking van publieke informatie. Hierbij moet duidelijk worden vermeld op welke documenten dan wel aangelegenheid het verzoek betrekking. Deze procedure is geregeld in hoofdstuk 4 Woo. In 2023 zijn 49 verzoeken in het kader van de Woo gedaan.

3. Toegankelijkheid van informatie: Overheidsinstanties moeten ervoor zorgen dat informatie die zij actief openbaar maken, toegankelijk is voor een breed publiek. Dit betekent dat de informatie digitaal beschikbaar moet zijn en in een toegankelijk format, zoals pdf of html.

4. Informatiebeheer: Overheidsinstanties zijn verplicht om hun informatie op een zorgvuldige en duurzame wijze te beheren. Dit betekent dat zij moeten zorgen voor een goede archivering en dat informatie niet verloren gaat.

5. Registeren van informatie. Concreet betekent dit, vastleggen:

• De datum waarop het document is geproduceerd;

• De aard van het document (bijvoorbeeld: rapport, brief, memo);

• De identiteit van de auteur(s) van het document;

• De identiteit van de ontvanger(s) van het document;

• Het onderwerp van het document.

• Daarnaast moeten overheidsinstanties ook bijhouden of een document openbaar gemaakt is of niet, en zo ja, op welke datum dit heeft plaatsgevonden.

Beleidsvoornemens

Beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de ‘wet open overheid’ (Woo):

De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden en beoogt een transparantere en beter toegankelijke overheid. In reactie hierop heeft de gemeente Middelburg de informatie op haar website geactualiseerd, zodat inwoners duidelijk kunnen zien hoe zij een Woo-verzoek kunnen indienen en waar specifieke informatie beschikbaar is. Daarnaast heeft de gemeente adviesbureau KB&P opdracht gegeven een impactanalyse uit te voeren en een implementatieplan op te stellen.

Op basis van het adviesrapport heeft het college in juli 2023 besloten de Woo te implementeren op basisniveau. Dit betekent dat de gemeente de wettelijke fasering van de Woo volgt, waarbij de implementatie is uitgespreid over de periode 2021-2026. Voor gemeenten zijn 11 informatiecategorieën vastgesteld die in drie fasen openbaar gemaakt moeten worden.

Gerealiseerd beleid in relatie tot beleidsvoornemens

De eerste fase van de Woo-implementatie is in 2024 voltooid. Binnen deze fase zijn vier informatiecategorieën actief openbaar gemaakt:

1. Bereikbaarheidsgegevens – contactgegevens van de gemeente

2. Organisatie en werkwijze – het gemeentelijk organogram

3. Vergaderstukken – bestuurs- en raadsstukken

4. Woo-verzoeken en besluiten (extra nog niet wettelijk vereiste). Er is ook specifiek aandacht voor het publiceren van de gedane Woo-verzoeken met betrekking tot het nieuwe AZC Cleene Hooge (publiceren op de open-info pagina, ook te raadplegen via de link in de Woo-index.)

5. Daarnaast zijn een Woo-contactpersoon en een Roo-redacteur aangesteld om de implementatie en naleving van de wet te waarborgen.

De Woo-contactpersoon binnen de gemeente Middelburg heeft als taak om:

• Woo-verzoeken, overeenkomstig het daarvoor vastgestelde stappenplan, in eerste instantie in goede banen te leiden, zoals het registreren, verzoeken om nadere informatie, afhandelen of doorzetten.

• Intern en extern te communiceren over de Woo, bijvoorbeeld door medewerkers en inwoners te informeren over de procedures.

• Samenwerking binnen de organisatie te bevorderen om te zorgen dat de juiste informatie tijdig wordt verzameld en openbaar gemaakt. Een en ander is en zal geschieden in samenwerking met het cluster communicatie. Dit valt samen met het Customer Succes Traject (samenwerking functioneel beheer en informatiebeheer).

• Zorgen voor actieve openbaarmaking, oftewel het proactief publiceren van bepaalde informatiecategorieën zoals voorgeschreven door de Woo.

De Woo-contactpersoon fungeert dus als een schakel tussen burgers, collega’s en bestuurders als het gaat om overheidsinformatie en transparantie. De Roo-redacteur ervoor dat overheidsinformatie duidelijk, vindbaar en correct openbaar wordt gemaakt, in lijn met de eisen van de Woo.

Woo-verzoeken afgedaan in 2024

Fase 2: lopend

Op basis van fase 1 zijn in 2024 de volgende informatiecategorieën in fase 2 verder uitgewerkt:

1. Wet- en regelgeving

2. Raadstukken

Daarnaast zijn twee nieuwe categorieën toegevoegd die openbaar gemaakt moeten worden:

3. Adviezen van adviescolleges

4. Jaarplannen en -verslagen (deze informatie is al beschikbaar op de website en via een link in de Woo-index)

Naast deze informatiecategorieën is in 2024 gewerkt aan:

• Het archiveren van externe e-mails en WhatsApp-berichten.

• Het opstellen van een Informatiebeheerplan.

Voor de categorieën in fase 2 zijn inmiddels werkdefinities opgesteld. De exacte termijn waarop deze openbaar moeten zijn, is nog niet vastgesteld, maar wordt naar verwachting in Q4 2025 of Q1 2026 gerealiseerd.

Met deze stapsgewijze implementatie van de Woo heeft de gemeente Middelburg in 2024 gewerkt en blijft zij werken aan een transparante en toegankelijke informatievoorziening voor inwoners en andere belanghebbenden.