Bedrijfsvoering

Inleiding

In deze paragraaf wordt ingegaan op de bedrijfsvoering van de Gemeente Middelburg. Met bedrijfsvoering worden de bedrijfsprocessen bedoeld die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit de programma's te realiseren. Het betreft beleidsmatige (primaire) processen, ondersteunende (secundaire) processen en de sturing en beheersing ervan. Over de volgende onderdelen wordt in de paragraaf Bedrijfsvoering inzicht gegeven in de uitvoering over het jaar 2021:

• Personeel en organisatie

• Dienstverlening

• Communicatie

• Juridische Zaken

• Informatie en Automatisering

• Documentaire/Digitale informatievoorziening

• Inkoop

• Informatiebeveiliging

• Privacybescherming

• Financieel Beleid/Beheer

• AO/IC

Personeel en Organisatie

2021 heeft voor P&O opnieuw voor een groot deel in het teken gestaan van de coronacrisis. Echter, waar we in 2020 vooral moesten reageren op de situatie, zijn we in 2021 gaan anticiperen op het hybride werken. De coronacrisis heeft duidelijk gemaakt dat de dienstverlening en bedrijfsvoering ook gecontinueerd kunnen worden wanneer medewerkers (deels) vanuit huis werken.

Visie op werken

Vanuit dat perspectief is gewerkt aan een nieuwe Visie op werken. Bij de totstandkoming van dit beleidsstuk zijn medewerkers en Ondernemingsraad betrokken geweest. De opbrengst is dat vanaf 2022 medewerkers gefaciliteerd worden om maximaal 50% vanuit huis te kunnen werken, als de aard van de functie dit toelaat. P&O heeft een belangrijke rol gespeeld in de ontwikkeling van deze visie en uiteraard in de arbeidsvoorwaardelijke inregeling hiervan in ons personeelshandboek en het personeelsinformatiesysteem.

Organisatieontwikkeling

In 2018 is een nieuw organisatieplan ontwikkeld die bedoeld is om richting te geven aan de ontwikkeling van de organisatie en de manier waarop wij ons werk doen. Onder andere vanwege corona is duidelijk geworden dat er in korte tijd weer veel veranderd is, zowel binnen als buiten de organisatie. Daarom is in 2021 het organisatieplan aangescherpt. De organisatieuitgangspunten (‘van buiten naar binnen’, ‘digitale versnelling’, ‘logisch en integraal werken en organiseren’, ‘verbeteren en venieuwen’ en ‘taakvolwassen en flexibel) zijn gebleven, maar zijn met de inbreng van medewerkers en Ondernemingsraad concreter uitgewerkt.

Een ander belangrijk onderdeel in het kader van organisatieontwikkeling is het besluit om van Toegang in Middelburg (TIM) een aparte afdeling te maken. Bij de komst van TIM is besloten om het team tijdelijk onder te brengen bij de afdeling Samenleving, zodat beleid en uitvoering dicht bij elkaar georganiseerd zouden zijn bij de start van TIM. Om de span of control beheersbaar te maken en aan te sluiten bij de bestaande organisatieopbouw, is besloten om van TIM een afdeling te maken.

In 2021 is de eerste fase van het project functiehuis afgerond. Het doel hiervan was om te toetsen of onze medewerkers nog in de juiste functie zaten op basis van de werkzaamheden die worden uitgevoerd. De planning was om dit project in 2020 af te ronden. Vanwege corona is hierin vertraging opgelopen en is de eerste fase van dit project afgerond in 2021.

Arbeidsvoorwaarden

Per 1-1-2020 is de ‘Wet normalisering rechtspositie ambtenaren’ (Wnra) in werking getreden. Deze wet regelt dat de rechtspositie van ambtenaren vanaf dat moment wordt geregeld in het Burgerlijk Wetboek, de Cao Gemeenten, de arbeidsovereenkomst en het personeelshandboek – net zoals bij werknemers in andere sectoren. In het kader van de Wnra is in 2021 in samenwerking met de gemeente Vlissingen, gemeente Veere, gemeente Schouwen-Duiveland en Orionis een regionale geschillencommissie opgezet. Deze commissie behandelt individuele geschillen tussen werkgever en werknemer voor de genoemde deelnemende organisaties.

Dienstverlening

De Visie op Dienstverlening 2017-2020 met bijbehorende meerjarige uitvoeringsagenda wordt stapsgewijs uitgevoerd. In het vierde kwartaal van 2020 heeft de gemeenteraad een tussentijdse evaluatie ontvangen. De raad heeft op 10 december 2020 een geamendeerd raadsvoorstel aangenomen voor het verlengen van de visie op dienstverlening. De raad heeft besloten de huidige visie te verlengen tot en met 2023 met het bijbehorende budget.

Eind vorig jaar zijn we live gegaan met ruim twintig nieuwe e-diensten voor inwoners en ondernemers. Vooral de e-diensten rondom verhuizen en het aanvragen van uittreksels worden veelvuldig gebruikt. Ook de e-dienst aangifte overlijden welke door de begrafenisondernemers wordt gebruikt is een succes. Het overgrote deel van de aangiftes worden digitaal gedaan door de ondernemer.

Het digitaliseren van parkeervergunningen en parkeerontheffingen is de eerste stap naar digitaal parkeren. In het vierde kwartaal van 2021 zijn de bewonersvergunningen en blauwe zone ontheffingen gedigitaliseerd. Dit betreft zo'n 90% van het totaal aantal vergunningen.

De adviesraad sociaal domein en de Stichting Werkgroep Gehandicapten Walcheren zijn betrokken bij de nieuwe website en hebben adviezen gegeven over bijvoorbeeld de indeling van de website. Daarnaast zijn de teksten van de 25 meest geraadpleegde pagina's op B1 niveau (eenvoudig Nederlands) geschreven en worden zo min mogelijk pdf's toegevoegd aan de site.

Onduidelijkheid in een brief kan leiden tot vele vragen. Daarom hebben we in 2021 een pilot uitgevoerd om (beeld)brieven voor te leggen aan inwoners. Welke brief is het meest duidelijk en spreekt aan? De kennis die we hebben opgedaan is verwerkt in de paspoort verleningsbrief. We onderzoeken nu bij welke brieven we deze methodiek ook in kunnen zetten.

Naast het meten van de tevredenheid van de kanalen balie en website wordt vanaf 1 september 2021 ook de tevredenheid van het kanaal telefonie gemeten. Bellers krijgen aansluitend van hun gesprek met het TIP de vraag of ze mee willen werken aan het beantwoorden van enkele basisvragen.

Communicatie

Website

De websites www.middelburg.nl en www.belastingenwsd.nl hebben we in het najaar laten toetsen op toegankelijkheid. Alle websites en apps die overheden in de lucht hebben, moeten voldoen qua toegankelijkheid. Dat houdt in dat ze volledig geraadplaagd kunnen worden door mensen met een visuele of lichamelijke beperking. De uitkomst van de toets was dat de sites nog niet perfect zijn. Onder andere vanwege de plaatsing van een aantal pdf's scoren we geen 10. We blijven er aan werken om deze terug te dringen en plaatsing van nieuwe te voorkomen. Wat andere kleine punten die naar voren kwamen, hebben we gelijk opgepakt en aangepast. In het voorjaar van 2022 vindt een hertoets plaats en publiceren we nieuwe toegankelijkheidsverklaringen op onze websites.

Doemee.middelburgers.nl

ZIe het onderwerp participatie in het programma Bestuur en ondersteuning.

Evaluatie participatie

ZIe het onderwerp participatie in het programma Bestuur en ondersteuning.

Beeldbrieven

ZIe het onderwerp dienstverlening in het programma Bestuur en ondersteuning.

Overige projecten en dossiers

Daarnaast zijn de advsieurs en medewerkers van het cluster Communicatie ingezet op vele andere projecten en lijnactiviteiten. Denk aan de Visie op Dienstverlening, parkeervergunningen en parkeerontheffingen online aanvragen en verlengen, Diftar, sociaal domein, skatebaan, nieuwe speelvoorziening, jaarwisseling, waterpark Veerse Meer, Trekdijk en de omgevingswet.

Juridische zaken

Bezwaarschriften

In 2021 heeft de kamer Algemene Zaken van de Commissie bezwaarschriften 11 keer vergaderd en over 64 bezwaarschriften adviezen uitgebracht.

Klachten

De informele behandeling van klachten in 2021 laat ook dit jaar zien dat vlot en persoonlijk contact gelegd door de klachtbehandelaar bijzonder op prijs wordt gesteld door de klager. Deze persoonlijke contacten zorgden ervoor dat de meeste klachten snel naar tevredenheid van klager werd opgelost.

In 2021 zijn 50 klachten behandeld. Twee daarvan zijn ter behandeling aan de klachtencommissie voorgelegd. De twee klachten zijn nog in behandeling.

Geschillencommissie

Door de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren is de kamer Personele Aangelegenheden van de Commissie bezwaarschriften per 1 januari 2020 komen te vervallen. De kamer Personele Aangelegenheden van de Commissie bezwaarschriften heeft tot 2022 gefunctioneerd als een tijdelijke Geschillencommissie. De tijdelijke geschillencommissie heeft in 2021 zeven geschillen behandeld.

Verzekeringen

Geen bijzonderheden te melden.

Informatie en Automatisering

2021 heeft in het teken gestaan van het verder professionaliseren van onze organisatie op informatievoorzieningsgebied. Dit betekent dat we investeren ‘aan de achterkant’ in zaken die rand voorwaardelijk zijn voor het op een goede manier kunnen organiseren van de informatievoorziening.

In dat kader zijn de eerste stappen gezet naar het verder professionaliseren van het functioneel beheer, is de systematiek rondom de projectenplanning verbeterd en is er een start gemaakt met het optimaliseren van het gegevensbeheer. Daarnaast is het datawarehouse verder ontwikkeld en uitgebreid. Er is een start gemaakt met de voorbereidingen voor de invoering van Microsoft 365 en tenslotte is er een bijdrage geleverd aan het aansluiten op het E-depot van het Zeeuws Archief.

Documentaire / Digitale informatievoorziening

Middelburg heeft met het zaaksysteem Djuma een mooi instrument in huis om nog meer expliciet zaaksgewijs te werken. Met deze manier van werken wordt er bij de start van een dossier al gemonitord hoe de informatie wordt vastgelegd, om bij het afronden de juiste bewaar- en vernietigingstermijn te kunnen hanteren. Tevens is de informatie met deze manier van werken centraal benaderbaar.

De bestuurlijke besluitvorming in Djuma is bij de implementatie ingericht volgens de bij de aanbesteding geleverde documenten en processen. Afgelopen jaren is bij het gebruik van deze processen gebleken dat deze echter minder statisch bleken dan aangegeven. De komende tijd worden verschillende processen daarom geoptimaliseerd.

In 2021 is hard gewerkt aan de migratie van data van het vorige zaaksysteem Green Valley/Alfresco naar het Zeeuws E-Depot. Op dit moment wordt deze data opgenomen in het E-depot waarna ze raadpleegbaar moet zijn voor de organisatie. In 2022 worden er reparatiewerkzaamheden uitgevoerd waardoor de data, in plaats van uitgeplaatst, werkelijk overgebracht kan worden naar het E-depot van het Zeeuws Archief.

In november 2021 zijn de resultaten opgeleverd van het KPI onderzoek op de informatiehuishouding. De resultaten van dit onderzoek worden momenteel vertaald in een plan van aanpak. Het is de bedoeling dat het KPI onderzoek eens per 2 jaar plaatsvindt, zodat er beter (bij)gestuurd kan worden met behulp van vooraf benoemde KPI’s. Het Zeeuws Archief voert deze onderzoeken uit vanuit haar inspectierol.

Inkoop

Het inkoopbeleid is op basis van het geactualiseerd VNG-model aangepast. Voor leveringen en diensten is het drempelbedrag voor enkelvoudig onderhands inkopen verhoogd van € 50.000 naar € 65.000 en is voor meervoudig onderhands aanbesteden het plafond verlaagd naar € 190.000 in plaats van de Europese drempel.

Derhalve dienen leveringen en diensten nationaal openbaar te worden aanbesteed tussen € 190.000 en de Europese drempelwaarde.

Voor sociale en specifieke diensten is het drempelbedrag voor enkelvoudig onderhands inkopen verhoogd van €50.000 naar € 150.000 en meervoudig onderhands aanbesteden van €150.000 tot de Europese drempelwaarde.

Het drempelbedrag voor enkelvoudig onderhands inkopen bij Werken is verhoogd van €50.000 naar € 150.000.

Wanneer de opdrachtsom van een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag minder is dan € 2.500 hebben we nu de mogelijkheid om zonder schriftelijke offerte (mondeling) tot opdrachtverlening over te gaan. Waarna we kunnen volstaan met het toezenden van een bestelbon en factuur.

De paragrafen Duurzaam inkopen en Innovatie zijn vervangen door een nieuwe paragraaf, getiteld 'Maatschappelijk Verantwoord Inkopen'. De overige teksten zijn in lijn gebracht met gewijzigde wetten, regelgeving en jurisprudentie. Bovenstaande wijzigingen zijn in overeenstemming met de Gids Proportionaliteit, beperken de administratieve lasten en voldoen aan de Europese en Nederlandse wetgeving op het gebied van inkoop.

Zeeuwse inkoop netwerk-samenwerking

Deze unieke Zeeuwse inkoop netwerk -samenwerking is gecontinueerd.

Aanbestedingen

Vanuit inkoop bestond er continue aandacht voor borging van de rechtmatigheid van inkoop en aanbesteden binnen de organisatie.

Gemeenten moeten opdrachten die gelijk zijn aan of boven de Europese drempelwaarden uitkomen op TenderNed plaatsen.

Dit is het online marktplein waarop ondernemers alle opdrachten van Nederlandse overheidsorganisaties op één plek kunnen vinden.

Gemeente Middelburg heeft in 2021 vijf Europese openbare en 22 meervoudig onderhandse aanbestedingen via TenderNed georganiseerd.

Informatiebeveiliging

De gemeente Middelburg is continu bezig met het vergroten van informatieveiligheid en de verdere professionalisering van de organisatie op het gebied van informatieveiligheid. Een betrouwbare en complete informatievoorziening is noodzakelijk voor het goed functioneren van de gemeente en is de basis voor het beschermen van rechten van burgers en bedrijven. Dit vereist een integrale aanpak, goed opdrachtgeverschap en risicobewustzijn. Ieder organisatieonderdeel is hierbij betrokken.

Het proces van informatiebeveiliging is primair gericht op bescherming van gemeentelijke informatie, maar maakt tegelijkertijd ook dingen mogelijk; bijvoorbeeld op verantwoorde wijze inzetten van elektronische dienstverlening, evenals nieuwe en innovatieve manieren van werken. De focus is informatie uitwisselen in alle verschijningsvormen, zoals elektronisch, op papier en mondeling. Het gaat niet alleen over bescherming van privacy, maar ook over bescherming van vitale maatschappelijke functies die worden ondersteund met informatie (verkeer, vervoer, openbare orde en veiligheid, etc.). Het gaat ook niet alleen over ICT; verantwoord en bewust gedrag van medewerkers is essentieel voor informatieveiligheid.

Op hoofdlijnen zijn de volgende activiteiten uitgevoerd in 2021:

• De Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO) is verder geïmplementeerd. Er komen steeds meer processen in beeld waarop de BIO van toepassing is en dat wordt in kaart gebracht. Tevens wordt er nu bij nieuwe applicaties Informatiebeveiliging en Privacy vanaf het begin meegenomen in het proces.

• Verplichte beleidsstukken met daaruit voortvloeiende maatregelen (zoals multifactor authenticatie op alle applicaties) zijn geïmplementeerd en worden uitgevoerd.

• Het Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) heeft een nieuw onderdeel toegevoegd aan de audit en dat is de Verhoging Digitale Weerbaarheid (VDW). Dit stuk wordt als nulmeting gebruikt voor verdere implementatie van beleidsadviezen.

• Er is een start gemaakt om te kijken hoe de gemeente Middelburg in de toekomst omgaat met vernieuwingen zoals M365 en werken in de Cloud.

Privacybescherming

Het toezicht op het voldoen aan de privacy wet- en regelgeving is van groot belang. Daarvoor wordt de privacy-administratie opgetuigd. In deze privacy-administratie komen registers voor als het verwerkingenregister, het register van datalekken en incidenten, verwerkingsovereenkomsten. Ook worden de raadplegen en verzoeken om informatie en advies vastgelegd.

Met de privacy-administratie willen we het toezicht opzetten waarmee de risico’s m.b.t. de privacy in kaart worden gebracht en het volwassenheidsniveau van de gemeentelijke organisatie. De bescherming van persoonsgegevens heeft vaak een koppeling met informatiebeveiliging. In 2021 is een keuze gemaakt voor een applicatie voor de privacy-administratie. De bekendheid van de privacy-officer, en de functionaris gegevens bescherming binnen de organisatie is toegenomen. Daardoor steeg het aantal raadplegingen m.b.t. de gegevensbeschermings-effectbeoordelingen, beoordelingen van beleid en overeenkomsten.

Financieel Beleid/Beheer

Bedrijfsvoering gaat over Financiën, P&O en Informatievoorziening. In die combinatie kunnen we de bedrijfsvoeringaspecten in onze organisatie versterken. Het organisatiebelang staat centraal en de inzet van mensen, geld en informatie wordt daar optimaal op afgestemd. Bedrijfsvoering wordt steeds meer beschouwd als de logische partner van de vakafdelingen om samen te werken aan het beste resultaat. Daarbij kiezen we voor een integrale benadering met respect voor ieders rol, positie en verantwoordelijkheid. De bijdrage van Bedrijfsvoering beperkt zich dan niet tot het geven van adviezen aan het eind van de voorbereiding van een besluit, maar er wordt vanaf het begin samengewerkt. Medewerkers van Bedrijfsvoering bieden actief ondersteuning aan en coördineren zelf intern de vragen voor interne klanten en werken continu aan onze meerwaarde.

Financieel Beheer richt zich op administratieve verwerking van begrotingswijzigingen, crediteuren, banken, kas en Btw-aangiften. Per 1 januari 2020 is onze administratie anders georganiseerd. Generalistisch werken is hierbij het uitgangspunt. Op deze manier worden wij kwalitatief beter en minder kwetsbaar in de uit te voeren taken. In de huidige COVID-19 periode zorgt de vergaande digitalisering ervoor dat de te verrichten werkzaamheden gewoon doorlopen en vanuit huis worden georganiseerd. Dit laatste is niet specifiek voor dit cluster maar voor de gehele gemeentelijke organisatie.

Belangrijke onderwerpen die voor 2021 op de agenda stonden waren:

Financieel Herstelplan

Op 30 september 2020 heeft de gemeenteraad het Financieel Herstelplan 2020-2024 vastgesteld. Dat plan omvat voorstellen om te komen tot duurzaam en reëel begrotingsevenwicht en tot een verbetering van het weerstandsvermogen. Het plan is verwerkt in de meerjarenbegroting 2021-2024. De voorstellen uit het plan leiden tot een sluitende begroting, hetgeen Gedeputeerde Staten voldoende vertrouwen gaf om te besluiten Middelburg in 2021 niet onder het preventief begrotingstoezicht te laten vallen. Het herstelplan bestaat uit vier opgaven:

Opgave 1: Had alleen betrekking op de begroting 2020. Deze opgave blijft hier dus verder buiten beschouwing.

Opgave 2: Voorziet in het terugdringen van de kosten Sociaal Domein met een bedrag dat oploopt tot structureel € 7 mln. in 2024. Voor 2021 bedroeg de opgave € 3 mln. Deze opgave is volledig gerealiseerd. Hierover is de gemeenteraad via de verschillende kwartaalrapportages Sociaal Domein geïnformeerd.

Opgave 3: Bevat voorstellen tot enerzijds bezuinigingen en anderzijds verhoging van de eigen gemeentelijke inkomsten. Voor 2021 bedroeg de taakstelling ruim € 4 mln., oplopend tot bijna € 6 mln. in 2024. Voor 2021 is deze taakstelling nagenoeg geheel behaald. Enkele posten konden niet volledig worden gerealiseerd, maar de financiële consequenties hiervan zijn opgevangen binnen de in het herstelplan opgenomen post Onvoorzien van € 100.000. Over de voortgang van de realisatie is aan de gemeenteraad gerapporteerd in de Bestuursrapportage.

Opgave 4: In het herstelplan zijn voorstellen opgenomen die moeten leiden tot versterken van het weerstandsvermogen, i.c. de algemene reserve. Ten tijde van het vaststellen van het plan bedroeg de weerstandratio 0,83. Lager dus dan de 1,0 die als minimumgrens wordt aangehouden. Opgave 4 is grotendeels al in 2020 gerealiseerd, enkele voor 2021 opgenomen voorstellen hebben in dat jaar nog geleid tot een toevoeging aan de algemene reserve van ca. € 0,8 mln. Omdat er naast de voorstellen uit het herstelplan ook nog andere toevoegingen aan de algemene reserve hebben plaatsgevonden, is de weerstandsratio inmiddels opgelopen tot boven de 1,4, de streefwaarde zoals die in 2021 door de gemeenteraad is vastgesteld.

In de komende jaren wordt verder ingezet om de opgaven uit het herstelplan volledig te realiseren. Het college heeft er vertrouwen in dat dit doel bereikt zal worden. Daarmee voldoet de begrotingspositie van Middelburg weer aan de daaraan te stellen eis van duurzaam evenwicht, ontstaat (enige) ruimte voor nieuwe investeringen of taken en beschikken we door de omvang van de algemene reserve over een robuuste weerstandspositie.

Doorontwikkeling HT

In het verleden hebben Belastingdienst en gemeente Middelburg een convenant - het horizontaal toezicht - afgesloten. Dit is een vorm van samenwerking tussen twee partijen, waarbij wederzijds vertrouwen, begrip en transparantie belangrijk zijn. Doel van deze samenwerking is dat de fiscale regels op een juist manier binnen de gemeentelijk boekhouding zijn geborgd en worden verwerkt. Binnen het ‘oude’ convenant zijn in overleg met de Belastingdienst bepaalde fiscale items benoemd die per boekjaar nader onderzocht zijn. Zo hebben wij in het verleden de werkkostenregeling (WKR-regeling) nader bekeken en onlangs een specifieke controle afgerond op Btw/Bcf.

Begin 2021 is de gemeente gestart om de doorontwikkeling ‘Horizontaal toezicht’ vorm te geven. Deze doorontwikkeling is een gevolg van de evaluatie van het huidige HT en de manier waarop hier in de praktijk, zoals hierboven beschreven, door zowel belastingdienst als gemeente vorm en inhoud aan wordt gegeven. In feiten komt het neer op een verder professionalisering om fiscaal in control te zijn. Om in aanmerking te komen voor een nieuw individueel convenant is het van belang dat er een aantoonbaar werkend systeem is van interne beheersing, interne controle en monitoring (TCF), waardoor de organisatie in staat is aanvaardbare aangiften in te dienen. Voor de gemeente levert dit voordelen op om mogelijke fiscale risico’s met beheersmaatregelen te dempen.

AO/IC

In de administratieve organisatie (AO) worden de werkwijzen, regels, procedures, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en controlemaatregelen beschreven die voor de informatievoorziening van belang zijn. De doelstelling van de AO is het tot stand brengen en het in stand houden van een goede werking van de informatievoorziening.

Interne controle (IC) draagt bij aan het verbeteren van het functioneren van de organisatie en processen. IC beoogt grofweg drie doestellingen: betrouwbare financiële informatie, beheersbare processen en overeenstemming met de wet- en regelgeving. Om deze doelstellingen te realiseren, heeft een organisatie controlemaatregelen nodig. Daarbij kunnen meerdere verdedigingslinies worden ingericht. Zo zijn in de organisatie de eerste en tweede lijn vertegenwoordigd. De eerste lijn betreft het lijnmanagement en is primair verantwoordelijk voor de resultaten en de beheersing van risico’s. De tweede lijn richt zich op ondersteuning, advisering en coördinering van de eerste lijn en toetst of de interne controlemaatregelen op uitvoeringsniveau aanwezig zijn en juist worden uitgevoerd.

Een goed ingerichte AO/IC zorgt dat de organisatie ‘in control’ is. De controllers rapporteren jaarlijks over hun controlebevindingen met de controllersrapportage, een graadmeter voor de mate waarin de organisatie daadwerkelijk in control is. De accountant geeft hierover ook een oordeel tijdens de interim- en jaarrekeningcontrole.

Rechtmatigheid en getrouwheid (212-onderzoeken)

Jaarlijks wordt er een intern controleplan opgesteld. Hierin is beschreven welke werkzaamheden het komend jaar door de controllers worden uitgevoerd. Onderdeel van deze werkzaamheden is het uitvoeren van rechtmatigheidscontroles voor circa 25 processen.

Doelmatigheid en doeltreffendheid (213a-onderzoeken)

Gemeenten zijn verplicht doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken uit te voeren. Het onderzoek naar het functioneel- en applicatiebeheer is in 2021 afgerond. De aanbevelingen die volgen uit het onderzoek zijn vertaald in een verbeterplan. Met de uitvoering hiervan zal dit jaar een start worden gemaakt.

Daarnaast is er een intern beheersingsplan opgesteld voor de nieuwe afdeling Toeging In Middelburg (TIM). De focus in dit plan is de getrouw- en rechtmatigheid. De processen zijn in kaart gebracht, gebaseerd hierop zijn risico’s geïnventariseerd. Daarna zijn beheersingsmaatregelen opgesteld met als doel de risico’s te reduceren. Er is gestart met de implementatie hiervan.

Het onderzoeksprogramma voor 2022 zal in overleg met het managementteam worden samengesteld en ter vaststelling aan het college van B&W worden voorgelegd. De planning van de onderzoeken wordt in de auditcommissie besproken met leden van de raad, de rekenkamer en de accountant.

Actualiteiten

Rechtmatigheidsverantwoording

Aanvankelijk was de verwachting dat het college van B&W voor het eerst vanaf de jaarrekening 2021 een rechtmatigheidsverantwoording zou afgeven. De accountant doet hierbij een uitspraak over de getrouwheid van de verantwoording. De wetswijziging gericht op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is tot nu toe niet bekrachtigd. Hierdoor vindt de verantwoording bij deze jaarrekening en de controle door de accountant nog op de tot nu toe gebruikelijke wijze plaats. De bedoeling is nog steeds dat de invoering plaatsvindt vanaf 2022. Het jaar 2021 is benut als proefjaar gericht op de rechtmatigheidsverantwoording.