Bedrijfsvoering

Inleiding

In deze paragraaf wordt ingegaan op de bedrijfsvoering van de Gemeente Middelburg. Met bedrijfsvoering worden de bedrijfsprocessen bedoeld die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit de programma's te realiseren. Het betreft beleidsmatige (primaire) processen, ondersteunende (secundaire) processen en de sturing en beheersing ervan. Over de volgende onderdelen wordt in de paragraaf Bedrijfsvoering inzicht gegeven in de uitvoering over het jaar 2023:

• Personeel en organisatie

• Dienstverlening

• Communicatie

• Juridische Zaken

• Informatie en Automatisering

• Documentaire/Digitale informatievoorziening

• Inkoop

• Informatiebeveiliging

• Privacybescherming

• Financieel Beleid/Beheer

• AO/IC

• Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording

Personeel en Organisatie

Medewerkeronderzoek en visie op werken

In 2023 is een medewerkeronderzoek uitgevoerd. Het onderzoek was enerzijds gericht op de werkbeleving van medewerkers en anderzijds op hun ervaring met hybride werken. 74% van de medewerkers hebben de vragenlijst ingevuld. De resultaten geven een positief beeld over de gemeente Middelburg als werkgever. Aandachtspunt is de werkdruk die door medewerkers wordt ervaren. Ook over thuiswerkmogelijkheden zijn medewerkers over het algemeen tevreden. De input die hierover is opgehaald wordt meegenomen in het project Visie op werken dat in 2024 wordt opgestart. P&O en de afdelingshoofden hebben alle resultaten van het medewerkeronderzoek op clusterniveau besproken met de medewerkers en hierbij samen verbetermogelijkheden benoemd.

Arbeidsmarktcommunicatie

In 2023 is professionaliseringsslag gemaakt op de arbeidsmarktcommunicatie van de gemeente Middelburg. Er zijn foto’s en films gemaakt van onze medewerkers die worden ingezet om een beeld te geven van wat het betekent om te werken voor de gemeente Middelburg. Tevens is er een nieuwe website gemaakt, wordt social media intesiever ingezet neemt P&O deel aan beurzen (bijv. Contacta) om de gemeente Middelburg sterker op de kaart te zetten. Dit heeft eraan bijgedragen dat er een recordaantal van 85 vacatures is ingevuld.

Arbodienst

Samen met de gemeente Vlissingen is in 2023 een aanbestedingstraject doorlopen voor een arbodienst. De gunning is verleend aan Occure. Dit betekent dat we per 1 januari 2024 werken met een nieuwe arbodienst. De werkwijze is vergelijkbaar en ziet toe op het werken volgens ons eigen regie model. Belangrijke wijziging is de locatie van de spreekuren. Deze worden nu gehouden in het stadskantoor.

Organisatieontwikkeling

In 2023 is het beleid op de gesprekkencyclus vernieuwd. De functioneringsgesprekken zijn vervangen door WOW-gesprekken, dat staat voor Welzijn, Ontwikkeling en Werkbeleving. De bedoeling is om op een persoonlijke en professionele manier met elkaar in verbinding te zijn. Het doel is het onderhouden en stimuleren van de betrokkenheid bij elkaar en bij de organisatie. Het gesprek is meer gericht op wat ervoor zorgt dat iemand plezier heeft in het werk, hoe dat behouden kan worden en wat iemand nodig heeft om zijn werk de komende periode goed te kunnen doen.

Daarnaast is in 2023 is in samenwerking met Rijnconsult een organisatieanalyse uitgevoerd. Deze analyse was gericht op de vraag of de omvang van de organisatie en de taken die de gemeente heeft nog passend zijn bij de huidige inrichting en aansturing van de organisatie. In 2024 wordt dit verder uitgewerkt.

Dienstverlening

Uw raad heeft op 10 december 2020 een geamendeerd raadsvoorstel aangenomen voor het verlengen van de visie op dienstverlening. Besloten is de huidige visie te verlengen tot en met 2023 met het bijbehorende budget.

Het jaar 2023 heeft in het teken gestaan van het participatief evalueren van de visie. De uitkomsten daarvan hebben gediend als input voor een nieuwe visie op dienstverlening welke uw raad in december 2023 heeft vastgesteld.

In 2024 komen we met een uitvoeringsprogramma en starten we met de uitvoering hiervan.

Communicatie

Website

Gemeenteraad, college en MT vinden het belangrijk dat alle Middelburgers mee kunnen doen. Dat betekent: onze teksten kunnen begrijpen. Maar ook dat ze formulieren kunnen invullen. Of de publiekshal kunnen bereiken in een rolstoel. Zomaar een paar voorbeelden van wat meedoen voor ons inhoudt. Digitale toegankelijkheid is een veelgebruikt woord dat daarmee te maken heeft.

Onze website heeft continue aandacht, zowel in het actueel houden als het toegankelijk zijn voor mensen met een beperking. Digitale toegankelijkheid is een wettelijke verplichting voor overheden. Als je websites en apps toegankelijk zijn, betekent dat dat iedereen die volledig kan gebruiken. Oók mensen met een beperking, die bijvoorbeeld voorleessoftware gebruiken. Of mensen die door een motorische beperking moeilijk met een cursor kunnen werken. Als een website op app niet toegankelijk is, lopen zij tegen problemen aan. Zij kunnen de website of app niet (goed) bedienen. Daarom hebben we afgelopen jaar Readspeaker op de website gezet. Met deze tool kunnen mensen die (tijdelijk) visueel beperkt zijn toch kennis nemen van de teksten, want deze worden intregraal voorgelezen.

Een ander belangrijk aspect van wel of geen toegankelijke website hebben, is het hebben van PDF-documenten op de website. Documenten als pdf-bestand zijn eigenlijk niet toegankelijk. Daarom zijn er we bezig om deze zo veel mogelijk te vervangen. Als het om formulieren gaat, zetten we deze om naar online formulieren die wel toegankelijk zijn. Grotere documenten zetten we om naar webpagina's zodat ze toegankelijk zijn.

Afgelopen jaar is de webstrategie vastgesteld. Daarin beschrijven we de ambities en strategische keuzes voor onze websites en mobiele apps. Een van de onderdelen van die strategie is om minder opzichzelfstaande websites te lanceren en zoveel mogelijk nieuwe inhoud onder te brengen onder www.middelburg.nl. We zijn ook bezig met het afstoten van websites om wildgroei te verminderen en meer duidelijkheid en herkenbaarheid te bieden aan websitebezoekers.

Middelburg Ontmoet

Middelburg Ontmoet is een online community platform voor én door inwoners van de gemeente Middelburg. Inwoners kunnen zelf nieuwsberichten plaatsen. Maar ook meedoen en meedenken met projecten van de gemeente. Ook kunnen inwoners hulp vragen of hulp aanbieden. In de kalender zijn activiteiten in de wijken en dorpen te vinden. Op Middelburg Ontmoet staat ook de sociale netwerkkaart met daarin alle Middelburgse voorzieningen, zoals huisartsen, (welzijns)activiteiten, grand cafés en sportverenigingen. Kortom, een overzicht van organisaties die inwoners helpen om zich fit te voelen en mee te doen in de maatschappij

Middelburg Ontmoet is een samenwerking tussen de gemeente Middelburg, Vizita, de buurtverbinders, inwoners, organisaties en verenigingen in de gemeente Middelburg. Buurtverbinders zijn betrokken inwoners en beheren Middelburg Ontmoet, zodat alles wat er in de buurt gebeurt op de site te vinden is. Van hulpvraag en hulpaanbod tot nieuwtjes, spullen te koop, winkels, agenda, initiatieven, en nog veel meer. Zij verbinden als vrijwilliger online en 'op straat' mensen met elkaar. 

Een onderdeel van Middelburg Ontmoet is Doe Mee. Doe Mee helpt ons om plannen samen met de inwoners te maken. Of te toetsen hoe Middelburgers over voorstellen denken. Afgelopen jaar stonden hier diverse projecten op waar we input van onze inwoners en organisaties gevraagd hebben. Voorbeelden zijn het Lokaal Preventie Akkoord, de Omgevingsvisie, BOSS (bewegen, ontmoeten, sporten en spelen in de buitenruimte) en het azc.

Gemeentegids

In 2023 brachten we een nieuwe editie van de gemeentegids uit. In deze gids staat onder andere informatie over de gemeentelijke organisatie, instellingen en organisaties in onze gemeente.

Bode

We zijn in 2023 doorgegaan met de wekelijkse pagina met gemeentelijke informatie in deze huis-aan-huiskrant. Een vast onderdeel is Het woord van een raadslid en de officiele publicaties. Daarnaast staan er artikelen op deze pagina over bijvoorbeeld het aanvragen van tegemoetkomingen en subsidies, het scheiden van afval, werkzaamheden die plaatsvinden en bijeenkomsten, zoals wijktafels.

Los van de gemeentelijke informatiepagina hebben de collegeleden om de week een column in de Bode.

Sociale media

Gemeente Middelburg is actief op Facebook, Instagram, X (voorheen Twitter) en LinkedIn. En uiteraard ook op Middelburg Ontmoet. We gebruiken sociale media om informatie te zenden, bijvoorbeeld nieuwsberichten, aankondigingen van raadsvergaderingen en (werk)bezoeken van college(leden). Maar ook om mensen uit te nodigen voor bijeenkomsten of het invullen van een enquete. We delen op onze sociale media berichten van evenementen en organisaties die aan onze gelinkt zijn. Onze wethouders zijn ook actief op een of meerdere sociale media.

Juridische zaken

Bezwaarschriften

In 2023 heeft de kamer Algemene Zaken van de Commissie bezwaarschriften 11 keer vergaderd en 26 adviezen uitgebracht. Hiervan zijn 5 bezwaarschriften gegrond en 13 bezwaarschriften ongegrond verklaard. In 2 gevallen was er sprake van een combinatie gegrond/ongegrond. 6 bezwaarschriften zijn niet-ontvankelijk verklaard.

Aan vergoedingen en reiskosten voor de commissieleden werd in totaal € 8.360 betaald.

Door de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren geldt voor ambtenaren het private arbeidsrecht. In 2023 heeft de Regionale Geschillencommissie geen individuele geschillen tussen gemeente en werknemer behandeld.

Klachten

De informele behandeling van klachten in 2023 laat ook dit jaar zien dat vlot en persoonlijk contact gelegd door de klachtbehandelaar bijzonder op prijs wordt gesteld door de klager. Deze persoonlijke contacten zorgden ervoor dat de meeste klachten snel naar tevredenheid van klager werden opgelost. In 2023 zijn 50 klachten behandeld waarvan vier ter behandeling aan de klachtencommissie zijn voorgelegd. De klachtencommissie heeft geadviseerd vier klachten gegrond te verklaren. Ook is een klacht buiten behandeling gelaten. Geen van deze klachten zijn voorgelegd aan de Nationale Ombudsman.

Verzekeringen

Met ingang van 1 januari 2021 heeft de gemeente bij AON assurantiën een nieuw brandcontract met een looptijd van 3 jaar. Echter, als gevolg van de schadelast van de gemeente Middelburg (én landelijke) hadden de verzekeraars het gemeentelijk brandcontract per 1 januari 2023 pro-forma opgezegd. De verzekeraars hebben het brandcontract hierna verlengd tot 1 januari 2024. Eén verzekeraar heeft een premieverhoging van 10% doorgevoerd. De andere verzekeraars hebben de premie niet gewijzigd.

De aansprakelijkheidsverzekering heeft de gemeente na een Europese aanbesteding per 1 januari 2020 ondergebracht bij Melior verzekeringen in Almelo. Melior verzekeringen en Centraal beheer zijn nagenoeg de enige aanbieders van aansprakelijkheidsverzekeringen voor (gemeentelijke) overheden.

Naast bovengenoemde verzekeringen heeft de gemeente nog een derde grote verzekering, dit betreft de Construction All Riks (CAR) verzekering, deze is afgesloten bij Centraal beheer. Deze verzekering dekt de risico’s bij infrastructurele werken.

Bekendmakingswet

Op 1 juli 2021 is de Wet elektronische bekendmakingen (Web) in werking getreden. Gevolg hiervan is dat alle publicaties van algemene verbindende voorschriften (zoals verordeningen en beleidsregels) en vergunningen (zoals aanvragen en verlening van omgevingsvergunningen) verplicht gepubliceerd moeten worden in het Gemeenteblad. Dit is een vereiste voor rechtsgeldige inwerkingtreding. Daarnaast moeten alle algemene verbindende voorschriften opgenomen worden in het CVDR (het landelijke regelingenregister). De gemeente Middelburg publiceerde de meeste documenten al op deze wijze zodat ook in 2022 hieraan wordt voldaan.

Voor beleidsregels is er een overgangsregeling. Bestaande beleidsregels moeten uiterlijk 1 juli 2022 in het register zijn opgenomen.

Er heeft in de tweede helft van 2023 een inventarisatie van lokale vigerende regelgeving en bestaande (nog niet gepubliceerde) beleidsregels plaatsgevonden. Afdelingsgewijs of centraal via het cluster Juridisch van de afdeling Wijk en Bestuur wordt op basis hiervan in 2024 een actualiseringsslag gedaan om te komen tot juiste (geconsolideerde) lokale regelgeving en beleidsregels die van toepassing zijn in de gemeente Middelburg.

Informatievoorziening en Informatiebeheer

In 2022 is in het organisatieplan 'Middelburg in ontwikkeling’ digitaal versnellen benoemd als speerpunt. Dit heeft o.a. geleid tot het opstellen van een Programma Digitalisering voor de periode 2022-2025. Dit programma fungeert als uitvoeringsprogramma voor de I-Visie die in juni 2020 is vastgesteld.

Het programma heeft aandacht voor de digitale dienstverlening, regievoering en samenwerking, datagedreven werken, de (samen)werkplek, de vaardigheden en bewustzijn van de medewerker en innovatie binnen de afdelingen. Maar wellicht net zo belangrijk is het op orde houden en verbeteren van wat er nodig is om dit alles op een goede manier mogelijk te kunnen maken.

De focus ligt voornamelijk op de juiste informatievoorziening realiseren om onze dienstverlening en bedrijfsvoering te ondersteunen. Dit betekent dat we investeren ‘aan de achterkant’ in zaken die randvoorwaardelijk zijn voor het op een goede manier kunnen organiseren van de informatievoorziening. Daarnaast organiseren we tegelijkertijd ‘de voorkant’; de informatievoorziening. In 2023 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd:

• De overgang naar M365 en de moderne werkplek zijn gestart

• Iedereen is voorzien van een laptop als vervanging voor de thin clients

• Teams bellen is geïmplementeerd

• Teams als (samen)werkomgeving is gestart

• Er is een impuls gegeven aan het verbeterplan functioneel beheer

• Er is een start gemaakt met het werken onder architectuur (informatiearchitectuur)

• Het datawarehouse is verder ontwikkeld, passend bij het nieuwe werkplekconcept

• Pilot digitalisering post is uitgevoerd en met 6 maanden verlengd

• Gestart met project t.b.v. implementatie Woo

• Onderzoek naar NotuBiz Recordmanagement o.a. t.b.v. archivering videoverslaglegging en e-depot.

• Gestart met voorbereidingen t.b.v. het verbeteren van het vervangingsproces (digitalisering)

• Cluster Informatiebeheer versterkt met kwaliteitsmedewerker informatiebeheer en adviseur informatiebeheer (I)

• Gestart met inventarisatie t.b.v. op te zetten kwaliteitssysteem

• Anonimiseringssoftware (DataMask) operationeel

• Gestart met e-mailrichtlijn vertalen naar beleid

• Gestart met in kaart brengen van het informatiebeheer externe partijen (onderdeel verbeterplan)

• Gestart met het opstellen van een informatiebeheerplan (onderdeel verbeterplan)

• Gestart met het opstellen van een plan t.b.v. de afsluiting van archieven (onderdeel verbeterplan)

• Gestart met het initiëren van intergemeentelijke werkgroepen en overlegplatforms i.h.k.v. informatie- en archiefbeheer

Inkoop

In 2023 was de borging van de rechtmatigheid van inkoop en aanbesteden een belangrijk speerpunt binnen de organisatie.

Deze borging is in 2023 sterk verbeterd daar er steeds vaker gebruik gemaakt is van het geïntroduceerde inkooptrajectformulier.

Tevens is het contractmanagement, inclusief contractbeheersysteem, geoptimaliseerd.

Daarnaast is er extra aandacht besteed aan het vergroten van de kennis en het bewustzijn met betrekking tot de inkoopdoelstellingen bij de medewerkers.

Aanbestedende diensten (waaronder gemeenten) moeten opdrachten die gelijk zijn aan de Europese drempelwaarden of boven de Europese drempelwaarden uitkomen op het Europees digitaal platform voor aanbestedingen plaatsen. Gemeente Middelburg gebruikt hiervoor TenderNed, hét online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid. In 2023 zijn door de gemeente Middelburg 6 Europese openbare en 23 meervoudig onderhandse aanbestedingen via TenderNed georganiseerd.

De unieke Zeeuwse inkoop netwerk-samenwerking is gecontinueerd en waar mogelijk geïntensiveerd.

Informatiebeveiliging

De gemeente Middelburg zet zich voortdurend in voor het vergroten van informatieveiligheid en de verdere professionalisering van de organisatie op dit gebied. Een betrouwbare en complete informatievoorziening is van cruciaal belang voor een goed functionerende gemeente en vormt de basis voor het beschermen van de rechten van zowel burgers als bedrijven. Dit vereist een integrale aanpak, goed opdrachtgeverschap en een bewustzijn van de risico's. Alle onderdelen van de organisatie zijn hierbij betrokken.

Het proces van informatiebeveiliging richt zich in de eerste plaats op de bescherming van gemeentelijke informatie, maar biedt tegelijkertijd mogelijkheden, zoals het verantwoord inzetten van elektronische dienstverlening en het bevorderen van nieuwe en innovatieve manieren van werken. De focus ligt op het uitwisselen van informatie in alle vormen, inclusief elektronisch, op papier en mondeling. Hierbij gaat het niet alleen om het beschermen van privacy, maar ook om het waarborgen van vitale maatschappelijke functies die worden ondersteund door informatie, zoals verkeer, vervoer, openbare orde en veiligheid. Het draait niet alleen om ICT; het vereist ook verantwoordelijk en bewust gedrag van alle medewerkers binnen de organisatie.

De gemeente Middelburg heeft de volgende activiteiten in 2023 uitgevoerd:

• De bewustwordingscampagne is overgedragen aan P&O en is beschikbaar gesteld voor alle medewerkers. Ook is deze campagne verplicht gesteld voor alle medewerkers en nieuwe medewerkers moeten de cursus binnen drie maanden na indiensttreding hebben volbracht;

• Het Gemeentelijk Strategisch Informatiebeveiligings Beleid is verlengd tot en met 2025. Dit is gedaan omdat er in 2024 grote wijzigingen aankomen op het gebied van informatiebeveiliging. NIS2 en BIO 2.0 moeten geïmplementeerd worden en hiervoor is nieuw beleid nodig. Tot die tijd voldoet het huidige beleid en is daarom verlengd;  

• Steeds meer afdelingen werken met MS365. Dit biedt nieuwe kansen en mogelijkheden maar er moet continue rekening worden gehouden met informatiebeveiliging en privacy;

• De ENSIA-cyclus is weer doorlopen en er zijn vorderingen gemaakt om naast ‘opzet’ en ‘bestaan’ ook ‘werking’ te laten controleren door een auditor.

Privacybescherming

Nieuwe verwerkingen zijn onderworpen aan een risicotaxatie op gebied van zowel privacy als informatiebeveiliging en zo nodig moeten er DPIA’s worden uitgevoerd waaruit mitigerende maatregelen naar voren komen. Tevens zijn verwerkersovereenkomsten gesloten met verwerkers. Ook dit is een mitigerende maatregel.

In het kader van bewustwording en educatie is de in 2022 ingezette E-learning gevolgd door nieuwe medewerkers. De digitale wereld verandert zeer snel. De gemeente Middelburg dient ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens van haar inwoners goed beschermd zijn en haar informatiebeveiliging op orde is. Door het aanbieden van deze training is een begin gemaakt om het niveau van bewustwording ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy te verhogen. Dit zorgt ervoor dat medewerkers beter om kunnen gaan met zaken als phishing, informatiebeveiligingsincidenten, privacy vraagstukken en datalekken. Door deze E-learning aan te bieden voldoet de gemeente Middelburg tevens aan diverse normen van de BIO. Niet eerder vond er ook structurele (bij)scholing van medewerkers plaats waardoor het niveau van privacybewustzijn sterk persoonsafhankelijk is.

Sinds medio 2022 is het verwerkingsregister niet meer bijgewerkt. Datalekken worden vastgelegd in Topdesk. In 2023 waren dit er 16. De afhandeling ervan gebeurt door de afdeling in samenspraak met de privacy officer. In 2023 zijn er geen nieuwe DPIA’s gemaakt. Helaas is de conclusie dat door het ontbreken van een fulltime aangestelde privacy officer de ondersteuning bij het omgaan en inrichten van de privacyhuishouding achterblijft.

Het afgelopen jaar heeft de interim privacy officer zich alleen bezig kunnen houden met afzonderlijke casussen. Dergelijke raadplegingen zijn talrijk en divers van aard. Dit houdt direct verband met de opgelopen achterstanden door onvoldoende prioriteit te geven aan het thema privacy, eigenlijk al sinds de invoering van de AVG (2018). Daarmee is de conclusie dat de basis privacy anno 2023-2024 nog niet op orde is.

Financieel Beleid/Beheer

Bedrijfsvoering gaat over Financiën, P&O en Informatievoorziening. In die combinatie kunnen we de bedrijfsvoeringaspecten in onze organisatie versterken. Het organisatiebelang staat centraal en de inzet van mensen, geld en informatie wordt daar optimaal op afgestemd. Bedrijfsvoering wordt steeds meer beschouwd als de logische partner van de vakafdelingen om samen te werken aan het beste resultaat. Daarbij kiezen we voor een integrale benadering met respect voor ieders rol, positie en verantwoordelijkheid. De bijdrage van Bedrijfsvoering beperkt zich dan niet tot het geven van adviezen aan het eind van de voorbereiding van een besluit, maar er wordt vanaf het begin samengewerkt. Medewerkers van Bedrijfsvoering bieden actief ondersteuning aan en coördineren zelf intern de vragen voor interne klanten en werken continu aan onze meerwaarde.

Financieel Beheer richt zich op administratieve verwerking van begrotingswijzigingen, crediteuren, banken, kas en BTW-aangiften.

Financieel Herstelplan

Op 30 september 2020 heeft de gemeenteraad het Financieel Herstelplan 2020-2024 vastgesteld. Dat plan omvat voorstellen om te komen tot duurzaam en reëel begrotingsevenwicht en tot een verbetering van het weerstandsvermogen. Het plan is verwerkt in de meerjarenbegroting 2021-2024. De voorstellen uit het plan leiden tot een sluitende begroting, hetgeen Gedeputeerde Staten voldoende vertrouwen gaf om te besluiten Middelburg in 2021 niet onder het preventief begrotingstoezicht te laten vallen. Het herstelplan bestaat uit vier opgaven:

• Opgave 1: Had alleen betrekking op de begroting 2020. Deze opgave blijft hier dus verder buiten beschouwing.

• Opgave 2: Voorziet in het terugdringen van de kosten Sociaal Domein met een bedrag dat oploopt tot structureel € 7 miljoen in 2024. In de begroting 2023 is aangegeven dat dit voor de onderdelen Wmo en Orionis volgens planning is verlopen. Met betrekking tot de jeugdmiddelen wordt de ombuiging binnen het Jeugdzorg gezamenlijk mer het Rijk opgepakt, hiermee vindt ons college dat het verantwoord is het actieplan als afgerond te beschouwen.

• Opgave 3: Bevat voorstellen tot enerzijds bezuinigingen en anderzijds verhoging van de eigen gemeentelijke inkomsten. Voor 2023 bedroeg de taakstelling ruim € 5,6 miljoen. Voor 2023 is deze taakstelling geheel behaald.

• Opgave 4: In het herstelplan zijn voorstellen opgenomen die moeten leiden tot versterken van het weerstandsvermogen, i.c. de algemene reserve. Ten tijde van het vaststellen van het plan bedroeg de weerstandratio 0,83. De huidige ratio is, mede door de positieve overschotten uit de laatste jaarrekeningen, aanzienlijk verbeterd. Bij de behandeling van de kadernota kan zelfs afgewogen worden of een gedeelte van de algemene reserve (bedrag boven de ratio van 1,4) ingezet kan worden voor het investeringsfonds.

Doorontwikkeling Horizontaal Toezicht

In het verleden hebben Belastingdienst en gemeente Middelburg een convenant - het horizontaal toezicht - afgesloten. Dit is een vorm van samenwerking tussen twee partijen, waarbij wederzijds vertrouwen, begrip en transparantie belangrijk zijn. Doel van deze samenwerking is dat de fiscale regels op een juist manier binnen de gemeentelijk boekhouding zijn geborgd en worden verwerkt. Binnen het ‘oude’ convenant zijn in overleg met de Belastingdienst bepaalde fiscale items benoemd die per boekjaar nader onderzocht zijn.

Begin 2021 is de gemeente gestart om de doorontwikkeling ‘Horizontaal toezicht’ vorm te geven. Deze doorontwikkeling is een gevolg van de evaluatie van het huidige HT en de manier waarop hier in de praktijk, zoals hierboven beschreven, door zowel belastingdienst als gemeente vorm en inhoud aan wordt gegeven. In feiten komt het neer op een verdere professionalisering om fiscaal in control te zijn. Om in aanmerking te komen voor een nieuw individueel convenant is het van belang dat een aantoonbaar werkend systeem is van interne beheersing, interne controle en monitoring (TCF), waardoor de organisatie in staat is aanvaardbare aangiften in te dienen. Voor de gemeente levert dit voordelen op om mogelijke fiscale risico’s met beheersmaatregelen te dempen.

Op 24 januari 2023 een nieuw convenant getekend waarbij we de gezamenlijke wensen om te komen tot een effectieve en efficiënte werkwijze om de rechtszekerheid (lees: een juiste btw-afhandling) te vergroten. Dit doen we doen we ons tax-controle framework. Een tax control framework (TCF) is een gestructureerde aanpak die organisaties helpen om hun belastingprocessen te beheren en te controleren. Hier zijn de belangrijkste stappen in een eenvoudig TCF:

1. Beleid en procedures: De organisatie stelt duidelijke beleidslijnen en procedures op met betrekking tot belastingaangelegenheden. Dit omvat het vaststellen van verantwoordelijkheden, het identificeren van risico’s en het definiëren van de juiste processen.

2. Risicobeoordeling: De organisatie evalueert de belastingrisico’s die verband houden met haar activiteiten. Dit omvat het identificeren van gebieden waar fouten of onjuistheden kunnen optreden.

3. Controles en monitoring: Er worden interne controles ingevoerd om ervoor te zorgen dat belastingprocessen correct worden uitgevoerd. Dit omvat regelmatige monitoring van transacties, rapportages en naleving van belastingwetten.

4. Rapportage en documentatie: De organisatie houdt gedetailleerde documentatie bij van belastinggerelateerde activiteiten. Dit omvat het bijhouden van belastingaangiften, ondersteunende documenten en communicatie met belastingautoriteiten.

5. Continue verbetering: Het TCF wordt voortdurend geëvalueerd en aangepast om ervoor te zorgen dat het effectief blijft. Dit omvat het leren van fouten en het implementeren van verbeteringen. Dit leggen we vast in ons fiscaal jaarverslag.

Kortom, een TCF helpt organisaties om belastingrisico’s te beheersen, naleving te waarborgen en transparantie te bevorderen in belastingprocessen.

AO/IC

In de administratieve organisatie (AO) worden werkwijze, regels, procedures, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en interne controlemaatregelen beschreven die voor de informatievoorziening van belang zijn. De doelstelling van de AO is het tot stand brengen en het in stand houden van een goede werking van de informatievoorziening.

Interne controle (IC) draagt bij aan het verbeteren van het functioneren van de organisatie en haar processen. IC beoogt grofweg drie doelstellingen: betrouwbare financiële informatie, beheersbare processen en overeenstemming met de wet- en regelgeving. Om deze doelstellingen te realiseren, heeft een organisatie interne controlemaatregelen nodig. Daarbij kunnen meerdere verdedigingslinies worden ingericht. Zo zijn in de organisatie de eerste en tweede lijn vertegenwoordigd. De eerste lijn betreft het lijnmanagement. Deze medewerkers zijn primair verantwoordelijk voor de resultaten en de beheersing van risico’s. De tweede lijn richt zich op ondersteuning, advisering en coördinatie van de eerste lijn en toetst of de interne controlemaatregelen op uitvoeringsniveau aanwezig zijn en juist worden uitgevoerd.

Een goed ingerichte AO/IC zorgt dat de organisatie ‘in control’ is. De controllers rapporteren jaarlijks over hun controlebevindingen in de controllersrapportage, een graadmeter voor de mate waarin de organisatie daadwerkelijk in control is. De accountant geeft hierover tevens een oordeel tijdens de interim- en jaarrekeningcontrole. Uit de controles komen actiepunten naar voren die worden vastgelegd in een overzicht. Periodiek dienen de medewerkers in samenspraak met de afdelingshoofden aan te geven welke voortgang is geboekt in het uitvoeren van de actiepunten.

Rechtmatigheid en getrouwheid (212-onderzoeken)

Jaarlijks wordt een intern controleplan opgesteld. Hierin is beschreven welke werkzaamheden het aankomend jaar door de controllers worden uitgevoerd. Onderdeel van deze werkzaamheden is het uitvoeren van rechtmatigheidscontroles op circa 25 financieel relevante processen.

Doelmatigheid en doeltreffendheid (213a-onderzoeken)

Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet zijn gemeenten verplicht doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken uit te voeren.

Actuele ontwikkeling voor gemeenten betreft de Rechtmatigheidsverantwoording (RMV). Eén van de actiepunten betreft het versterken van de eerstelijnscontrole in het proces. Uitvoering van het plan van aanpak RMV heeft zich tot nu toe vooral gericht op de afdeling TIM. Het doel is dit vervolgens verder uit te breiden naar de rest van de organisatie. In het verlengde hiervan is een aantal verordeningen en toebehoren aangepast. Het gaat hierbij om de verordeningen 212 (financieel), 213 (controle) en 213a (onderzoek). De toebehoren omvat onder andere het normenkader. Deze is in 2023 ook afgestemd op de wetswijziging van de RMV.

In 2021 is gebaseerd op ervaring met de bedrijfsvoering van afdeling TIM gestart met het opzetten van een intern beheersingsplan. De focus in dit plan is getrouw- en rechtmatigheid. De processen zijn in kaart gebracht en gebaseerd hierop zijn risico’s geïnventariseerd. Daarna zijn beheersingsmaatregelen opgesteld om de risico’s te reduceren. In juli 2023 heeft het college van B&W een besluit genomen om te starten met de verdere uitvoering van herstelwerkzaamheden en de verdere implementatie van beheersingsmaatregelen.

In opdracht van de VZG voeren Zeeuwse controllers doelmatigheidsonderzoeken uit bij gemeenschappelijke regelingen. In 2022 hebben de Middelburgse controllers hun deelname gestart aan een doelmatigheidsonderzoek bij de gemeenschappelijke regeling die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de Leerplichtwet en de Regionale Meld- en Coördinatiefunctie Oosterschelderegio. De afronding van dit onderzoek heeft plaatsgevonden in 2023. Hiervoor is gerapporteerd aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling en aan de VZG.

Na vaststelling van de beleidskaders subsidieverlening en de subsidieverordening is in 2022 gestart met een onderzoek hoe de werkprocessen, nadere regels en het controleprotocol rond subsidieverlening moeten worden aangepast. Dit is in 2022 afgerond. Verdere inbedding hiervan heeft plaatsgevonden in 2023 waarbij de controllers betrokken zijn geweest.

Ook is mede in het kader van het horizontaal toezicht fiscaliteit binnen de financiële processen nader onderzocht in 2023. Dit met als doel deze processen meer in control te brengen. De actiepunten die hieruit gevolgd zijn, zijn of worden verwerkt in de bedrijfsvoering en processen.

Daarbij is control betrokken geweest bij adviesvraagstukken rondom de organisatie van processen. De centrale vraag hierin is: is het proces doelmatig georganiseerd? Hiervoor is de huidige en gewenste situatie in kaart gebracht en zijn actiepunten geformuleerd.

Actualiteiten

Rechtmatigheidsverantwoording

In het verleden oordeelde de accountant over rechtmatigheid van de jaarrekening en rapporteerde zij de bevindingen aan de gemeenteraad. Vanaf het rekeningjaar 2023 dient het college van B&W een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarrekening. Hiermee legt zij zelf verantwoording af over de naleving van de regels, welke relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. En het college gaat ook zelf het gesprek aan met de gemeenteraad. Op deze wijze kan de gemeenteraad haar controlerende rol beter vervullen. Om de gemeente op deze wetswijziging zo goed als mogelijk voor te bereiden, is een Plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording opgesteld. De kern hiervan is dat de nieuwe wetswijziging een groeiproces is voor de gemeente, waarbij een volwassenheidsniveau van de rechtmatigheidsverantwoording van financiële rechtmatigheid en een aantal relevante processen/thema’s wordt nagestreefd.

In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording dient er een verantwoordingsgrens door de gemeenteraad te worden vastgesteld. De verantwoordingsgrens is de grens waarboven het college aan de gemeenteraad fouten en onduidelijkheden rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording. Voor zowel fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden worden niet bij elkaar opgeteld. Er is een verantwoordingsgrens vastgesteld van 2%. Dit is door de gemeenteraad besloten op 9 november 2023. Als deze grens wordt gepasseerd, wordt dit in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening aangegeven en in de paragraaf Bedrijfsvoering toegelicht.

Toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording

In de rechtmatigheidsverantwoording zoals opgenomen bij de jaarrekening is het volgende aangegeven:

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Op 9 november 2023 heeft de gemeenteraad over een aantal uitgangspunten een besluit genomen. Het gaat hierbij om de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens. De verantwoordingsgrens is vastgesteld op 2%, dit komt neer op een bedrag van € 4.559.660. De rapportagegrens is vastgesteld op € 100.000. Deze uitgangspunten zijn opgenomen in de Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) gemeente Middelburg 2023.

Zoals uiteengezet in de rechtmatigheidsverantwoording is de verantwoordingsgrens niet overschreden. De rapportagegrens is wel overschreden. De overschrijdingen hebben plaatsgevonden binnen het voorwaardencriterium. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Bevinding

De geconstateerde overschrijdingen ten aanzien van de rapportagegrens voor het voorwaardencriterium betreffen:

• Uitgaven t.b.v. onderhoud openbare ruimte voor een bedrag van circa € 113.000. Deze uitgaven zijn als onrechtmatig geclassificeerd als gevolg van een opdracht welke ten onrechte niet Europees aanbesteed is. Voor deze uitgaven worden in 2024 aanbestedingen georganiseerd, waardoor de verwachting is dat medio 2024 deze uitgaven niet meer onrechtmatig zijn.

• Uitgaven t.b.v. energie- en gasbeheer met een afwijking van circa € 208.000. Uit juridisch advies van 2022 is gebleken dat deze uitgaven onrechtmatig zijn. Ontstaansgrond hiervoor is het niet doorlopen van een Europese aanbestedingsprocedure, waar dit wel het geval diende te zijn. Vanaf 2024 zijn deze uitgaven rechtmatig, aangezien de verschillende diensten bij andere leveranciers ondergebracht worden.

• Uitgaven t.b.v. inhuur personeel met een afwijking van circa € 243.000. Dit betreft inhuur van medewerkers bij bureaus welke niet Europees zijn aanbesteed terwijl de Europese aanbestedingsdrempel is overschreden. In 2021 is een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen voor een Managed Service Provider (MSP). In 2022 is dit in de bedrijfsvoering georganiseerd. Deze uitgaven zijn per 2024 ondergebracht bij de MSP en daarmee rechtmatig vanaf rekeningjaar 2024.

Beheersmaatregelen

Beheersmaatregelen om het risico van het niet (juist) naleven van de Aanbestedingswet, Europese aanbestedingsrichtlijnen, Gids Proportionaliteit en interne regelgeving omtrent het proces inkoop en aanbesteding te reduceren zijn reeds eerder geformuleerd. Dit heeft als reden dat al meerdere jaren uitgaven omtrent het proces inkoop en aanbesteding als onrechtmatig zijn geclassificeerd door control (intern) en de accountant (extern). Zo is in 2020 een doelmatig- en doeltreffendheidsonderzoek (213a) uitgevoerd gericht op het inkoop- en aanbestedingsproces. Jaarlijks wordt vanuit control een spendanalyse uitgevoerd. Ook de accountant toetst de uitgaven van de gemeente. Naar van deze controles en de hieruit volgende bevindingen zijn aanbevelingen geformuleerd. Deze aanbevelingen zijn als volgt:

1. pas het vier ogen principe toe bij inkopen vanaf € 50.000;

2. pas het mandaatbesluit aan voor inkopen boven €50.000;

3. onderzoek de mogelijkheden om bestellingen te registreren in FAD (financiële administratie);

4. maak een inkoopplan gebaseerd op de (meerjaren)begroting;

5. zorg voor verdere ontwikkeling van leveranciersmanagement;

6. inrichten preventieve interne controles m.b.t. naleving Europese aanbestedingsregels;

7. het toetsen van het bewijs van prestatielevering als werking van de nota gericht op prestatielevering.