Bestuur en ondersteuning

Inleiding

De gemeente stelt de burger centraal. Dit doen we door steeds onze dienstverlening te controleren en te verbeteren. We betrekken inwoners bij plannen en besluiten en geven ruimte voor initiatieven (participatie). Ook zoeken we samenwerking met andere overheden en partijen in de regio.

In het programma Bestuur en ondersteuning leest u over de overkoepelende taakvelden dienstverlenen, participeren, extern overleggen en de ondersteuning daarvan door de gemeentelijke organisatie. Na jaren van bezuinigen en ombuigen, was er dit jaar voldoende financiële ruimte voor het invullen van die taken. Het efficiënt, effectief en rechtmatig inzetten van die middelen heeft blijvend onze aandacht.

Beleidskader

Vastgestelde gemeentelijke beleidsnota's:

• Kwaliteitsatlas 2030

• Communicatiebeleidsplan 2019

• Visie op dienstverlening 2023

• ‘Participeren: Doen en leren!’ 2017

• Participatieverordening 2022

• Notitie verbonden partijen 2016

Wat wilden we bereiken?

Maatschappelijk effect

Het vergroten van de betrokkenheid bij de gemeente en het vertrouwen in het bestuur.

Doelstellingen

1. Het verrijken van plannen door inwoners en andere betrokkenen in een vroeg stadium te informeren en te betrekken: burgerparticipatie.

2. Ruimte geven aan en stimuleren van initiatieven in de samenleving die een bijdrage leveren aan onze maatschappelijke opgaven: overheidsparticipatie.

3. Betrokkenheid van bewoners bij hun leefomgeving, gemeentelijke besluitvorming en maatschappelijke opgaven.

4. Een sterke sociale basis en gemeenschapszin in buurten / wijken en dorpen.

5. Het verbeteren van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen, gemeten aan de tevredenheid van de gebruiker.

6. Het vergroten van het vertrouwen bij de burgers in de gemeente. Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente efficiënt en effectief omgaat met de financiën en dat de middelen op een rechtmatige manier worden ingezet.

7. Samenwerken ten behoeve van lokale en regionale uitdagingen en bijdragen aan de Zeeuwse opgaven.

Wat hebben we bereikt?

Doelstelling 1: Het verrijken van plannen door inwoners en andere betrokkenen in een vroeg stadium te informeren en te betrekken: burgerparticipatie.

Informeren over plannen en het proces is de eerste stap van participeren. We betrekken onze inwoners bij plannen vanuit de gemeente via de wijktafels en informatiebijeenkomsten. Daarnaast hebben we sinds 2023 het nieuwe online platform middelburgontmoet.nl/doemee gelanceerd als digitale ontmoetingsplaats voor onze inwoners en de gemeentelijke organisatie. Ook hebben we in het najaar de eerste burgerraadpleging georganiseerd over de toekomstige woonlocaties in onze gemeente. De resultaten van deze nieuwe vormen van participatie nemen we mee voor projecten en plannen die nu in voorbereiding zijn.

Doelstelling 2: Ruimte geven aan en stimuleren van initiatieven in de samenleving die een bijdrage leveren aan onze maatschappelijke opgaven: overheidsparticipatie.

Deze doelstelling is onder meer vanwege bestaande planning en prioritering soms complex in de uitwerking. Bij wijkgericht werken kwamen naast de reguliere aanvragen voor het wijktafelbudget niet of nauwelijks (grote) initiatieven binnen. Een van de initiatieven die wel binnenkwam was een hondenontmoetingsplek in de wijk Zuid. Door tegengestelde belangen van wijkbewoners hebben we nog geen concrete vooruitgang geboekt op dit initiatief.

Doelstelling 3: Betrokkenheid van bewoners bij hun leefomgeving, gemeentelijke besluitvorming en maatschappelijke opgaven.

Ook in 2023 zijn we weer zichtbaar en actief geweest in onze wijken en dorpen. Dit heeft de betrokkenheid van inwoners bij hun leefbaarheid in de meeste wijken verbeterd. Het wijkteam in Dauwendaele timmert nog steeds aan de weg. In andere wijken zijn diverse groepen inwoners actief die hun wijk mooier, socialer en leefbaarder willen maken. Dit zijn niet per se de wijkteams, maar vaak de buurtjes of verenigingen die gericht zijn op het organiseren van activiteiten. Met de wijkteams zijn twee themabijeenkomsten geweest. Eén om het platform Middelburg Ontmoet verder te brengen en één om de dialoog aan te gaan over de budgetten. Ook de uitdagingen blijven. Wijkteams zijn kwetsbaar en stoppen soms, bijvoorbeeld het wijkteam Klarenbeek – Veersepoort. Zij hebben aangegeven wel betrokken te willen blijven, maar geen wijktafels meer te willen organiseren.

In 2023 zijn we verder gegaan met het in de praktijk brengen van de geleerde lessen op het gebied van participatie. Zo is de gemeenteraad bij het participatietraject van de woningbouw betrokken voor het vaststellen van kaders. Dit gebeurde getrapt in drie sessies. Dit heeft uiteindelijk geleid tot een succesvol Inwonerberaad, waarbij zestig gelote inwoners tijdens twee bijeenkomsten samen tot een kansenkaart voor nieuwe woningbouwlocaties kwamen. De ervaring leert dat door middel van loting andere mensen deelnemen aan participatie: een mooie afspiegeling van de samenleving bijvoorbeeld op het gebied van leeftijd, geslacht en opleidingsniveau.

Doelstelling 4: Een sterke sociale basis en gemeenschapszin in buurten / wijken en dorpen.

In 2023 heeft het wijknetwerk West een wijkanalyse voor de wijk Stromenwijk gemaakt.

Het platform Middelburg Ontmoet is gelanceerd. Dit platform is voor en door inwoners. Het online platform wordt aangejaagd door team Middelburg Ontmoet dat bestaat uit actieve bewoners, professionals van Vizita en de gemeente. Wekelijks is een spreekuur in de ZB voor inwoners en organisaties die hulp nodig hebben bij het aanmaken van het profiel. Tot nu toe is het platform succesvol gebleken. Eind 2023 gingen we richting de duizend deelnemers!

Doelstelling 5: Het verbeteren van de dienstverlening aan burgers, bedrijven en instellingen, gemeten aan de tevredenheid van de gebruiker. [AF]

De tevredenheid aan de balies is wederom hoog geweest in 2023. De scores over de website waren lager dan aan de balie. De telefonische tevredenheid werd ook in 2023 niet meer gemeten, omdat de technische applicatie (Skype) hiervoor onvoldoende mogelijkheden bood. Eind 2023 zijn we overgestapt naar Microsoft 365/Teams als nieuwe telefonievoorziening.

Doelstelling 6: Het vergroten van het vertrouwen van onze inwoners in de gemeente. Middelburgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente efficiënt en effectief omgaat met de financiën en dat de middelen op een rechtmatige manier worden ingezet.

Het financiële beeld was in 2023 nog steeds goed. Ten behoeve van inzicht in efficiënte en effectieve omgang met financiën zijn dit jaarverslag met programma's en verantwoording en deze jaarrekening opgesteld. De beoordeling van de rechtmatige inzet van de middelen is opgenomen in de jaarrekening bij de analyse begrotingsrechtmatigheid.

Doelstelling 7: Samenwerken ten behoeve van lokale en regionale uitdagingen en bijdragen aan de Zeeuwse opgaven.

Samen met de andere Zeeuwse overheden is een start gemaakt met het formuleren van regionale strategische doelen. Er wordt actief deelgenomen aan het Overleg Zeeuwse Overheden en onze gemeente is vertegenwoordigd in het VZG-bestuur. Er is begonnen met overleggen in OZO-verband en met ministeries van respectievelijk EZK en BZK over energie(infrastructuur) en over 'Elke regio telt' (rapport en kabinetsreactie). Op concrete dossiers is verder onder meer gewerkt aan een herziening van de GR-en (in VZG-verband) en in 2023 is de Regiovisie van de subregio Walcheren- Schouwen-Duiveland vastgesteld. Vanuit de gemeentelijke samenwerking is er een vestiging van het Expat Center Zeeland boven de Westerschelde gerealiseerd en is een doorontwikkeling van de pilot Samen Recht Vinden mogelijk gemaakt. Samen met de Provincie Zeeland en de gemeenten Veere en Vlissingen is in 2023 onder begeleiding van een kwartiermaker gestart met het realiseren van een nationaal kenniscentrum slavernijverleden in Middelburg. Daarvoor hebben gesprekken plaatsgevonden met onder meer de Ministeries van OC&W en BZK en de gemeente Amsterdam.

Wat hebben we ervoor gedaan?

Wijkgericht werken en participatie

In Middelburg lag de lat onverminderd hoog op het gebied van participatie. We vonden het belangrijk dat inwoners op tijd werden betrokken bij onze (beleids)plannen. En dat inwoners ruimte - en soms zelfs hulp - kregen bij eigen initiatieven om hun leefomgeving mooier te maken.

Wij zijn daartoe verder gegaan op de ingeslagen weg. Medewerkers, college en gemeenteraad zijn verder getraind in democratisch vakmanschap. Bij nieuwe projecten en plannen wordt aan de voorkant goed nagedacht over de rol van de gemeenteraad en de kaders voor de participatie. In 2023 zijn verschillende startgesprekken gevoerd met de gemeenteraad over de woningbouwopgave. Er heeft een inwonerberaad plaats gevonden over de woningbouwopgave. En eind 2023 zijn de startgesprekken rondom de nieuwe locatie van het azc voorbereid. Samen met de gemeenteraad zijn de kaders voor die participatie tot stand gekomen. Nieuw is dat deze tussentijds met een klankbordgroep van bewoners zijn afgestemd. Het instrument burgerberaad is verder verkend.

Wijkgericht werken

Het wijkgericht werken staat breed in de belangstelling. De wijk of buurt wordt in het hele land herondekt als schaal om opgaven in samenhang op te pakken. In Middelburg zien we dit terug in de versterking van de sociale basis als essentieel onderdeel van de transformatie van het sociaal domein.

We werkten ook in 2023 nauw samen met onze wijkteams. Zij zijn onze oren en ogen in de wijken en dorpen en samen met hen geven we invulling aan ons wijkgericht werken. We maakten gebruik van wijktafels en langzaam werd weer gebruik gemaakt wijkbudgetten. De wijkmanagers hebben flink geïnvesteerd in de relatie met de wijkteams. In enkele dorpen en wijken hebben we een verdere doorontwikkeling gemaakt met de wijktafels (andere vormen). Deze tendens vraagt om een doorontwikkeling van wijkgericht werken in Middelburg: integraal samenwerken met het doel de kansen en opgaven in een gebied samen met organisaties en bewoners op te pakken. Investeren in een integrale wijkaanpak geeft bewoners meer kracht voor het omzien naar elkaar en met elkaar bouwen aan een plezierige woonomgeving. Daarnaast kunnen we burgerkracht benutten om onze grote maatschappelijke opgaven samen te realiseren.

Wijkgericht werken was het loket waar maatschappelijke initiatieven binnen kwamen. Wijkmanagers jaagden deze initiatieven intern aan en voerden in beginsel de regie op dit proces. We zetten in op meer communicatie over onze opgaven en communiceren actief over lopende projecten en successen.

Proeftuin integrale wijkaanpak

De proeftuin integrale wijkaanpak is niet van de grond gekomen en lijkt niet meer haalbaar. Dat heeft er onder meer mee te maken dat het omgevingsplan opgavegericht wordt en niet meer gebiedsgericht. De wijkanalyses en wijkplannen zijn uitgesteld tot 2024.  

Wijknetwerken

Onze dorpen en wijken zijn gebundeld in zes wijknetwerken. Elk netwerk bestaat uit een clustering van wijken of dorpskernen, te weten:

Een wijknetwerk is een samenwerking tussen gemeente, partners en inwoners in de wijk. De wijknetwerken worden breed samengesteld met professionele partners zoals huisarts/POH, wijkverpleging, wijkpolitie, scholen, consultatiebureau, kinderopvang, woningcorporaties, geloofsgemeenschappen, welzijn en (school)maatschappelijk werk. Daarnaast zitten in het netwerk betrokken inwoners, wijkteams en partijen (bijv. een ondernemersvereniging) die de wijk goed kennen. De samenstelling van het wijknetwerk vraagt maatwerk. Deze is niet in iedere wijk hetzelfde. In een wijknetwerk is er mogelijkheid verdieping te hanteren op wijk- of dorpsniveau.

Middelburg Ontmoet

Begin 2023 hebben we het online community platform Middelburg Ontmoet uitgerold. Dit platform is een verzamelplek om nieuwe verbindingen te leggen met en tussen inwoners, professionals en de gemeente. Een aanpak waarmee zichtbaar is wat er aanwezig is en wat in de wijk gebeurt. Als mensen elkaar weten te vinden en weten welke mogelijkheden er zijn gaan ze samen dingen ondernemen. Zo ontstaan er sterke gemeenschappen, waarin inwoners verantwoordelijkheid nemen voor elkaar en voor hun omgeving. Het modulaire platform biedt alle informatie op één plek. Met één ingang en werkwijze vinden inwoners en organisaties elkaar en alles in hun buurt of community. Middelburg Ontmoet onderscheidt zich van andere platforms door de inzet van de ‘buurtverbinders’ aanpak. De buurtverbinders gaan fysiek in de wijk op zoek naar de kracht en capaciteiten van mensen in de lokale gemeenschap. Ze laten zien wat er in de buurt gebeurt, welke nieuwe initiatieven er zijn en welke kansen zich voordoen. Zij werken aan sterke gemeenschappen en informele netwerken. De buurtverbinders beheren het online platform waarmee mensen, bedrijven en organisaties elkaar makkelijk vinden. Zij stimuleren mensen om mee te doen en zijn actief in de buurt aanwezig. Met de ‘buurtverbinders’ aanpak ontstaat er een combinatie van een online en een offline community.

Participatie - Gedeelde opgave

Participatie vindt plaats bij allerlei projecten, samenwerkingsvormen binnen wijken en dorpen en bij alle onderwerpen van de toekomstige Omgevingswet. Burgerparticipatie wordt in beginsel toegepast wanneer het te verwachten is dat belanghebbenden in hun belangen geraakt kunnen worden naar aanleiding van beleid, plannen, projecten of programma’s. Dit is vastgelegd in onze participatie- en inspraakverordening. Het grote belang van participatie wordt breed in de gemeenteraad gedeeld. Goede vormen van participatie zijn daarom onderdeel van de gedeelde opgaven waarvoor college en gemeenteraad zich gesteld zien.

Participeren: doen en leren!

Eén van de belangrijkste participatielessen van de afgelopen jaren is dat we vóór de start van een participatietraject duidelijkheid moeten hebben over de kaders waarbinnen we het samenspel spelen. Door aan de voorkant helderheid te scheppen, was onze inzet in 2023 verwachtingen bij onze inwoners en andere belanghebbenden goed te managen. Bij complexe projecten, waar tegengestelde belangen zijn, was het bevoegd gezag aan de voorkant duidelijk over de kaders van participatie (“Van het laatste naar het eerste woord!”). Bij grotere complexere projecten werkten we met een startgesprek, waarin we voor de start van een participatieproces duidelijkheid schieppen over de kaders. Dat participatie had plaats gevonden betekende niet dat niets meer kan noch dat er geen tegenstanders meer waren. Het motto is: Wie wil, kan meedenken. We hebben in 2023 verschillende participatiemethoden ingezet. Inbreng wogen we zorgvuldig af en gemaakte keuzes legden we goed uit. Vaak helpt dat om het uiteindelijke besluit toch te accepteren. Daarnaast stond als altijd de officiële inspraakprocedure open voor degenen die het daar niet mee eens waren.

Dorps- en wijkdemocratie van de toekomst

De laatste jaren zien we dat wijkteams door de hoge leeftijd van de leden kwetsbaarder worden of zelfs stoppen. En we zien dat het voor sommige wijkteams lastig is om de ‘achterbanraadpleging’ te organiseren. De wijkteams zijn en blijven een belangrijk aanspreekpunt, maar niet het enige aanspreekpunt. We zijn op zoek gegaan naar andere, aanvullende, manieren van onze dorps- en wijkdemocratie, onder meer met pilots. In de participatie- en inspraakverordening is dit hoofdstuk nog open.

We bekeken in 2023 in hoeverre inwoners meer zeggenschap, bevoegdheden en budgetten wensen en hoe we dat samen vorm kunnen geven op een manier die Middelburg past. Wat voor de ene wijk werkt, werkt niet vanzelfsprekend voor de andere wijk. De ene wijk is draagkrachtiger dan de andere. We keken naar jongerenparticipatie, want veel zaken waarover we nu beslissen, zijn van invloed op hun toekomst. Dit was in 2023 nog een lopend proces, dat pas in 2024 uitmondt in een voorstel over hoe om te gaan met onze wijkbudgetten en de manier waarop we uitvraag doen voor maatschappelijke initiatieven. Doemee.middelburgers.nl is ingezet als instrument in onze participatieaanpak.

Dienstverlening

Het jaar 2023 heeft in het teken gestaan van het participatief evalueren van de Visie op dienstverlening, die tot 2023 met bijbehorend budget door de gemeenteraad was verlengd. De uitkomsten daarvan hebben gediend als input voor een nieuwe Visie op dienstverlening, die in december 2023 door de raad is vastgesteld.

Meten waardering dienstverlening

Balie

De meting over 2023 liet een positief beeld zien over de behandeling en afhandeling aan de balie. 91% van de bezoekers gaf ons een groene smiley. 4% van de bezoekers gaf ons een neutrale score en 5% gaf ons een negatieve score

Website

De klantbeoordelingen over de website waren lager dan aan de balie. Het aantal beoordelingen (27) is echter te laag om generaliserende uitspraken te doen over de waardering van de website en hieraan conclusies te verbinden. Het geringe aantal beoordelingen houdt verband met een technisch probleem aan leverancierszijde, waarvoor een oplossing wordt gezocht.

Naast de klantbeoordelingen wordt de website doorlopend gemonitord met statistiekenprogramma SiteImprove. Het programma meet onder meer de kwaliteit van de inhoud en de digitale toegankelijkheid op een groot aantal aspecten. De website scoort een ruime voldoende: op kwaliteit van de inhoud 94,0 en op digitale toegankelijkheid 96,6 van 100 punten. De gemiddelde scores van Nederlandse overheidswebsites liggen op respectievelijk 84,0 en 90,1.

De website heeft de B-status (voldoet gedeeltelijk) in het register van toegankelijkheidsverklaringen. Deze score is gebaseerd op een toegankelijkheidsonderzoek uit 2022 en heeft vooral te maken met de aanwezigheid van niet-toegankelijke PDF-documenten op de website. In 2023 is gewerkt aan het terugbrengen van het aantal PDF-documenten en het toegankelijk maken van de resterende documenten. Ook voor de komende jaren is dit een aandachtspunt.

Daarnaast is gewerkt aan het terugdringen van het aantal losse websites en het onderbrengen van de inhoud bij de hoofdwebsite www.middelburg.nl.

Telefonie

Eind 2023 zijn we succesvol overgestapt naar Microsoft 365/Teams als telefonievoorziening. We gebruiken 2024 om te komen tot een uitgebreidere en zorgvuldige manier van meten van tevredenheid over onze telefonische dienstverlening. Een meer volledige uitvraag geeft ons een beter beeld van de stand van zaken rondom telefonische klanttevredenheid zodat we kunnen achterhalen waar verbeteringen noodzakelijk zijn.

Samenwerken

Middelburg werkt samen met andere gemeenten, de Provincie Zeeland en organisaties en samenwerkingsverbanden aan de Zeeuwse opgaven inclusief het formuleren van regionale strategische doelen. Dit deden wij onder meer via actieve deelname aan OZO, Z4, Campus Zeeland en de vele gemeentschappelijke regelingen.

In 2023 is de regiovisie Walcheren-Schouwen-Duiveland door de vier gemeenten vastgesteld en gecommuniceerd met de raden. Aan de regiovisie is een overzicht van acties en richtingen voor uitvoering toegevoegd, die zijn opgepakt maar nog niet afgerond. Een regiovisie is een visie op samenwerkingsmogelijkheden van buurgemeenten om maatschappelijke uitdagingen gezamenlijk doelmatiger en doeltreffender te kunnen aanpakken. Gekozen is met de vier gemeenten te kijken hoe de maatschappelijke uitdaging van een sterke daling van de beroepsbevolking het hoofd kan worden geboden.

Met betrekking tot Gemeenschappelijke regelingen is er door de Zeeuwse gemeenten in VZG-verband gekeken naar de aansturing hiervan en de mogelijkheden van verbetering daarin. Met de inzichten van de werkgroep Verbonden partijen van de VZG zijn we aan de slag gegaan. In onze paragraaf Verbonden partijen staat hier meer over.

OZO en VZG

Ook in 2023 heeft de gemeente Middelburg actief deelgenomen aan het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO) en de Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG). Binnen het OZO is in de diverse themaoverleggen aandacht gegeven aan ontwikkelingen en het formuleren van een Zeeuwse strategische agenda. Vanuit het college van burgemeester en wethouders van Middelburg nemen de burgemeester en twee wethouders deel aan landelijk c.q. Europees overleg vanuit de VNG en heeft een wethouder zitting in het bestuur van de VZG.

Z4

In 2023 is samen met Terneuzen, Goes en Vlissingen in Z4 verband verder gewerkt aan de stedelijke opgaven m.b.t. de bereikbaarheid van de steden, de versterking van de binnenstadseconomie, het versterken van het vervolgonderwijs en de culturele voorzieningen.

Effecten maatregelen financieel herstelplan

Voor de effecten in 2023 van de maatregelen uit het financieel herstelplan verwijzen wij naar de paragraaf Bedrijfsvoering.

Beleidsindicatoren

Externe inhuur

De gemiddelde externe inhuur bij gemeenten met eenzelfde omvang als de gemeente Middelburg is 17,6% (2022) en voor alle gemeenten is de gemiddelde externe inhuur 17% (2022).

Overhead

Alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces vormen overhead. In de tabel hieronder is aangegeven hoe deze kosten zijn opgebouwd:

1. ¹ Overhead mag nog wel worden toegerekend aan grondexploitaties, investeringen en andere (subsidie)projecten. In de praktijk zal dit gebeuren door op het taakveld 0.4 onder de lasten een negatief bedrag op te nemen en dit bedrag op het betreffende taakveld met de weer als last te verantwoorden. Hierdoor wordt de exploitatie niet onnodig opgevoerd.
2. ² Overheadvergoeding binnen de samenwerkingsverbanden waarbij Gemeente Middelburg als gastgemeente opereert worden als baten verantwoord binnen het taakveld overhead.

Wat heeft het gekost?

Toelichting financiële afwijkingen (+ voordeel / - nadeel)

We verantwoorden onze financiële cijfers op hoofdlijnen. Dat betekent dat we alleen afwijkingen van € 50.000 of hoger toelichten. De post “overig” gaat telkens over één of meerdere afwijkingen die kleiner zijn dan € 50.000.

Een positief getal in de kolom afwijking lasten betekent dat er minder lasten zijn dan begroot. Een negatief bedrag in de kolom lasten geeft aan dat de lasten hoger uitvallen dan begroot. Een positief getal in de kolom afwijking baten geeft aan dat er meer baten zijn dan begroot. Een negatief getal geeft aan dat er minder baten zijn dan begroot.

Toelichting financiële afwijkingen (+ voordeel / - nadeel)

Toelichting financiële afwijkingen (+ voordeel / - nadeel)