Bedrijfsvoering

Inleiding

In deze paragraaf wordt ingegaan op de bedrijfsvoering van de Gemeente Middelburg. Met bedrijfsvoering worden de bedrijfsprocessen bedoeld die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit de programma's te realiseren. Het betreft beleidsmatige (primaire) processen, ondersteunende (secundaire) processen en de sturing en beheersing ervan. Over de volgende onderdelen wordt in de paragraaf Bedrijfsvoering inzicht gegeven in de uitvoering over het jaar 2023:

• Personeel en organisatie

• Dienstverlening

• Communicatie

• Juridische Zaken

• Informatie en Automatisering

• Documentaire/Digitale informatievoorziening

• Inkoop

• Informatiebeveiliging

• Privacybescherming

• Financieel Beleid/Beheer

• AO/IC

• Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording

Personeel en Organisatie

Arbeidsmarktcommunicatie

In 2024 is voortgebouwd op de professionalisering van de arbeidsmarktcommunicatie. Zo zijn er foto’s gemaakt, een promotiefilmpje voor de gemeente als werkgever, in een participatief traject nieuwe kernwaarden opgesteld en is nog meer deelgenomen aan beurzen om de gemeente Middelburg sterker op de kaart te zetten. Dit alles heeft bijgedragen aan een recordaantal van 87 ingevulde vacatures.

Aanbesteding personeelsinformatiesysteem

In 2024 moest het personeelsinformatiesysteem worden aanbesteed. De uitkomst hiervan was dat de huidige leverancier (Youforce, van Visma Raet) de gunning heeft gekregen. In de praktijk betekent dit dat we een optimalisatietraject doorlopen om het personeelsinformatiesysteem efficiënter en gebruiksvriendelijker te maken.

Organisatieontwikkeling

In navolging op de organisatieanalyse in 2023 is in 2024 een vervolgproject opgestart dat een advies uitwerkt voor een herziene taakverdeling tussen afdelingshoofden, coördinatoren en strategisch adviseurs. Hierover is eind 2024 een besluit genomen. Daarnaast werkt de projectgroep ook een advies uit voor een meer evenwichtige verdeling van taken over afdelingen. Dat volgt in 2025.

Visie op werken

In 2024 is het project Visie op werken opgestart. Het doel is o.a. om een prettige werkomgeving te creëren, die de samenwerking bevordert en ervoor zorgt dat we een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven. Hiervoor zijn verschillende onderzoeken uitgevoerd naar o.a. de mogelijkheden en limitaties van de huidige werkomgeving, de manieren van werken door verschillende typen functies en een bezettingsgraadmeting. Dit is input voor een werkomgeving die moet bijdragen aan betrokken en vitale medewerkers. Dit project loopt door in 2025.

Medewerkeronderzoek

In 2024 is een tweede medewerkeronderzoek uitgevoerd. Het onderzoek was enerzijds gericht op de werkbeleving met extra thema veiligheid en inclusiviteit. 82% van de medewerkers heeft de vragenlijst ingevuld. De resultaten geven een positief beeld over de gemeente als werkgever.

In-, door- en uitstroomproces

Het in-, door- en uitstroomproces is doorgelicht. Hieruit is een implementatieadvies gekomen om dit proces meer te automatiseren en veiliger in te richten op het gebied van informatieveiligheid en privacy.

Dienstverlening

Het programma Dienstverlening is in 2024 structureel belegd met het aanstellen van een adviseur Dienstverlening.

Er is gekozen voor een data-gedreven aanpak van de verbetering van dienstverlening. Vandaar dat in 2024 aan de slag is gegaan met het opzetten van een overzicht van meetgegevens over de dienstverlening. Aan de hand van deze meetgegevens stellen we in 2025 een meerjarige uitvoeringsagenda op.

Communicatie

Website

Alle websites en apps die overheden in de lucht hebben, moeten voldoen qua toegankelijkheid. Dat houdt in dat ze volledig geraadpleegd kunnen worden door mensen met een visuele of lichamelijke beperking. Dit is een van de aspecten waar we constant alert op zijn. De website is echter nog niet perfect. Dit heeft vooral te maken met pdf's die op de website staan. In 2024 hebben we er weer een aantal van de website kunnen halen. Dit deden we onder andere door de teksten om te zetten naar webpagina's en pdf formulieren om te zetten naar online invulbare formulieren die wel voldoen qua toegankelijkheid. Daarmee hebben we een aantal stappen gezet in de digitale toegankelijkheid van Gemeente Middelburg.

Op onze website hebben we tegenwoordig ook een kaart met een overzicht van actuele wegwerkzaamheden in onze gemeente. Naast aanduiding op de kaart staat er ook tekst bij over wat de werkzaamheden zijn, wanneer ze zijn en wie ze uitvoert.

Zie ook de informatie in het programma Bestuur en Ondersteuning.

Middelburg Ontmoet

In 2024 ontwikkelde het online community platform Middelburg Ontmoet zich steeds verder. Het groeit qua aantal gebruikers, een schrijfgroep van een aantal enthousiaste Middelburgers ontstond en scheef een heel divers aantal berichten. Uiteraard werd de platform ook ingezet voor participatie, bijvoorbeeld voor het beleidsplan toerisme, het evenementenbeleid, fiets- en parkeerbeleid en Bewegen, Ontmoeten, Spelen en Sporten.

Op Middelburg Ontmoet staat ook de sociale netwerkkaart. Dat is een overzicht van organisaties die inwoners helpen om zich fit te voelen en mee te doen in de maatschappij. Denk aan sportclubs, culturele verenigingen, ontmoetingsplekken en aan organisaties waar je terechtkunt met vragen over thema’s als opgroeien, wonen, zorg en omgaan met geld. De indeling van de sociale kaart is gebaseerd op Positieve Gezondheid.

Zie ook de informatie in het programma Bestuur en Ondersteuning.

Sociale media

Gemeente Middelburg is actief op Facebook, Instagram, X (voorheen Twitter) en LinkedIn. En uiteraard ook op Middelburg Ontmoet. We gebruiken sociale media om informatie te zenden, bijvoorbeeld nieuwsberichten, aankondigingen van raadsvergaderingen en (werk)bezoeken van college(leden). Maar ook om mensen uit te nodigen voor bijeenkomsten of het invullen van een enquête. Onze wethouders zijn ook actief op een of meerdere sociale media.

Herschrijven brieven

In 2024 hebben we een heel veel brieven van de samenwerking belastingen en de Toegang herschreven naar B1-niveau, sommigen zijn zelfs nog eenvoudiger geworden. In het verlengde hiervan hebben we in 2024 de voorbereidingen gedaan voor het samenstellen van een groep inwoners die ons gaan helpen met het nog begrijpelijker maken van brieven die wij versturen.

Overig

De communicatieadvsieurs en medewerkers van het cluster Communicatie zijn in 2024 ook ingezet op vele andere projecten en lijnactiviteiten. Denk aan het opstellen van evenementenbeleid, beleidsplan toerisme, diverse Europese projecten, azc, voorbereiden burgerberaad, gebiedsontlsuiting Veerse Meer zuid, YouChoose, Hackshield, renovatie kademuren, Hart voor Dauwendaele en Hart voor Griffioen.

Juridische zaken

Bezwaarschriften en geschillen

In 2024 heeft de kamer Algemene Zaken van de Commissie bezwaarschriften 12 keer vergaderd en 25 adviezen uitgebracht. Hiervan zijn 5 bezwaarschriften gegrond en 16 bezwaarschriften ongegrond verklaard. In 2 gevallen was er sprake van een combinatie gegrond/ongegrond. 2 bezwaarschriften zijn niet-ontvankelijk verklaard. Aan vergoedingen en reiskosten voor de commissieleden werd in totaal € 9.240,00 betaald.

Door de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren geldt voor ambtenaren het private arbiedsrecht. In 2024 heeft de Regionale Geschillencommissie geen individuele geschillen tussen gemeente en werknemer behandeld.

Klachten

De informele behandeling van klachten in 2024 laat ook dit jaar zien dat vlot en persoonlijk contact gelegd door de klachtbehandelaar bijzonder op prijs wordt gesteld door de klager. Deze persoonlijke contacten zorgden ervoor dat de meeste klachten snel naar tevredenheid van klager werden opgelost. In 2024 zijn 41 klachten behandeld waarvan twee ter behandeling aan de klachtencommissie zijn voorgelegd. De klachtencommissie heeft geadviseerd om deze twee klachten gegrond te verklaren. Geen van deze klachten zijn voorgelegd aan de Nationale Ombudsman. Aan vergoedingen en reiskosten voor de commissieleden werd in totaal € 762,00 betaald.

Verzekeringen

Met ingang van 1 januari 2021 heeft de gemeente bij AON assurantiën een nieuw brandcontract met een looptijd van 3 jaar. Echter, als gevolg van de schadelast van de gemeente Middelburg (én landelijke) hadden de verzekeraars het gemeentelijk brandcontract per 1 januari 2023 pro-forma opgezegd. De verzekeraars hebben het brandcontract verlengd tot 1 januari 2024 en daarna tot 1 januari 2025. De verzekering wordt per jaar verlengd. Eén verzekeraar heeft een premieverhoging van 10% doorgevoerd. De andere verzekeraars hebben de premie niet gewijzigd.

De aansprakelijkheidsverzekering heeft de gemeente na een Europese aanbesteding per 1 januari 2020 ondergebracht bij Melior verzekeringen in Almelo. Melior verzekeringen en Centraal beheer zijn nagenoeg de enige aanbieders van aansprakelijkheidsverzekeringen voor (gemeentelijke) overheden. De aansprakelijkheidsverzekering wordt per jaar verlengd.

Naast bovengenoemde verzekeringen heeft de gemeente nog een derde grote verzekering, dit betreft de Construction All Riks (CAR) verzekering, deze is afgesloten bij Centraal beheer. Deze verzekering dekt de risico’s bij infrastructurele werken.

Informatievoorziening en Informatiebeheer

In 2022 is in het organisatieplan 'Middelburg in ontwikkeling’ digitaal versnellen benoemd als speerpunt. Dit heeft o.a. geleid tot het opstellen van een Programma Digitalisering voor de periode 2022-2025. Dit programma fungeert als uitvoeringsprogramma voor de I-Visie die in juni 2020 is vastgesteld.

Het programma heeft aandacht voor de digitale dienstverlening, regievoering en samenwerking, datagedreven werken, de (samen)werkplek, de vaardigheden en bewustzijn van de medewerker en innovatie binnen de afdelingen. Maar wellicht net zo belangrijk is het op orde houden en verbeteren van wat er nodig is om dit alles op een goede manier mogelijk te kunnen maken.

De focus ligt voornamelijk op de juiste informatievoorziening realiseren om onze dienstverlening en bedrijfsvoering te ondersteunen. Dit betekent dat we investeren ‘aan de achterkant’ in zaken die randvoorwaardelijk zijn voor het op een goede manier kunnen organiseren van de informatievoorziening. Daarnaast organiseren we tegelijkertijd ‘de voorkant’; de informatievoorziening.

In 2024 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:

• De moderne werkplek en de Teams als (samen)werkomgeving zijn verder vorm gegeven

• Er is gestart met de uitvoering van het verbeterplan functioneel beheer

• Het beschrijven van de informatiearchitectuur is verder uitgewerkt

• Het datawarehouse is doorontwikkeld en er zijn diverse bronapplicaties op aangesloten

• Ambitieniveau Basis met betrekking tot de Wet open overheid (Woo) is gerealiseerd

• NotuBiz Recordmanagement is geïmplementeerd en ingericht

• Het vervangingsproces (conform Archiefwet) is geactualiseerd

• Cluster Informatiebeheer is versterkt met een adviseur informatiebeheer

• Een kwaliteitssysteem is opgezet

• Gestart met het opstellen van diverse beleidsdocumenten en -richtlijnen

• Doorlopende opvolging diverse aanbevelingen i.h.k.v. horizontaal toezicht

• Doorlopende actiepunten met betrekking tot de borging duurzame toegankelijkheid van informatie

Inkoop

Borging van de rechtmatigheid van inkoop en aanbesteden is een belangrijk speerpunt binnen de organisatie. Deze borging verbetert doordat er vaker gebruik is gemaakt van het inkooptrajectformulier. Tevens is het contractmanagement, inclusief contractbeheersysteem, geoptimaliseerd.

Daarnaast is er extra aandacht besteed aan het vergroten van de kennis en het bewustzijn met betrekking tot de inkoopdoelstellingen bij de medewerkers.

Aanbestedende diensten (waaronder gemeenten) moeten opdrachten die gelijk zijn aan de Europese drempelwaarden of boven de Europese drempelwaarden uitkomen op het Europees digitaal platform voor aanbestedingen plaatsen. Gemeente Middelburg gebruikt hiervoor TenderNed, hét online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid. In 2024 zijn door de gemeente Middelburg 9 Europese openbare en 22 meervoudig onderhandse aanbestedingen via TenderNed georganiseerd.

De unieke Zeeuwse inkoop netwerk-samenwerking is gecontinueerd en waar mogelijk geïntensiveerd.

Informatiebeveiliging

De gemeente Middelburg streeft voortdurend naar het verbeteren van informatieveiligheid en de verdere professionalisering van de organisatie op dit gebied. Een betrouwbare en volledige informatievoorziening is essentieel voor een goed functionerende gemeente en vormt de basis voor het beschermen van de rechten van zowel burgers als bedrijven. Dit vraagt om een integrale aanpak, goed opdrachtgeverschap en bewustzijn van de risico's. Alle onderdelen van de organisatie spelen hierbij een rol.

Het proces van informatiebeveiliging richt zich primair op de bescherming van gemeentelijke informatie, maar biedt ook kansen, zoals het verantwoord inzetten van elektronische dienstverlening en het stimuleren van nieuwe en innovatieve werkmethoden. De focus ligt op het uitwisselen van informatie in alle vormen, inclusief digitaal, op papier en mondeling. Hierbij gaat het niet alleen om het beschermen van privacy, maar ook om het waarborgen van vitale maatschappelijke functies die door informatie worden ondersteund, zoals verkeer, vervoer, openbare orde en veiligheid. Het draait niet alleen om ICT; het vereist ook verantwoordelijk en bewust gedrag van alle medewerkers binnen de organisatie.

De gemeente Middelburg heeft de volgende activiteiten in 2024 uitgevoerd:

• De bewustwordingscampagne is vernieuwd en opnieuw verplicht gesteld voor alle medewerkers van de gemeente. De aandacht hierbij lag onder andere op phishing-technieken en andere vormen van ‘social engineering’. Dit heeft geleid tot een hoger bewustzijnsniveau onder de medewerkers en een betere bescherming tegen digitale bedreigingen. Verder is er een verkenning gedaan om deze trainingen uit te breiden.

• Er is een start gemaakt met de vervanging van het Gemeentelijk Strategisch Informatiebeveiligingsbeleid. Hierin wordt de nieuwe wetgeving (Cyberbeveiligingswet) meegenomen en dit beleid zal verder geïmplementeerd worden.

• De Beleidsadviseur Informatieveiligheid (CISO) heeft gewerkt aan het verhogen van de digitale weerbaarheid. In 2024 zijn diverse risico-inventarisaties uitgevoerd op vitale primaire processen, inclusief processen met gegevens in de Cloud. Samen met andere gemeenten en leveranciers zijn afspraken gemaakt om deze gegevens te beschermen.

• De ENSIA-cyclus is weer doorlopen voor de DigiD-applicaties van de gemeente. Hierbij is voor het eerst gekeken naast ‘opzet’ en ‘bestaan’ ook naar ‘werking’, en dit is ook gecontroleerd door de auditor. Deze uitgebreide controle heeft bijgedragen aan een hogere mate van zekerheid over de effectiviteit van de informatiebeveiligingsmaatregelen.

Privacybescherming

Het jaar 2024 stond vooral in het teken van het verder opbouwen, structureren en professionaliseren van de privacy organisatie. De privacy-organisatie heeft vooral hulp van interim privacy-officers van ICT-recht gehad. In 2024 is een Privacy Officer in dienst getreden. Vooralsnog blijven de interim privacy officers ondersteunen.

Voor de Privacy-administratie is gekozen voor het programma Base 27, dat geïmplementeerd werd. Deze implementatie loopt door in 2025 met de inrichting van het verwerkingenregister, het register datalekken en register van DPIA’s. Hiermee wordt in 2025 overzichtelijk welke verwerkingen van persoonsgegevens een gemeente uitvoert en kan er toezicht op de naleving van de AVG worden uitgevoerd.

In het kader van de privacy-administratie zijn per afdeling/team contactpersonen Privacy aangewezen. Eind 2024 is dit voor 90% gerealiseerd.

In het kader van bewustwording en educatie wordt de ingezette E-learning verder doorlopen c.q. gevolgd door nieuwe medewerkers.

De digitale wereld verandert zeer snel. De gemeente Middelburg dient ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens van haar inwoners goed beschermd zijn en haar informatiebeveiliging op orde is. Door het aanbieden van deze training wordt een begin gemaakt om het niveau van bewustwording ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy te verhogen. Dit zorgt ervoor dat medewerkers beter om kunnen gaan met zaken als phishing, informatiebeveiligingsincidenten, privacy vraagstukken en datalekken. Door deze E-learning aan te bieden voldoet de gemeente Middelburg tevens aan diverse normen van de BIO1.

Daarnaast is evenals de voorgaande jaren ondersteuning in afzonderlijke casussen geboden. Dergelijke raadplegingen zijn talrijk en divers van aard. Eind 2024 constateren we dat het aantal verzoeken hoog is en niet altijd direct gehonoreerd kan worden.

Financieel Beleid/Beheer

Bedrijfsvoering gaat over Financiën, P&O en Informatievoorziening. In die combinatie kunnen we de bedrijfsvoeringaspecten in onze organisatie versterken. Het organisatiebelang staat centraal en de inzet van mensen, geld en informatie wordt daar optimaal op afgestemd. Bedrijfsvoering wordt steeds meer beschouwd als de logische partner van de vakafdelingen om samen te werken aan het beste resultaat. Daarbij kiezen we voor een integrale benadering met respect voor ieders rol, positie en verantwoordelijkheid. De bijdrage van Bedrijfsvoering beperkt zich dan niet tot het geven van adviezen aan het eind van de voorbereiding van een besluit, maar er wordt vanaf het begin samengewerkt. Medewerkers van Bedrijfsvoering bieden actief ondersteuning aan en coördineren zelf intern de vragen voor interne klanten en werken continu aan onze meerwaarde.

Financieel Beheer richt zich op administratieve verwerking van begrotingswijzigingen, crediteuren, banken, kas en BTW-aangiften.

Financieel Herstelplan

Op 30 september 2020 heeft de gemeenteraad het Financieel Herstelplan 2020-2024 goedgekeurd. Dit plan bevatte voorstellen om een duurzaam en reëel begrotingsevenwicht te bereiken en het weerstandsvermogen te verbeteren. Het financiële herstelplan is nu afgerond. In de kadernota 2025-2028 heeft de gemeenteraad besloten om de resterende taakstelling van de overheadvergoeding van de gastgemeente Samenwerking Belastingen niet te effectueren. De DVO is hierop dus niet aangepast. Daarnaast is het resterende bedrag van de post onvoorzien, dat voor dit financiële herstelplan was gereserveerd, als vrije ruimte beschikbaar gekomen.

AO/IC

Administratieve organisatie (AO) beschrijft werkwijze, regels, procedures, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en interne controlemaatregelen die voor de informatievoorziening van belang zijn. De doelstelling van de AO is het tot stand brengen en het in stand houden van een goede werking van de informatievoorziening. Interne controle (IC) draagt bij aan het verbeteren van het functioneren van de organisatie en haar processen. IC beoogt grofweg drie doelstellingen:

• betrouwbare financiële informatie;

• beheersbare processen;

• in overeenstemming met de wet- en regelgeving.

Om deze doelstellingen te realiseren, heeft een organisatie interne controlemaatregelen nodig. Daarbij zijn drie verdedigingslinies van toepassing. De eerste lijn betreft het lijnmanagement. Deze medewerkers zijn primair verantwoordelijk voor de resultaten en de beheersing van risico’s. De tweede lijn richt zich op ondersteuning, advisering en coördinatie van de eerste lijn. De derde lijn toetst of de interne controlemaatregelen in de lijn aanwezig zijn en juist worden uitgevoerd.

Een goed ingerichte AO/IC zorgt dat de organisatie ‘in control’ is. De controllers rapporteren jaarlijks over hun controlebevindingen in de controllersrapportage, een graadmeter voor de mate waarin de organisatie daadwerkelijk in control is. Deze rapportage is opgesteld in mei en toegelicht op 17 juni in de auditcommissie. De accountant betrekt deze rapportage bij zijn interim- en jaarrekeningcontrole. Uit de controles komen verbeterpunten naar voren. Periodiek dienen de medewerkers in samenspraak met de afdelingshoofden aan te geven welke voortgang is geboekt in het uitvoeren van de verbeterpunten.

Rechtmatigheid en getrouwheid (212-onderzoeken)

In de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) gemeente Middelburg 2023 zijn de kaders voor rechtmatigheid en getrouwheid geregeld. Voor de uitvoering hiervan is in mei een interne controleplan vastgesteld. Dit plan is ook in de auditcommissie van 17 juni toegelicht. Onderdeel van het plan is het uitvoeren van rechtmatigheidscontroles door de controllers op circa 25 financieel relevante processen.

Doelmatigheid en doeltreffendheid (213a-onderzoeken)

Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet zijn gemeenten verplicht doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken uit te voeren. Dit artikel is verder uitgewerkt in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) gemeente Middelburg 2023.

Vanwege personele wisselingen heeft in het tweede halfjaar van 2024 de focus gelegen op het zo ver als mogelijk afronden van de rechtmatigheidscontroles. Met de personeelswisselingen is eind van het jaar de doorontwikkeling van control gestart. Hierbij is ook aandacht voor artikel 213a onderzoeken.”. 

In opdracht van de VZG voeren Zeeuwse controllers doelmatigheidsonderzoeken uit bij gemeenschappelijke regelingen. Afgelopen jaar was er geen rol voor de Middelburgse controllers hierin. In 2024 was SWVO, gepland bij de Zeeuwse controllers. Eind 2024 was deze nog niet opgestart.

Rechtmatigheid

Vanaf 2023 stelt het college een rechtmatigheidsverantwoording (RMV) op voor de gemeenteraad. De accountant geeft hierdoor geen oordeel meer over de rechtmatigheid. Wel neemt de accountant de RMV mee in zijn controle op getrouwheid. De accountant beoordeelt of de RMV getrouw is opgesteld. Het afgelopen jaar was er nog discussie over de rechtmatigheidsverantwoording. Nog steeds zijn het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) niet definitief aangepast voor de rechtmatigheidsverantwoording. Wel verscheen een nieuwe kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV die de basis is waarop de gemeenten de RMV afgegeven.

Toepassing hardheidsclausule subsidies

In artikel 32 van de Algemene subsidieverordening (ASV) staat een hardheidsclausule die het college de bevoegdheid geeft van de ASV, behalve voor de artikelen 2, 3 en 4, af te wijken. Artikel 32 lid 2 schrijft voor dat het college dit meldt bij de jaarstukken.

Afgelopen jaar is de hardheidsclausule in twee gevallen gehanteerd. Het betreft beiden artikel 24, Eindverantwoording subsidies van meer dan € 50.000.

1. Subsidie voor een bedrag van € 61.593 (over 2022) voor begeleiding Oekraïense ontheemden. Dit bedrag is een deel van de totale incidentele subsidie van € 201.266. Voor de verantwoording van het deel 2023 (€ 139.673) heeft de subsidieontvanger een goedkeurende accountantsverklaring overlegd. Het deel 2022 is door diverse oorzaken problematisch. Het betreft onder andere een al afgesloten boekjaar en een andere accountant. Hierdoor is het erg kostbaar voor de subsidieontvanger om nu door een nieuwe accountant een verklaring over 2022 te laten opstellen. Om deze reden is afgeweken van de ASV.

2. Subsidie voor een bedrag van € 80.000 (over 2023) voor uitvoering activiteitenplan concerten en literaire bijeenkomsten. Gezien het bedrag is een accountantsverklaring verplicht. De accountant onthoudt zich van oordeel bij de ingediende controleverklaring. De reden hiervan is het ontbreken van een kassasysteem en de wijze van administratieve organisatie en interne beheersing. Gezien het de eerste keer is dat een accountantsverklaring wordt gevraagd aan deze subsidieontvanger geven we de subsidieontvanger de mogelijkheid om verbeteringen door te voeren, zodat voor een volgende subsidievaststelling wel een goedkeurende verklaring wordt verkregen.

Interbestuurlijk toezicht (IBT)

Het IBT betreft wettelijk geregeld toezicht door de provincie Zeeland op de domeinen informatie en archief, omgeving, erfgoed en archeologie en huisvesting statushouders. In 2023 stelde de provincie Zeeland het beleidskader ‘Interbestuurlijk Toezicht (IBT) 2023-2027’ vast. Het is de bedoeling van de provincie om jaarlijks een ‘Uitvoeringagenda Generiek bestuurlijk toezicht’ te verstrekken. In 2024 is het beleidskader en de uitvoeringsagenda door de provincie in afstemming met de Zeeuwse gemeenten en Waterschap verder ontwikkeld. Hiervoor is door de provincie onder andere een training ‘Modern toezicht’ georganiseerd voor IBT coördinatoren bij de provincie, gemeenten en het waterschap. Ook is de provincie gestart met het opvragen van gegevens 2023 over deze domeinen bij de gemeenten en het waterschap. In november ontvingen we een eerste concept beoordeling 2023 waarop de gemeenten en het waterschap konden reageren. Wij gaven een ambtelijke reactie op het concept. De definitieve beoordeling over 2023 volgt begin 2025. Op dat moment brengen wij de definitieve beoordeling over 2023 in het bestuurlijk proces.

Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording

In de rechtmatigheidsverantwoording zijn enkele posten toegelicht die onrechtmatig zijn. Hiervan zijn drie posten vanaf € 100.000. Het betreft de volgende posten:

Wethouderpensioenen (€ 668.000)

De voorziening wethouderpensioenen wordt op peil gehouden voor toekomstige verplichtingen door middel van een jaarlijkse dotatie. Op basis van actuariële berekeningen blijkt dat de stand van de voorziening naar boven moet worden bijgesteld. De begrote lasten 2024 voor dotatie zijn niet toereikend en daardoor is er sprake van een negatieve afwijking. De actuariële berekeningen, welke voortvloeien uit de BBV voorschriften, vinden eind van het jaar plaats.

Afvalinzameling (€ 253.000)

Door de uitval van voertuigen was geen optimale inzet van beladers mogelijk, waardoor relatief veel inhuur van personeel nodig was. Door schade aan een huisvuilwagen en de benodigde reparatieduur is er een vervangend voertuig gehuurd gedurende 10 maanden. Ook zijn er kosten gemaakt voor de begeleiding van vier aanbestedingstrajecten. Verzuimt is deze tijdig bij te ramen in de begroting.

Dotatie voorziening gevel stadhuis (€ 3.216.000)

De begrote kosten voor restauratie van de gevel van het stadhuis zijn (door een derde partij in december) opnieuw berekend. Als gevolg van prijsindicatie is het volgens de BBV voorschriften nodig om de voorziening voor de restauratie van de stadhuisgevel op te hogen om de te verwachte kosten te kunnen dragen.

Grondexploitatie wonen (€ 4.158.000)

Door versnelling/vertraging in de fasering van de grondexploitaties ontstaan hogere of lagere lasten, in dit geval hogere. Tegenover deze hogere lasten staan geen hogere baten die de overschrijding compenseren. Volgens de huidige financiële verordening, waarin bestaand beleid niet als acceptabel is aangemerkt, is het niet acceptabel. Zodra de financiële verordening hierop is aangepast verschuif deze vanaf dat moment naar acceptabel.

Treasury (€ 543.000)

Door een wijziging van de rentenotitie van de Commissie BBV betreffende rentetoerekening aan grondexploitaties ontstaat een overschrijding op treasury. Tegenover deze hogere lasten staan geen hogere baten die de overschrijding compenseren. Volgens de huidige financiële verordening, waarin bestaand beleid niet als acceptabel is aangemerkt, is het niet acceptabel. Zodra financiële verordening hierop is aangepast verschuif deze vanaf dat moment naar acceptabel.

Onderwijs achterstanden beleid (€ 392.000)

Door het niet volledig benutten van een specifieke uitkering ontstaan lagere baten hiervoor. Volgens de huidige financiële verordening, waarin lagere baten niet als acceptabel zijn aangemerkt, is het niet acceptabel. Zodra financiële verordening hierop is aangepast verschuift deze vanaf dat moment naar acceptabel.

De acties om in het vervolg deze onrechtmatigheden te voorkomen zijn:

• tijdig ramen van afwijkingen in een begrotingswijziging;

• aanpassen van de financiële verordening voor 2025 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2025.

Aanpassen financiële verordening

Het is aan te bevelen dat ook de onrechtmatigheden die binnen het bestaand beleid of volgens de BBV voorschriften vallen als acceptabel aangemerkt mogen worden. In dat geval zouden vier van de zes onrechtmatigheden hierboven daaronder vallen (wethouderpensioenen, dotatie voorziening gevel stadhuis, grondexploitatie wonen en treasury). Voor de lagere baten moet een andere aanpassing op de tekst van de financiële verordening plaatsvinden om deze als acceptabel aan te merken.