Wet open overheid
Inleiding
De Wet open overheid (Woo) heeft als doel om de transparantie van de overheid te vergroten door het openbaar maken van overheidsinformatie te bevorderen. Als gevolg hiervan zijn er een aantal juridische verplichtingen omtrent publiceren die verband houden met de Woo, waaronder:
Actieve openbaarmaking: Een belangrijk onderdeel van de Woo is de verplichting tot actieve openbaarmaking van 17 informatiecategorieën door alle bestuursorganen. Deze verplichting is nu nog niet van kracht, maar treedt gefaseerd in werking (per informatiecategorie) omdat organisaties tijd nodig hebben de openbaarmaking van de verschillende categorieën voor te bereiden en in te richten.
Passieve openbaarmaking: Naast de actieve openbaarmaking, kan een ieder de gemeente verzoeken om openbaarmaking van publieke informatie. Hierbij moet duidelijk worden vermeld op welke documenten dan wel aangelegenheid het verzoek betrekking. Deze procedure is geregeld in hoofdstuk 4 Woo. In 2023 zijn 49 verzoeken in het kader van de Woo gedaan.
Toegankelijkheid van informatie: Overheidsinstanties moeten ervoor zorgen dat informatie die zij actief openbaar maken, toegankelijk is voor een breed publiek. Dit betekent dat de informatie digitaal beschikbaar moet zijn en in een toegankelijk format, zoals pdf of html.
Informatiebeheer: Overheidsinstanties zijn verplicht om hun informatie op een zorgvuldige en duurzame wijze te beheren. Dit betekent dat zij moeten zorgen voor een goede archivering en dat informatie niet verloren gaat.
Registeren van informatie. Concreet betekent dit, vastleggen:
De datum waarop het document is geproduceerd;
De aard van het document (bijvoorbeeld: rapport, brief, memo);
De identiteit van de auteur(s) van het document;
De identiteit van de ontvanger(s) van het document;
Het onderwerp van het document.
Daarnaast moeten overheidsinstanties ook bijhouden of een document openbaar gemaakt is of niet, en zo ja, op welke datum dit heeft plaatsgevonden.
Beleidsvoornemens
Beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de ‘wet open overheid’ (Woo):
Momenteel speelt landelijk het vraagstuk ten aanzien van het openbaar maken van informatie door de overheid. Vanuit enerzijds het belang van transparantie en anderzijds vanuit de nieuwe wet- en regelgeving wil de gemeente Middelburg documenten en andere informatie actief online openbaar maken. Om dit te bereiken heeft de gemeente een drieledig onderzoek door KB en P laten uitvoeren. Eind 2022 is deze analyse door KB en P opgeleverd. In eerste instantie wil de gemeente in de huidige situatie het proces van beantwoording van de binnenkomende en aanvullende Woo –verzoeken zo efficiënt mogelijk inrichten. De impactanalyse maakt duidelijk wat de verplichting tot het actief publiceren van de elf informatie categorieën voor gevolgen gaat hebben voor de organisatie(onderdelen). Tenslotte staat in het plan van aanpak helder uiteengezet welke stappen de gemeente dient te zetten om richting actieve publicatie conform de Woo te gaan. De gemeente Middelburg is voornemens om de implementatiestrategie van de VNG te volgen in deze.
Daarnaast is een van de verplichtingen vanuit de Woo om een Woo-contactpersoon aan te wijzen binnen de organisatie met als taak om burgers op een laagdrempelige wijze te informeren over de beschikbaarheid van overheidsinformatie.
Gerealiseerd beleid in relatie tot beleidsvoornemens
Diverse (beleids)documenten worden al actief openbaar gemaakt. Daarnaast is eind 2022 een nieuwe functie gecreëerd waarbij de taak van de Woo-contactpersoon geborgd kan worden.
De implementatie van de Woo is gepland over een periode van 2021 tot 2026. Voor gemeenten zijn elf categorieën vastgesteld die in 3 fasen openbaar moeten worden gemaakt.
De eerste fase betreft 4 categorieën:
1. Bereikbaarheidsgegevens (contactgegevens gemeente)
2. Organisatie en werkwijze (organogram)
3. Vergaderstukken (bestuur stukken en raadsstukken)
4. Woo-verzoeken en -besluiten.
Projectmatig wordt gewerkt aan de openbaarmaking van de eerste fase.