Bestuur en ondersteuning

Inleiding

Het programma bestuur en ondersteuning gaat over de relatie tussen de burger en het bestuur. Betrokkenheid en dienstverlening zijn vanuit de gemeente uitgangspunt voor deze relatie. Het programma bevat de overkoepelende taakvelden van raad en college op het terrein van het openbaar bestuur en de ondersteuning daarvan door de gemeentelijke organisatie.

Beleidskader

Vastgestelde gemeentelijke beleidsnota's:

• Kwaliteitsatlas 2030

• Communicatiebeleidsplan 2019

• Visie op dienstverlening 2017-2020

• ‘Participeren: Doen en leren!’ 2017

• Notitie verbonden partijen 2016

Wat wilden we bereiken?

Maatschappelijk effect

Het vergroten van de betrokkenheid bij de gemeente en het vertrouwen in het bestuur.

Doelstellingen

1. Het vergroten van het draagvlak en de legitimatie voor besluiten, en voldoende mogelijkheden bieden aan burgers om betrokken te kunnen zijn bij de besluitvorming in de gemeente.

2. Burgers worden in een vroegtijdig stadium (juist en volledig) geïnformeerd over plannen.

3. Ruimte geven aan initiatieven in de samenleving. De gemeente faciliteert.

4. Het verbeteren van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen, gemeten aan de tevredenheid van de gebruiker.

5. Door op beleidsterreinen samen te werken met andere overheden, worden de beschikbare middelen op die velden effectiever en efficiënter ingezet.

6. Het vergroten van het vertrouwen bij de burgers in de gemeente. Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente efficiënt en effectief omgaat met de financiën, en dat de middelen op een rechtmatige manier worden ingezet.

7. Middelburg draagt bij aan de Zeeuwse opgaven.

Wat hebben we bereikt?

Doelstelling 1: Het vergroten van het draagvlak en de legitimatie voor besluiten, en voldoende mogelijkheden bieden aan burgers om betrokken te kunnen zijn bij de besluitvorming in de gemeente.

De betrokkenheid bij de besluitvorming en de voorbereiding daarop zijn vergroot. Onduidelijk is nog of het draagvlak en legitimatie daarmee is vergroot. In 2020 wordt de manier van participeren geëvalueerd.

Doelstelling 2: Burgers worden in een vroegtijdig stadium (juist en volledig) geïnformeerd over plannen.

Informeren is de eerste stap van participeren. Doordat we op basis van ”Participeren: Doen en leren!” daar uitvoering aan geven blijven we ons positief ontwikkelen.

Doelstelling 3: Ruimte geven aan initiatieven in de samenleving. De gemeente faciliteert.

In 2019 zijn weer verschillende initiatieven gefaciliteerd en ondersteund vanuit de groencheques, wijktafelbudgetten en activiteitenbudgeten (zie paragraaf Wat hebben we ervoor gedaan).

Doelstelling 4: Het verbeteren van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen, gemeten aan de tevredenheid van de gebruiker.

De tevredenheid aan de balies in onverminderd hoog geweest in 2019. De tevredenheid over de website ligt ook in 2019 lager dan die van de balie. Dit verschil is landelijk gelijk. De meting van de tevredenheid van telefonie is in 2019 nog niet gestart.

Doelstelling 5: Door op beleidsterreinen samen te werken met andere overheden, worden de beschikbare middelen op die velden effectiever en efficiënter ingezet.

Naast bestaande (grotere) samenwerkingen op belastinggebied en informatisering en automatisering in 2019 zijn er geen nieuwe initiatieven genomen om op specifieke terreinen samen te werken met andere overheden.

Doelstelling 6: Het vergroten van het vertrouwen bij de burgers in de gemeente. Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente efficiënt en effectief omgaat met de financiën, en dat de middelen op een rechtmatige manier worden ingezet.

Eind 2018 is het preventief toezicht door de provincie opgeheven. Over de jaren 2017, 2018 en 2019 is een goedkeurende verklaring van de accountant afgegeven. Signalen die duiden op controle op de financiën, waarbij er aandacht blijft voor de financiële positie van de gemeente. Voor 2020 is het preventief toezicht weer van pas, vanwege de oplopende tekorten in het sociaal domein.

Doelstelling 7: Middelburg draagt bij aan de Zeeuwse opgaven.

In 2019 is meegewerkt aan het vormgeven van een Zeeuwse overlegstructuur onder het OZO (Overleg Zeeuwse Overheden) die beter aansluit op de maatschappelijke opgaven van de overheden in Zeeland.

Wat hebben we ervoor gedaan?

Wijkgericht werken, bewonersparticipatie en overheidsparticipatie

Sinds 1 maart 2019 heeft de organisatie een ‘gangmaker’ om participatie naar een hoger plan te tillen. Samen met de raad, het college van B&W, het MT, medewerkers, netwerkpartners en inwoners gaan we deze raadsperiode op zoek naar mogelijkheden om dit te bereiken. Ook binnen de in te voeren Omgevingswet is participatie een belangrijke pijler. Het betrekken van belanghebbenden is straks geen vrijblijvendheid meer, maar een vereiste. Ook voor initiatiefnemers die zelf met een plan komen.

In 2019 hebben we in VNG-verband samengewerkt aan een leertraject rondom participatie. Daarbij stonden spelregels voor participatie centraal. Tijdens dat leertraject werd duidelijk dat Middelburg met haar participatiecode in de voorhoede loopt. Als een van de weinige gemeenten hebben we een set van spelregels, die een handvat of leidraad bieden om participatietrajecten vorm te geven. Let wel: participatie an sich en de participatiecode zijn geen tovermiddel. De praktijk blijft weerbarstig. ‘Participeren: doen en leren!’ blijft onverminderd actueel. Het is een zoektocht en zal dat voorlopig ook blijven.

Afgelopen jaren hebben we een aantal participatietrajecten doorlopen. Ieder traject kende zijn eigen dynamiek, waarbij begrippen als vertrouwen, verwachtingen, rollen, verantwoordelijkheden, kaders en procesafspraken veelvuldig ter sprake kwamen. Eind 2019 heeft de raad gevraagd om een evaluatie van deze participatietrajecten. Het doel van deze evaluatie is om samen met de participanten lering te trekken om trajecten in de toekomst soepeler te laten verlopen.

In 2019 is Middelburgers.nl opgeleverd en in gebruik genomen. Dit platform van Middelburgse wijken en dorpen bevat onder andere de sociale netwerkkaart, die verder is ingericht.

Als het gaat om het ondersteunen van initiatieven van inwoners is in 2019 bijgedragen aan diverse activiteiten op het gebied van de leefbaarheid in de wijken. Enkele voorbeelden zijn:

• Het verbeteren van de leefbaarheid en duurzaamheid in het Sint Jansgebied (onder andere verduurzaming openbare verlichting)

• Bijdrage aankoop AED kast + trainingen + verzekering (Griffioen, Mortiere, Sint Laurens, Klepperhoeve)

• Opknappen jeu de boules baan (Griffioen)

• Bijdrage concert met bands in de Mortiere, tevens ook via sponsorgelden bekostigd

• Plantenbak Maisbaai (groencheque)

• Welkomstborden Nieuw- en Sint Joosland + bloembakken (burgerinitiatief)

• Diverse activiteiten in het kader van Dorpsvereniging Nieuw- en Sint Joosland 50 jaar

• Bijdrage gymnastiek en bewegingslessen ouderen (Nieuw- en Sint Joosland)

• Bijdrage in materiaal voor onderhoud verenigingsbiljart (Nieuw Middelburg) en Klarenbeek – Veersepoort.

• Bijdrage buitenspeeldag Sint Laurens

• Een bijdrage voor de burendag, het labyrint, de buurttuin in ’t Zand – Stromenwijk Rittenburg.

• Dienstverlening

In 2017 heeft de raad de ambitie op het gebied van dienstverlening vastgesteld via de nieuwe Visie op Dienstverlening 2017-2020: Dienstverlening met aandacht. De pijlers Welkom, In contact, Op orde en Doen zijn de uitgangspunten om de dienstverlening de komende jaren door te ontwikkelen, waarin online zaken doen met de gemeente steeds makkelijker en toegankelijker moet worden en waarbij we tegelijkertijd de persoonlijke maat en aandacht voor de klant centraal stellen.

In 2019 hebben we een aantal nieuwe diensten aan onze inwoners en ondernemers geïntroduceerd. Zo hebben we een proef doorlopen met een begrafenisondernemer om met behulp van E-herkenning de digitale aangifte van overlijden mogelijk te maken. We hebben tevens de bezoekersapp voor sociaal parkeren geïntroduceerd. Uiteraard blijft het, in lijn met onze visie, voor onze inwoners en ondernemers mogelijk om zelf te kiezen voor digitale dienstverlening of voor dienstverlening via de bestaande kanalen.

We hebben een onlineteam opgericht voor de verbetering van de kwaliteit en continuïteit van onze dienstverlening via de website en sociale media-kanalen.

Ter ondersteuning van de (digitale) dienstverlening en onze bedrijfsvoering hebben we een nieuwe midofficesuite (onder andere e-diensten, zaaksysteem, content management systeem) aangeschaft.

Meten waardering dienstverlening

In de visie op dienstverlening is, onder meer, opgenomen dat de meting van de klanttevredenheid (nu alleen balie en website) wordt uitgebreid met het kanaal telefonie. In 2019 hebben we onze nieuwe telefooncentrale uitgerold. Dit verliep niet vlekkeloos. Gevolg is dat het meten van klanttevredenheid via dit kanaal nog niet is opgepakt. Het streven is dit in 2020 te doen.

Specifiek voor de balie en onze website kunnen we nog het volgende melden:

Balie

De meting over 2019 liet overigens een zeer positief beeld zien over de behandeling en afhandeling aan de balie. 93% van de bezoekers geeft ons een positieve score. 3% van de bezoekers geeft ons een neutrale score en 5% van de bezoekers geeft ons een negatieve score.

Website

De scores over de website zijn, net als elders in het land, lager dan aan de balie. In 2019 gaf 43% van de bezoekers van onze website een ‘groene score’. 21% van de bezoekers van onze website geeft ons een neutrale score en 36% van de mensen die onze website raadpleegt geeft ons een negatieve score.

Samenwerken

Economische structuurversterking in Zeeland

2019 is benut om de voorbereidingen voor de bouw van het Joint Research Center Zeeland (JRCZ) grotendeels af te ronden. Dat betekent dus dat er goede voortgang is geboekt. Zowel HZ als UCR (met het Engineering Department) zullen hiervan gebruik gaan maken. Beide onderwijsinstituten werken hierin nauw samen. Het JRCZ wordt van hoog niveau en dat is belangrijk voor de regio en daarmee ook voor Middelburg. Voor het parkeervraagstuk is een oplossing gevonden op de locatie Poelendaelesingel (PZEM).

Was er ooit sprake van dat er een apart Bèta College zou komen, die gedachte is al een tijd geleden verlaten. Aan UCR is een nieuw departement (Engineering) toegevoegd. Dit departement is in september 2019 van start gegaan en daarvoor is het gebouw aan de Sint Sebastiaanstraat verkocht aan de SRAF (Stichting Roosevelt Academy Fonds) die het pand verhuurt aan UCR. Zo zijn er in 2019 een aantal belangrijke ontwikkelingen hetzij in gang gezet hetzij verder uitgebouwd.

Overleg Zeeuwse overheden (OZO) en regiobureau

Na het raadsbesluit van Middelburg in december 2018 om een bijdrage te leveren aan het regiobureau is de voorbereiding van start gegaan. Vanaf de zomer van 2019 is het regiobureau van start gegaan. In het eerste half jaar heeft de nadruk gelegen op het voorbereiden van een andere overlegstructuur. Hierbij is vooral ingezet op het aanpassen van de structuur van de VZG aan de Zeeuwse opgaven en opdrachten vanuit het Interbestuurlijk Programma (IBP) dat door Rijk, IPO, VNG en Waterschappen. Begin 2020 hebben alle dagelijkse besturen in Zeeland de inhoud van de overleggen besproken.

Z4

Eind 2018 hebben de colleges de Z4 Werkagenda vastgesteld. Direct daarna is begonnen een uitwerking te geven aan de vier strategische thema’s die in de Werkagenda zijn geïdentificeerd: ‘Profilering stedelijkheid’, ‘Mobiliteit en bereikbaarheid’, ‘Arbeidsmarkt en onderwijs’ en ‘Havens en maritiem’.

Met het werken met position papers bepaalt de Z4 haar positie op de onderwerpen die we als essentieel zien voor (de ontwikkeling van) stedelijke aantrekkelijkheid in Zeeland. Het geeft richting aan onze thematische samenwerking. We leiden er doelen uit af en de papers maken duidelijk welke belangen we identificeren en welke boodschappen we willen uitdragen. Dit doen we in de context van een bredere Zeeuwse bestuurlijke samenwerking waarin stad en regio elkaar kunnen (blijven) versterken. Dat zal ook het onderwerp zijn van een themamiddag in OZO-verband, in 2020.

Omgevingswet

De voorbereiding op de invoering van de Omgevingswet vraagt veel, zowel bestuurlijk als ambtelijk. Het bestuurlijk voorbereidingsproces vindt in hoofdzaak plaats met de raadswerkgroep; in samenwerking met hen is een startnotitie Omgevingsvisie voorbereid. Op uitvoerend niveau zijn de diverse projectgroepen aan de slag gegaan, zijn de Zeeuwse samenwerkingsvormen beter ingebed en is er vooral op het niveau van wet- en regelgeving flinke vooruitgang geboekt. De zorg ging vooral uit naar de uitdagingen rondom het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet). Steeds duidelijker werd dat daar niet alleen forse investeringen in het verschiet liggen, maar dat ook het tijdpad krap is.

Beleidsindicatoren

Overhead

Alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces vormen overhead. In de tabel hieronder is aangegeven hoe deze kosten zijn opgebouwd:

1. ¹ Overhead mag nog wel worden toegerekend aan grondexploitaties, investeringen en andere (subsidie)projecten. In de praktijk zal dit gebeuren door op het taakveld 0.4 onder de lasten een negatief bedrag op te nemen en dit bedrag op het betreffende taakveld met de weer als last te verantwoorden. Hierdoor wordt de exploitatie niet onnodig opgevoerd.
2. ² Overheadvergoeding binnen de samenwerkingsverbanden waarbij Gemeente Middelburg als gastgemeente opereert worden als baten verantwoord binnen het taakveld overhead.

Wat heeft het gekost?

Toelichting financiële afwijkingen (+ voordeel / - nadeel)

We verantwoorden onze financiële cijfers op hoofdlijnen. Dat betekent dat we alleen afwijkingen van € 25.000 of hoger toelichten. De post “overig” gaat telkens over één of meerdere afwijkingen die kleiner zijn dan € 25.000.

Toelichting financiële afwijkingen (+ voordeel / - nadeel)

We verantwoorden onze financiële cijfers op hoofdlijnen. Dat betekent dat we alleen afwijkingen van € 25.000 of hoger toelichten. De post “overig” gaat telkens over één of meerdere afwijkingen die kleiner zijn dan € 25.000.