Bestuur en ondersteuning

Inleiding

De gemeente stelt de burger centraal. Dit doen we door steeds onze dienstverlening te verbeteren. We betrekken inwoners bij plannen en besluiten en geven ruimte voor initiatieven. Ook zoeken we samenwerking met andere overheden en partijen in de regio. In 2021 was onze dienstverlening nog regelmatig onderhevig aan coronamaatregelen. We leerden daardoor steeds beter digitale vormen van werken, dienstverlenen, participeren en extern overleggen te organiseren. In het programma Bestuur leest u over de overkoepelende taakvelden van raad en college en de ondersteuning daarvan door de gemeentelijke organisatie.

Beleidskader

Vastgestelde gemeentelijke beleidsnota's:

• Kwaliteitsatlas 2030

• Communicatiebeleidsplan 2019

• Visie op dienstverlening 2017-2020

• ‘Participeren: Doen en leren!’ 2017

• Notitie verbonden partijen 2016

Wat wilden we bereiken?

Maatschappelijk effect

Het vergroten van de betrokkenheid bij de gemeente en het vertrouwen in het bestuur.

Doelstellingen

1. Het vergroten van het draagvlak en de legitimatie voor besluiten, en voldoende mogelijkheden bieden aan burgers om betrokken te kunnen zijn bij de besluitvorming in de gemeente.

2. Burgers worden in een vroegtijdig stadium (juist en volledig) geïnformeerd over plannen.

3. Ruimte geven aan initiatieven in de samenleving. De gemeente faciliteert en stimuleert.

4. Het verbeteren van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen, gemeten aan de tevredenheid van de gebruiker

5. Door op beleidsterreinen samen te werken met andere overheden, worden de beschikbare middelen op die velden effectiever en efficiënter ingezet.

6. Het vergroten van het vertrouwen van onze inwoners in de gemeente. Middelburgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente efficiënt en effectief omgaat met de financiën, en dat de middelen op een rechtmatige manier worden ingezet.

7. Middelburg draagt bij aan de Zeeuwse opgaven.

Wat hebben we bereikt?

Doelstelling 1: Het vergroten van het draagvlak en de legitimatie voor besluiten, en voldoende mogelijkheden bieden aan burgers om betrokken te kunnen zijn bij de besluitvorming in de gemeente

De betrokkenheid bij de besluitvorming en de voorbereiding daarop zijn vergroot. In 2021 is in opdracht van de gemeenteraad de manier van participeren geëvalueerd. Er zijn drie trajecten geëvalueerd. Tijdens deze opdracht hebben we geleerd om participatietrajecten zelf te evalueren. De aanbevelingen van Berenschot zijn ter hand genomen. De participatie- en inspraakverordening is opgesteld en in december 2021 door de gemeenteraad vastgesteld. Hierin hebben we de leerpunten uit de evaluatie geborgd.

Doelstelling 2: Burgers worden in een vroegtijdig stadium (juist en volledig) geïnformeerd over plannen

Informeren over plannen en een proces is de eerste stap van participeren. In 2021 hebben we onze online participatietool doemee.middelburgers.nl veelvuldig ingezet. Op dit platform geven we uitleg over plannen, de kaders van meedenken en meedoen en over het proces. Op deze manier is het inzichtelijk en transparant hoe we met de inbreng van inwoners en andere belanghebbenden omgaan.

Doelstelling 3: Ruimte geven aan initiatieven in de samenleving. De gemeente faciliteert en stimuleert

In 2021 zijn weer verschillende initiatieven gefaciliteerd en ondersteund vanuit de groencheques en wijktafelbudgetten. Wel minder dan normaal in verband met corona. In de participatie- en inspraakverordening is een hoofdstuk opgenomen over hoe wij omgaan met initiatieven uit de samenleving. Afgesproken is dat er één loket komt. Dat loket heeft inmiddels zijn plek gekregen bij wijkgericht werken (afdeling wijk en bestuur).

Doelstelling 4: Het verbeteren van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen, gemeten aan de tevredenheid van de gebruiker

De tevredenheid aan de balies is onverminderd hoog geweest in 2021, ondanks de maatregelen die we hebben moeten treffen in verband met COVID-19.

Doelstelling 5: Door op beleidsterreinen samen te werken met andere overheden, worden de beschikbare middelen op die velden effectiever en efficiënter ingezet

In 2021 werden de bestaande (grotere) samenwerkingen op het gebied van belastingen, informatisering en automatisering, werk, inkomen en schulden en archeologische dienst voortgezet. In het sociaal domein werkten wij samen in/met GI's en werd de inkoop WMO samen met Vlissingen georganiseerd. Jeugdzorg werd door de 13 Zeeuwse gemeentes gezamenlijk ingekocht. De nieuwe verordening WMO & Jeugd 2021 is samen met Vlissingen opgezet en de kosten zijn gedeeld. Ook op andere beleidsterreinen werkt Middelburg samen, zoals ten behoeve van de Omgevingswet in het Samenwerkingsplatform Omgevingswet Zeeland (SPOZ) en in het Walchers Overleg Omgevingswet (WOOW). Daarnaast is de gemeente actief betrokken bij het Overleg Zeeuwse Overheden.

Doelstelling 6: Het vergroten van het vertrouwen van onze inwoners in de gemeente. Middelburgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente efficiënt en effectief omgaat met de financiën en dat de middelen op een rechtmatige manier worden ingezet

Ook in 2021 is invulling gegeven aan het door de gemeenteraad in 2020 vastgestelde Financieel Herstelplan 2020-2024. Door het plan worden de financiën van de gemeente toekomstbestendig en ontstaat op termijn weer ruimte voor investeringen. Door dit herstelplan is het preventief toezicht door de provincie opgeheven. De accountant heeft over de afgelopen jaren steeds een goedkeurende verklaring afgegeven. Dan gaat het over het getrouwe beeld zoals dat uit de jaarrekening blijkt als over de financiële rechtmatigheid.

Doelstelling 7: Middelburg draagt bij aan de Zeeuwse opgaven

Middelburg heeft via de diverse organisaties en samenwerkingsverbanden een belangrijke bijdrage bijdrage geleverd aan de Zeeuwse opgaven. Dit deden wij onder meer via actieve deelname aan OZO, Z4, Economic Board Zeeland, De Regiovisie Walcheren-Schouwen-Duiveland, Campus Zeeland, de Zeeuwse Zorg Coalitie en de vele gemeentschappelijke regelingen. Zowel in OZO-verband en via de Regiovisie als bij Campus Zeeland en de Economomic Board Zeeland is afgelopen jaar een bijdrage geleverd aan het formuleren van de regionale strategische doelen voor de toekomst.

Wat hebben we ervoor gedaan?

Wijkgericht werken, bewonersparticipatie en overheidsparticipatie

In Middelburg ligt de lat hoog op het gebied van participatie. We vinden het belangrijk dat inwoners op tijd betrokken worden bij onze (beleids)plannen. En dat inwoners ruimte - en soms zelfs hulp - krijgen bij eigen initiatieven om hun leefomgeving mooier te maken.

De afgelopen jaren hebben we flink wat geparticipeerd. De ene keer succesvoller dan de andere. Hier hebben we samen veel - en versneld - van geleerd. Eén van de belangrijkste lessen is dat we vóór de start van een participatietraject duidelijkheid moeten hebben over de kaders waarbinnen het samenspel plaats vindt:

• Het doel of de intentie van participatie: waarom vinden we het belangrijk om inwoners en andere belanghebbenden te betrekken?;

• De ruimte en mate van invloed;

• De rollen en bevoegdheden van het college van B&W en de gemeenteraad;

• Het proces zelf: wanneer kan wie inbreng leveren en wat gebeurt er met deze inbreng?;

• Transparante en zorgvuldige communicatie vóór, tijdens en na het proces;

• Wat doet het bevoegd gezag met de uitkomst.

In september was er een succesvolle sessie met de raad, het college en ambtenaren over het belang van het stellen van goede kaders en de manier dat kan. Afgesproken werd hieraan ook in de komende bestuursperiode aandacht aan te blijven besteden.

Het antwoord op de vraag wat het doel of de intentie van participatie is gaande het proces duidelijker geworden. Participatie betekent niet dat er niets meer kan. Ondanks zorgen en tegenstand kan het zijn dat een ontwikkeling toch gewenst is. Dan is het goed hierover vanaf het begin duidelijk te zijn. De conclusie was: wie wil, kan meedenken, inbreng wegen we zorgvuldig af en gemaakte keuzes leggen we goed uit. Daarnaast staat nog altijd de officiële inspraakprocedure open voor degene die het daar niet mee eens zijn.

In december heeft de gemeenteraad de nieuwe participatie- en inspraakverordening vastgesteld. Hierin staan afspraken over burgerparticipatie en afspraken over hoe we omgaan met initiatieven van inwoners en het uitdaagrecht.

In het kader van de Omgevingswet gingen we aan de slag met een Omgevingsvisie: een integraal toekomstbeeld van Middelburg in 2050. Aan deze visie werkten veel belangstellende inwoners en netwerkpartners mee.

Binnen de Omgevingswet draait het om anders werken:

• Van ‘toetsen of het mag’ naar ‘mogelijk maken dat het kan’;

• Loslaten en minder regelen;

• Integrale beoordeling (fysiek en sociaal);

• Participatie door inwoners en bedrijven.

We werkten ook in 2021 nog met wijkteams. Zij zijn onze oren en ogen in de wijken en dorpen en samen met hen geven we invulling aan ons wijkgericht werken. We maakten gebruik van wijktafels en wijkbudgetten. De laatste jaren zien we de trends dat sommige wijkteams door de hoge leeftijd van de leden kwetsbaar zijn of stoppen; in sommige wijken wijktafels steeds minder goed worden bezocht; wijkbudgetten (deels) op de plank blijven liggen. Die trend was voor de coronacrisis al zichtbaar, maar is hierdoor in versnelling geraakt.

Dit bracht ruimte voor nieuws. Door corona hebben we onze digitale participatie versneld. We werken nu een goed jaar met doemee.middelburgers.nl. Er staat een groeiend aantal projecten op, zowel uit het fysieke als sociale domein. De eerste ervaringen zijn positief. We bereikten andere mensen (ook jongeren!), de participatie is overzichtelijk en transparant.

Er is een weg ingeslagen naar andere vormen van dorps- en wijkdemocratie. Denk bijvoorbeeld aan (mini) burgerberaden (bij thema’s als klimaatadaptatie en de energietransitie) en een afstemming van zeggenschap, bevoegdheden en budgetten in de wijk met inwoners. En er is gewerkt aan een prominentere plek voor jongerenparticipatie.

De eerste voorbereidingen werden getroffen voor een proeftuin integrale wijkaanpak. In deze proeftuin moeten de uitvoering van het Middelburgs model (de wijknetwerken), de ontwikkelingen op het gebied van wijkgericht werken en de Omgevingswet met elkaar worden verbonden. We startten in Klarenbeek, omdat daar is gestart met de voorbereiding voor het omzetten van het bestemmingsplan naar het omgevingsplan.

Dienstverlening

De Visie op Dienstverlening 2017-2020 met haar meerjarige uitvoeringsagenda wordt stapsgewijs uitgevoerd. In het vierde kwartaal van 2020 heeft de gemeenteraad een tussentijdse evaluatie ontvangen. De raad heeft op 10 december 2020 een geamendeerd raadsvoorstel aangenomen voor het verlengen van de visie op dienstverlening. De raad heeft besloten de huidige visie te verlengen tot en met 2023, met het bijbehorende budget.

Eind 2020 zijn we live gegaan met ruim twintig nieuwe e-diensten voor inwoners en ondernemers die in 2021 beschikbaar waren. Vooral de e-diensten rondom verhuizen en het aanvragen van uittreksels werden veelvuldig gebruikt. Ook de e-dienst aangifte overlijden, die door de begrafenisondernemers wordt gebruikt, is een succes. Het overgrote deel van de aangiftes wordt digitaal gedaan door de ondernemers.

Het digitaliseren van parkeervergunningen en parkeerontheffingen is de eerste stap naar digitaal parkeren. In het vierde kwartaal van 2021 zijn de bewonersvergunningen en blauwe zone ontheffingen gedigitaliseerd. Dit betreft zo'n 90% van het totaal aantal vergunningen.

De adviesraad sociaal domein en de Stichting Werkgroep Gehandicapten Walcheren zijn betrokken bij de nieuwe website en hebben adviezen gegeven over bijvoorbeeld de indeling van de site. Daarnaast zijn de teksten van de 25 meest geraadpleegde pagina's op B1- niveau (eenvoudig Nederlands) geschreven en worden zo min mogelijk pdf's toegevoegd aan de site.

Onduidelijkheid in een brief kan leiden tot veel vragen. Daarom hebben we in 2021 een pilot uitgevoerd met het voorleggen van (beeld)brieven om te kijken welke het beste aanspreekt. Het testpanel bestond uit:

• de Adviesraad sociaal domein

• Welzijn Middelburg

• Stichting Lezen & Schrijven

• Stichting Werkgroep Gehandicapten Walcheren

• AZC Middelburg

De kennis die we hebben opgedaan is verwerkt in onze eerste beeldbrief: die voor het verlengen van een paspoort of identiteitskaart. Vanaf 2022 kan deze brief worden verstuurd aan de mensen van wie het paspoort of identiteitskaart binnenkort verloopt.

Naast het meten van de tevredenheid van de kanalen balie en website wordt sinds 1 september 2021 de tevredenheid van het kanaal telefonie gemeten. Bellers krijgen aansluitend op hun gesprek met het TIP de vraag of ze mee willen werken aan het beantwoorden van enkele basisvragen.

Meten waardering dienstverlening

Balie

De meting over 2021 liet een positief beeld zien over de behandeling en afhandeling aan de balie. 88% van de bezoekers gaf ons een groene smiley. 5% van de bezoekers gaf ons een neutrale score en 7% gaf ons een negatieve score.

Website

De scores over de website waren lager dan aan de balie. Dat is een landelijk beeld. In 2021 gaf 49% van de bezoekers van onze website een ‘groene score’. 12% van de bezoekers van onze website gaf ons een neutrale score. En 39% van de bezoekers gaf ons een negatieve score.

Telefonie

We meten klanttevredenheid over de telefonie van ons telefonisch informatie punt vanaf 1 september 2021. Tot 31 december 2021 gaf 61% van de bellers ons een ‘groene score’. 24% van de bellers gaf ons een neutrale score. En 15% van de bellers gaf ons een negatieve score.

Samenwerken

De samenwerking met andere overheden in de provincie is in 2021 verder geintensiveerd. De regionale samenwerking wordt vanuit de Rijksoverheid gestimuleerd. In diverse overleggen is gewerkt aan de agenda van de toekomst (de strategische agenda's) en worden medewerkers van de gemeenten, provincie en waterschap ingezet bij de uitwerking van de gezamenlijke plannen en ideeën.

Eonomische structuurversterking in Zeeland

Naast het voortzetten van de bestaande samenwerkingsverbanden (zie onder meer de paragraaf Verbonden partijen) heeft de gemeente actief een bijdrage geleverd aan Economic Board Zeeland. Hier trekken ondernemingen, onderwijsinstellingen en overheden samen op in de opgaven van de economische structuurverstekring van de provincie. In 2021 is verder gewerkt aan de strategische agenda ten behoeve van de leefbaarheid en economische structuurversterking in Zeeland. Voor de financiering hiervan is vanuit onze gemeente opnieuw succesvol een beroep gedaan op Europese subsidies.

OZO en VZG

Evenals in 2020 heeft de gemeente Middelburg ook dit jaar actief deelgenomen aan het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) en de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG). In 2021 stond de financiering van de gemeenten door het Ministerie van BZK centraal in de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Met betrekking tot de herverdeling en een vergroting van het gemeentefonds zijn door de VZG diverse moties bij de VNG ingediend. Het begin 2021 bij het Ministerie van BZK en de Raad voor het Openbaar Bestuur door de Zeeuwse gemeenten ingediende ondezoeksrapport naar de gemeentelijke tekorten in de jeugdhulp heeft tot een verbetering van de verdeling van het gemeentefonds over de gemeenten geleid waarvan de financiële effecten vanaf 2023 merkbaar zullen zijn.

In 2021 heeft de tussenevaluatie van het OZO plaatsgevonden en zijn er aanbevelingen gedaan voor het vervolg van dit overleg. Op basis hiervan zijn er een aantal aanpassingen binnen OZO doorgevoerd en wordt in april 2022 een aangepast samenwerkingsconvenant tussen de 15 Zeeuwse overheden ondertekend. Vanuit het OZO en de VZG heeft vanuit de strategische dossiers als wonen, klimaat, werkgelegenheid, sociaal domein en financiering, veelvuldig afstemming met Ministeries en de lobbyisten in Den Haag en Brussel plaatsgevonden. Dat dit succesvol is mag ondermeer blijken uit de vele miljoenen die via de Regiodeals naar Zeeland zijn gekomen. Vanuit deze Regiodeal is onder meer de investering gefinancierd in het beta onderwijs bij de UCR (het nieuwe gebouw Anne is in 2021 geopend) en het Joint Research Center op het Groene Woud (opening 2022). Het in 2021 aangetreden nieuwe kabinet heeft aangegeven dat er de komende vier jaar opnieuw Regiogelden beschikbaar gesteld zullen komen. Momenteel wordt in OZO verband gewerkt aan een Zeeuws voorstel voor deze nieuwe Regiogelden. Dit geldt tevens voor andere financiële impulsen die de Rijksoverheid beschikbaar heeft gesteld voor de versterking van de economie, de energietransitie en de woonopgaven.

Z4

In 2021 is samen met Terneuzen, Goes en Vlissingen in Z4 verband verder gewerkt aan de versterking van het stedelijk gebied. Centraal hierbij stonden de aandacht voor de versterking van de bereikbaarheid van de steden, de binenstadseconomie, het stimuleren van de arbeidsmarkt, de versterking van het onderwijs en de versterking van het cultureel aanbod. Zo is in 2021 aandacht gegeven aan het realiseren van een Zeeuws breed Expat Centrum vanuit de waarneming dat er in Zeeland in toenemende mate sprake is van de aanwezigheid van arbeidsmigranten, kenniswerkers en internationale studenten. Hoewel aanvankelijk gedacht werd dat voor de stedelijke opgaven in de vier gemeenten middelen vanuit de comepensatiegelden voor de marinierskazerne (rapport Wind in de Zeilen) beschikbaar gesteld zouden worden is, afgezien van een betere treinverbinding met de Randstad, dit geld in belangrijke mate ingezet voor de versterking van de economische structuur van de gemeente Vlissingen. In samenwerking met de Provincie Zeeland is in 2021 een aanvraag voor Europese subside voor de versterking van het culturele profiel van de binnensteden ingediend. Deze subsidie is inmiddels toegekend en is er een werkgroep aan de slag gegaan om uitvoering te geven aan de ingediende plannen.

Regiovisie Veere, Middelburg, Vlissingen, Schouwen-Duiveland

N.a.v. de conclusies van het rapport #Hoedan? (2018) en op verzoek van de commissaris van de Koning in Zeeland, zijn de vier gemeenten in 2021 gestart met een verkenning voor een Regiovisie. Een regiovisie is een visie op samenwerkingsmogelijkheden van buurgemeenten om maatschappelijke uitdagingen gezamenlijk doelmatiger en doeltreffender te kunnen aanpakken. Gekozen is met de vier gemeenten te kijken hoe de maatschappelijke uitdaging van een sterke daling van de beroepsbevolking het hoofd kan worden geboden. Gekeken wordt daarbij naar gunstige vestigingsvoorwaarden voor arbeidskrachten als woningen, bereikbaarheid (van woon- en werkplaatsen en onderwijsinstellingen) en partnerbanen en gunstige voorzieningen als een breed en hoogwaardig onderwijsaanbod en cultureel aanbod. In 2021 vond in Vrouwenpolder een bezoek aan de vier colleges van B en W plaats door het college van GS van de provincie Zeeland. Tijdens het bezoek is de eerste verkenning besproken en zijn afspraken gemaakt over verdere uitwerking.

Omgevingswet

Middelburg neemt deel aan het Samenwerkingsplatform Omgevingswet Zeeland (SPOZ), een brede kenniskring met Provincie Zeeland, de dertien gemeenten, RUD, Veiligheidsdienst, GGD, Rijkswaterstaat, Ministerie van BZK en Waterschap Scheldestromen. Aanvullend was er het Walchers Overleg Omgevingswet (WOOW). Doel is om efficiëntiewinst te behalen en thema’s – zoals landschap en mobiliteit – zoveel mogelijk op Walchers niveau uit te werken.

Effecten maatregelen financieel herstelplan

Voor de effecten in 2021 van de maatregelen uit het financieel herstelplan verwijzen wij naar de paragraaf Bedrijfsvoering.

Effecten maatregelen financieel herstelplan

Voor de effecten in 2021 van de maatregelen uit het financieel herstelplan verwijzen wij naar de paragraaf Bedrijfsvoering.

Beleidsindicatoren

Overhead

Alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces vormen overhead. In de tabel hieronder is aangegeven hoe deze kosten zijn opgebouwd:

1. ¹ Overhead mag nog wel worden toegerekend aan grondexploitaties, investeringen en andere (subsidie)projecten. In de praktijk zal dit gebeuren door op het taakveld 0.4 onder de lasten een negatief bedrag op te nemen en dit bedrag op het betreffende taakveld met de weer als last te verantwoorden. Hierdoor wordt de exploitatie niet onnodig opgevoerd.
2. ² Overheadvergoeding binnen de samenwerkingsverbanden waarbij Gemeente Middelburg als gastgemeente opereert worden als baten verantwoord binnen het taakveld overhead.

Wat heeft het gekost?

Toelichting financiële afwijkingen (+ voordeel / - nadeel)

We verantwoorden onze financiële cijfers op hoofdlijnen. Dat betekent dat we alleen afwijkingen van € 25.000 of hoger toelichten. De post “overig” gaat telkens over één of meerdere afwijkingen die kleiner zijn dan € 25.000.

Een positief getal in de kolom afwijking lasten betekent dat er minder lasten zijn dan begroot. Een negatief bedrag in de kolom lasten geeft aan dat de lasten hoger uitvallen dan begroot. Een positief getal in de kolom afwijking baten geeft aan dat er meer baten zijn dan begroot. Een negatief getal dat er minder baten zijn dan begroot.

Toelichting financiële afwijkingen (+ voordeel / - nadeel)

Toelichting financiële afwijkingen (+ voordeel / - nadeel)